Uprawnienie zamawiającego do kształtowania opisu przedmiotu zamówienia zgodnie z jego potrzebami nie oznacza prawa do zupełnie dowolnego określenia wymagań. Zamawiający nie powinien obciążać wykonawcy swoimi żądaniami w stopniu wykraczającym ponad uzasadnione potrzeby jednostki zamawiającej.
Zasada wyrażona w art. 7 ustawy Pzp nie może być interpretowana w taki sposób, że wymaga dopuszczenia do postępowania wszystkich zainteresowanych zamówieniem, a wybór produktu, który należy zaoferować w ramach danego zamówienia, jest pozostawiony wykonawcom (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 16 stycznia 2018 r., sygn. akt KIO 47/18).
Czy w opisie przedmiotu zamówienia można wymagać, aby serwis gwarancyjny był realizowany przez producenta urządzenia lub przez autoryzowany serwis producenta?
Nie można odmawiać zamawiającemu prawa do takiego opisu przedmiotu zamówienia, dzięki któremu stało by się ono jednym z elementów lokalnej polityki walki z bezrobociem. Zwłaszcza, gdy uwzględni się planowany 25 letni czas realizowanego w ramach partnerstwa publiczno-prywatnego przedsięwzięcia. W tym stanie rzeczy sformułowany przez zamawiającego opis przedmiotu zamówienia jest odzwierciedleniem uzasadnionych potrzeb zamawiającego (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 7 sierpnia 2015 r.; sygn. akt KIO 1611/15).
Kryteria oceny ofert mają pozwolić zamawiającemu wybranie oferty najkorzystniejszej. Jednak kryteria te nie mogą naruszać art. 7 ust. 1 ustawy Pzp. Dlatego nawet pośrednie ograniczenie dostępu do zamówienia musi być oceniane przez pryzmat uzasadnionych potrzeb zamawiającego. Określenie tych potrzeb jest zarówno uprawnieniem jak i obowiązkiem zamawiającego, a ani wykonawcom, ani Izbie nie przysługuje prawo do narzucenia zamawiającemu konkretnych rozwiązań nie znajdujących odzwierciedlenia w jego potrzebach (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 18 grudnia 2014 r.; sygn. akt KIO 2559/14)
Uzasadnione potrzeby zamawiającego są jednym z podstawowych czynników zakreślających ramy dla stopnia wymagań stawianych zarówno podmiotom ubiegającym się o zamówienie, jak i ich ofertom. Pominięcie owych uzasadnionych potrzeb w konstruowaniu warunków dopuszczenia do udziału w postępowaniu i kryteriów oceny ofert bardzo często prowadzić może do naruszenia fundamentalnych zasad systemu zamówień publicznych – uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.
Każdy zamawiający musi brać pod uwagę swoje indywidualne potrzeby i wymagania. Fakt, iż w innych postępowaniach zamawiający formułowali odmienne postanowienia siwz, nie dowodzi, że są one sprzeczne z przepisami ustawy Pzp (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 28 lipca 2014 r.; sygn. akt KIO 1428/14).
Z orzecznictwa wynika, iż w przypadku zobiektywizowanych potrzeb, zamawiający może (w określonych przypadkach) w opisie przedmiotu zamówienia opisać konkretne rozwiązanie, które ograniczy liczbę potencjalnych rozwiązań nawet tylko do jednego producenta. Czy rozwiązania te można zastosować do zakupu konkretnej marki fortepianu?
Jeżeli wymogi wskazane w opisie przedmiotu zamówienia wynikają z uzasadnionych potrzeb zamawiającego natury ekonomicznej i związanej z bezpieczeństwa pracy, nie można uznać, że utrudniają uczciwą konkurencję (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 2 sierpnia 2010 r.; sygn. akt KIO 1520/10).
