Czy zamówienie z wolnej ręki można przeprowadzić tylko w języku obcym?

Zamawiający z powodów technicznych prowadzi postępowanie z wolnej ręki. Czy zgodnie z art. 20 ustawy Pzp wolno mu procedować tylko w języku obcym, czy postępowanie musi być dwujęzyczne? Czy istnieje możliwość podpisania umowy tylko w języku obcym bez polskiej wersji?

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy Pzp postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim. Oznacza to, że – co do zasady – język polski jest podstawowym językiem prowadzenia postępowania.

Ustawa Pzp dopuszcza możliwość:

• złożenia oferty (bądź wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu), oświadczeń lub innych dokumentów, a także
• sporządzenia przez zamawiającego dokumentów oraz
• dokonywania niektórych czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w szczególności prowadzenie negocjacji,

w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.

Jak podkreśla w komentarzu Urząd Zamówień Publicznych, opisana zasada odnosi się do komunikacji w postępowaniu o udzieleniu zamówienia publicznego, ale przede wszystkim do wytwarzania dokumentów zamówienia, w tym SWZ lub OPiW, ogłoszenia, a także protokołu, zawiadomień, wyjaśnień i informacji sporządzanych przez zamawiającego.

Zasada prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w języku polskim jest zgodna w tym zakresie z ustawą o języku polskim.

Urząd Zamówień Publicznych stwierdza, że odstępstwo od zasady prowadzenia postępowania w języku polskim w odniesieniu do zamawiającego może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach, które ten będzie w stanie racjonalnie uzasadnić.

Istotne w tej mierze jest, aby nie naruszyć zasad równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji.  W trybie z wolnej ręki zamawiający nie złamie tych reguł, prowadząc postępowanie w języku, w którym wykonawca swobodnie się komunikuje.  Uzasadnienie prowadzenia czynności w języku obcym będzie więc w tym przypadku prostsze, niż w procedurze otwartej.

Omawiane przepisy mówią o postępowaniu. Tymczasem zgodnie z ustawową definicją postępowanie o udzielenie zamówienia rozpoczyna się przekazaniem albo zamieszczeniem ogłoszenia, przekazaniem zaproszenia do negocjacji albo zaproszenia do składania ofert, a kończy – zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego albo jego unieważnieniem. Z tym że zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego nie stanowi czynności w postępowaniu.

Artykuł 20 ust. 2 ustawy Pzp nie ma więc zastosowania do umowy w sprawie zamówienia publicznego, która – zgodnie z art. 432 ustawy Pzp – wymaga jedynie zachowania formy pisemnej.