Nieuzupełnienie dokumentów na wezwanie zamawiającego w wyznaczonym terminie wyklucza z postępowania
Wykonawca nie może oczekiwać od zamawiającego, że na etapie rozstrzygania postępowania będzie on trwać w niepewności kilka tygodni, czekając na uzupełnienie w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp oryginałów dokumentów, tym bardziej że praktyka pokazuje, że przesyłki krajowe są doręczane czy to za pośrednictwem Poczty Polskiej, czy firm kurierskich do dwóch, trzech dni od dnia nadania (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 7 lutego 2011 r.; sygn akt KIO 144/11).
Zamawiający prowadził przetarg nieograniczony na dostawę drukarek w drodze leasingu. W trakcie postępowania wezwał konsorcjum do złożenia wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów w terminie do 10 grudnia 2010 r. w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy. Przy opisie każdego z dokumentów zamawiający, jako oczekiwaną formę uzupełnionych dokumentów podał formę pisemną. Natomiast konsorcjum niektóre z wymaganych dokumentów przekazało w oryginale (pełnomocnictwo i zaświadczenie z Urzędu Skarbowego), natomiast pozostałe (wyjaśnienia treści oferty i wykaz dostaw) - faksem, 10 grudnia 2010 r., a 31 grudnia 2010 r. pocztą. Ponadto konsorcjum przekazało zamawiającemu 10 grudnia 2010 r. dokumenty drogą elektroniczną, jako załączniki do ,,zwykłego” e maila, bez opatrzenia go podpisem elektronicznym. Załączniki te zostały przez system pocztowy zamawiającego usunięte jako przekraczające dopuszczalną wielkość wiadomości e-mail. W rezultacie komplet wymaganych dokumentów w formie pisemnej został doręczony zamawiającemu 3 stycznia 2011 r.
Zamawiający wykluczył odwołującego z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, ponieważ uznał, że nie spełnił on warunków udziału w postępowaniu - nie uzupełnił bowiem w terminie wymaganych dokumentów w odpowiedniej formie.
Konsorcjum wniosło odwołanie. W ocenie odwołującego zamawiający niesłusznie wykluczył go z postępowania. Konsorcjum uczyniło zadość wezwaniu zamawiającego do uzupełnienia dokumentów. Uzupełnienie nastąpiło częściowo w formie pisemnej, częściowo faksem, a dokumenty uzupełnione faksem zostały następnie niezwłocznie przesłane pocztą.
Zamawiający nie uwzględnił zarzutów podniesionych w odwołaniu.
W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej mogłaby być uznana za dopuszczalną sytuacja, gdyby odwołujący przekazał zamawiającemu dokumenty faksem w terminie i niezwłocznie potwierdził pisemnie. Wówczas z wysłaniem dokumentu faksem w terminie wiązałoby się swoiste domniemanie dochowania terminu doręczenia. Należy jednak zawsze mieć na uwadze, że postępowanie o udzielenie zamówienia jest postępowaniem toczącym się szybko, w którym terminy na dokonanie pewnych czynności są krótkie i wykonawcy biorący udział w postępowaniu powinni się do nich stosować. Dlatego doręczenie zamawiającemu oryginałów dokumentów ponad trzy tygodnie po wyznaczonym terminie, tj. po 10 grudnia 2010 r., wskutek nadania listu poleconego 31 grudnia 2010 r. nie możne być uznane za niezwłocznie potwierdzenie czynności, która miała być dokonana 10 grudnia 2010 r. Tu odwołujący w ocenie Izby nie dochował należytej staranności, a usprawiedliwieniem dla tak długiej zwłoki w nadaniu listem poleconym dokumentów nie może być choroba pracownika i okres świąteczny. Zamawiający nie może, na etapie rozstrzygania postępowania, trwać w niepewności kilka tygodni, czekając na oryginały dokumentów, tym bardziej że praktyka pokazuje, że przesyłki krajowe są doręczane czy to za pośrednictwem Poczty Polskiej, czy firm kurierskich do dwóch, trzech dni od dnia nadania. Dla oceny skuteczności doręczenia dokumentów w terminie nie ma znaczenia, że odwołujący usiłował wysłać dokumenty również pocztą elektroniczną, wiadomość elektroniczna nie jest bowiem równoważna formie pisemnej.
Komentarz eksperta
Wykonawca zobowiązany jest uzupełnić żądaną dokumentację w wyznaczonym terminie, mając tym samym na względzie formę przekazywania oświadczeń, informacji czy dokumentów, jaka została przyjęta przez zamawiającego w postępowaniu. W przypadku przesłania drogą faksową uzupełnionych dokumentów oraz wyjaśnień wykonawca niezwłocznie przesyła do zamawiającego także oryginały tych dokumentów. Dochowując należytej staranności, zgodnie z treścią wyroku, należy przyjąć, że dokumenty należy przesłać do zamawiającego niezwłocznie, co w praktyce oznacza, iż powinny dotrzeć do niego w terminie dwóch, trzech dni od daty nadania. Postępowanie ma charakter dynamiczny, w związku z tym przekazywanie dokumentów, oświadczeń lub wyjaśnień musi przebiegać w sposób sprawny, tym samym umożliwiając zamawiającemu dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej w sposób prawidłowy.
Powiązane treści
