Zapytanie ofertowe – wzór w procedurze poniżej progu 170 000 zł

FAQ – zapytanie ofertowe w procedurze do 170.000 zł 

1. Czy przy zamówieniach poniżej 170 000 zł trzeba stosować ustawę Pzp?

Nie. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1320), przepisów ustawy nie stosuje się do zamówień o wartości niższej niż 170.000 zł. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności – zamawiający powinien stosować zasady wynikające art. z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

2. Czy zapytanie ofertowe jest obowiązkowe poniżej progu Pzp?

Co do zasady wynika ono z regulaminów wewnętrznych lub zasad gospodarowania środkami publicznymi. W praktyce jest to podstawowe narzędzie zapewniające konkurencyjność i przejrzystość wydatków.

3. Jakie elementy powinno zawierać zapytanie ofertowe?

W szczególności:

• opis przedmiotu zamówienia,
• termin realizacji,
• warunki udziału (jeśli są wymagane),
• kryteria oceny ofert,
• sposób obliczenia ceny,
• termin i sposób składania ofert.

Brak tych elementów może prowadzić do problemów z porównywalnością ofert.

4. Czy w procedurze zapytania ofertowego do 170.000 zł można stosować kryteria inne niż cena?

Tak. Zamawiający może stosować kryteria pozacenowe, pod warunkiem że są:

• mierzalne,
• jednoznacznie opisane,
• pozwalające na obiektywną ocenę ofert.

5.  Czy w zapytaniu ofertowym można przewidzieć negocjacje?

Tak, ale należy je wyraźnie przewidzieć w treści zapytania, określając ich zakres oraz zasady prowadzenia, aby nie naruszyć zasady równego traktowania wykonawców.

6. Czy w procedurach podprogowych trzeba badać przesłanki wykluczenia związane z sankcjami wobec Rosji?

Tak. Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2022 r. przepisy dotyczące wykluczenia stosuje się także do zamówień poniżej progów unijnych i krajowych, w tym wyłączonych spod ustawy Pzp. Przesłanki należy przewidzieć w zapytaniu ofertowym.

O czym pamiętać, stosując nasz wzór zapytania ofertowego podczas procedury pozaustawowej – checklista  

• Przed zastosowaniem reżimu bez ustawy Pzp należy najpierw sprawdzić, czy rzeczywiście istnieje podstawa do niestosowania tej ustawy. W praktyce wymaga to zweryfikowania prawidłowości szacowania wartości zamówienia, zasad łącznego szacowania, regulaminu wewnętrznego, ewentualnych wymogów projektowych oraz tego, czy mimo wyłączenia ustawy Pzp nie mają zastosowania odrębne obowiązki ustawowe.
• Wzór ma charakter uniwersalny, dlatego w nagłówku należy wskazywać rzeczywistą podstawę prowadzenia postępowania. Najlepiej odwołać się do regulaminu wewnętrznego, zarządzenia, procedury zakupowej albo dokumentacji projektu. Jeżeli zamawiający uznaje takie działanie za zasadne a w treści regulaminu uregulowane są kwestie proceduralne, zamiast je powielać w treści zapytania ofertowego, można załączyć stosowny dokument.
• Kreując procedurę, w tym treść zapytania ofertowego warto zachować standard wynikający z zasad udzielania zamówień, tj. uczciwą konkurencję, równe traktowanie wykonawców, przejrzystość i proporcjonalność, o których mowa w art. 16 ustawy Pzp, jako punkt odniesienia dla konstruowania własnych reguł postępowania. Zamawiający powinien mieć na uwadze, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków, zgodnie z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.
• Nie należy bezrefleksyjnie kopiować rozwiązań z ustawy Pzp. Przy prostych zakupach nie ma potrzeby tworzyć „małej SWZ”. Lepiej przygotować dokument krótszy, ale czytelny i uporządkowany.
• Warunki udziału należy stosować tylko wtedy, gdy są rzeczywiście potrzebne. W prostych zakupach często wystarczy samo oświadczenie wykonawcy albo brak warunków udziału. Im prostszy przedmiot zamówienia i niższa wartość zamówienia, tym bardziej uzasadnione jest ograniczenie formalności. Jeżeli przewidziano tzw. zapytanie zamknięte, kierowane do uprzednio wyselekcjonowanej grupy wykonawców, np. trzech, należy przyjąć, że sam etap ich doboru służył już wstępnej ocenie, iż są to podmioty potencjalnie zdolne do wykonania zamówienia. Zatem, co do zasady, nie ma potrzeby nakładania na tym etapie dodatkowych formalnych warunków udziału. Ich wprowadzenie mogłoby prowadzić do dalszego, nie zawsze uzasadnionego ograniczenia kręgu wykonawców, którzy realnie mogliby złożyć ofertę, co byłoby trudne do pogodzenia z zasadą proporcjonalności i celem takiej uproszczonej procedury.
• Projekt umowy nie jest dodatkiem, lecz elementem bezpieczeństwa postępowania. Jeżeli zamówienie nie jest bardzo proste, warto od razu załączyć projekt umowy albo choćby istotne postanowienia umowy, zwłaszcza w zakresie terminu, odbioru, płatności, gwarancji, odpowiedzialności i pozostałych istotnych dla ceny kwestii.
• Dla celów dowodowych warto zachować pełną ścieżkę audytu. W praktyce należy przechowywać co najmniej notatkę z szacowania, treść zapytania, pytania i odpowiedzi, oferty, ocenę ofert, informację o wyniku oraz zawartą umowę. To jeden z najważniejszych elementów bezpieczeństwa całej procedury.

