Czy zamawiający z art. 4 ust. 3 Pzp muszą sporządzać dokumenty zgodnie z Polityką Zakupową Państwa 2022–2025?
Czy każda jednostka zamawiająca ma obowiązek tworzyć strategie zakupowe, plany rozwoju kadr czy sprawozdania przewidziane w Polityce Zakupowej Państwa na lata 2022–2025? Odpowiedź jest jasna: obowiązek wdrażania polityki spoczywa wyłącznie na jednostkach administracji rządowej, natomiast dla innych zamawiających – w tym wskazanych w art. 4 ust. 3 Pzp – ma ona jedynie rekomendacyjny charakter i stanowi zbiór dobrych praktyk. Tekst wyjaśnia, jakie konsekwencje praktyczne ma ta zasada.
Polityka zakupowa państwa 2022–2025 a art. 4 ust. 3 Pzp – czy trzeba sporządzać dokumenty [case study ]
Pewien wnioskodawca zwrócił się do zamawiającego z prośbą o udostępnienie wszystkich dokumentów, których obowiązek opracowania wynika z Polityki Zakupowej Państwa na lata 2022–2025. Powstaje pytanie, czy zamawiający z art. 4 ust. 3 Pzp muszą je posiadać i udostępniać w trybie dostępu do informacji publicznej?
Odpowiedź jest jednoznaczna – polityka wiąże wyłącznie jednostki administracji rządowej, natomiast dla pozostałych zamawiających ma charakter rekomendacji. Jeśli więc zamawiający nie wdrożył jej postanowień, powinien poinformować, że nie dysponuje żądanymi dokumentami.
Do kogo skierowany jest dokument Polityki Zakupowej Państwa?
Polityka zakupowa państwa na lata 2022–2025 wyraźnie wskazuje, że jej adresatami są przede wszystkim jednostki administracji rządowej. To właśnie kierownicy tych jednostek – w szczególności ministrowie, Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, kierownicy organów i jednostek podległych lub nadzorowanych przez ministrów, wojewodowie czy też kierownicy służb i inspekcji administracji rządowej – są zobowiązani do wdrażania postanowień polityki oraz sporządzania dokumentów, których obowiązek wynika z jej treści.
Dla podmiotów, takich jak jednostki samorządowe czy zamawiający z art. 4 ust. 3 Pzp, dokument Polityki Zakupowej Państwa ma charakter jedynie rekomendacyjny i stanowi źródło dobrych praktyk, które mogą być stosowane fakultatywnie. Wskazuje na to również art. 21 ust. 2 Pzp, zgodnie z którym w polityce zakupowej określa się planowane działania administracji rządowej.
Obowiązki jednostek administracji rządowej wynikające z Polityki Zakupowej 2022–2025
Polityka nakłada na jednostki administracji rządowej wiele obowiązków, które materializują się w konieczności tworzenia odpowiednich dokumentów. Wśród nich należy wymienić w szczególności obowiązek opracowania strategii zakupowej zamawiającego, zawierającej cele, priorytety oraz procedury wewnętrzne związane z planowaniem i realizacją zamówień.
Kolejnym obszarem są regulacje dotyczące procedur wewnętrznych, obejmujących m.in. zasady prowadzenia konsultacji rynkowych, agregowania potrzeb, współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi czy stosowania kryteriów pozacenowych.
Polityka przewiduje również obowiązek dostosowania działań kadrowych i szkoleniowych poprzez sporządzanie dokumentów związanych z oceną kompetencji personelu zamówieniowego, tworzenie list braków kompetencyjnych, strategii szkoleniowych czy planów rozwoju kadr.
Niezależnie od tego, istotnym elementem wdrażania polityki jest także sporządzanie dokumentów o charakterze monitorującym i sprawozdawczym, w szczególności raportów i zestawień przekazywanych organom nadrzędnym oraz dokumentacji postępowań, w której powinny znajdować się rozwiązania wspierające realizację polityk horyzontalnych, takich jak zamówienia zielone, innowacyjne, prospołeczne czy zdrowotne.
Zamawiający z art. 4 ust. 3 Pzp a dokumentacja
Zamawiający będący zamawiającym z art. 4 ust. 3 ustawy Pzp nie należy do grupy podmiotów zobowiązanych do wdrożenia polityki, dlatego też nie ma obowiązku sporządzania wskazanych dokumentów.
Jeżeli więc takich dokumentów nie opracował, powinien poinformować wnioskodawcę, że nie dysponuje żądanymi materiałami. Jeżeli natomiast zdecydował się dobrowolnie wdrożyć niektóre elementy polityki – przykładowo opracował własną strategię zakupową – wówczas dokumenty te mają charakter informacji publicznej i podlegają udostępnieniu,