Dlaczego warto skorzystać z tego wzoru?

Dokument został opracowany w oparciu o:

• aktualne przepisy i praktykę stosowania zamówień wyłączonych spod ustawy Pzp,
• doświadczenia zamawiających oraz najczęstsze problemy kontrolne,
• zasady wynikające z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych oraz art. 16 ustawy Pzp (stosowane odpowiednio jako standard).

Dzięki temu dokument:

• porządkuje procedurę zakupową,
• minimalizuje ryzyko błędów formalnych,
• zapewnia porównywalność ofert,
• zwiększa bezpieczeństwo zamawiającego na wypadek kontroli.

Co zawiera wzór zapytania ofertowego?

Wzór obejmuje wszystkie kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w prawidłowo przygotowanym zapytaniu ofertowym:

• kompletny opis przedmiotu zamówienia – wraz z zakresem, wymaganiami i świadczeniami dodatkowymi,
• różne warianty określenia terminu realizacji (termin, etapy, harmonogram),
• przykładowe warunki udziału i dokumenty – do wykorzystania tylko tam, gdzie są uzasadnione,
• katalog przesłanek wykluczenia, w tym obowiązkowe regulacje sankcyjne,
• szczegółowe zasady obliczenia ceny (ryczałt, ceny jednostkowe, modele mieszane),
• gotowe kryteria oceny ofert wraz ze wzorami punktacji,
• zasady składania ofert i komunikacji z wykonawcami,
• katalog uprawnień zamawiającego (wyjaśnienia, negocjacje, unieważnienie postępowania).

Każde z postanowień możesz łatwo dostosować do Twojej sytuacji.

Co wyróżnia ten wzór na tle innych?

To nie jest „sztywny formularz”, który trzeba bezrefleksyjnie kopiować.

Wzór został uzupełniony o:

• komentarze praktyczne przy kluczowych zapisach,
• wskazanie, kiedy stosować dane rozwiązania, a kiedy je pominąć,
• wyjaśnienia, jak dostosować dokument do: prostych zakupów, zamówień bardziej złożonych, zapytań kierowanych do ograniczonej liczby wykonawców.

Dzięki temu możesz:

• skrócić dokument tam, gdzie to możliwe,
• rozbudować go tam, gdzie jest to konieczne,
• zachować proporcjonalność wymagań wobec wykonawców.

Najczęstsze błędy przy zapytaniach ofertowych – i jak ich uniknąć

Korzystając z tego wzoru, unikasz najczęstszych problemów, takich jak:

• nieprecyzyjny opis przedmiotu zamówienia (brak porównywalności ofert),
• nadmierne wymagania wobec wykonawców ograniczające konkurencję,
• brak jasnych zasad oceny ofert,
• nieokreślony model wynagrodzenia,
• pominięcie obowiązkowych przesłanek sankcyjnych,
• brak dokumentacji umożliwiającej odtworzenie przebiegu postępowania.

Kiedy stosować ten wzór?

Wzór sprawdzi się w szczególności przy:

• zamówieniach o wartości poniżej 170 000 zł,
• zakupach realizowanych na podstawie regulaminów wewnętrznych,
• wydatkach finansowanych ze środków publicznych lub projektów,
• postępowaniach, w których zamawiający chce zapewnić konkurencyjność i transparentność a nie wiążą go procedury ustawowe.