Katarzyna Bełdowska

Każdy zamawiający, udzielając zamówienia publicznego, musi przestrzegać zapisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (dalej: RODO) i należycie chronić danych osobowych przekazywanych przez wykonawców w toku postępowania. W artykule przeczytasz m.in. o: udostępnianiu danych osobowych i ich przetwarzaniu w trakcie postępowania, zasadach postępowania z danymi tzw. wrażliwymi – które są zawarte np. w zaświadczeniach z KRK, przetwarzaniu danych osobowych w zamówieniach poniżej 30.000 euro.

Pytanie: W przetargu nieograniczonym oferty złożyło dwóch wykonawców. Jedna z ofert mieści się w budżecie przeznaczonym przez zamawiającego na zamówienie, natomiast druga już nie. Jednak ta druga oferta otrzymała więcej punktów po uwzględnieniu kryteriów pozacenowych. Jaka jest procedura oceny i badania ofert w tym przypadku? Czy należy badać obydwie?

Od 25 maja 2018 r. dane osobowe muszą być chronione w sposób opisany w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (dalej: RODO). Przepisy te obowiązują już prawie 2 lata, ale ich stosowanie nadal budzi liczne wątpliwości. Nie zmieniła tego w sposób istotny nowelizacja ustawy Pzp, w której uregulowano m.in. materię stosowania RODO w zamówieniach publicznych. Tymczasem każdy zamawiający, udzielając zamówienia publicznego, musi zmierzyć się z problematyką należytej ochrony danych osobowych przekazywanych przez wykonawców w toku postępowania. W artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania: Kiedy należy uznać, że w postępowaniu przetwarzane są dane osobowe? O jakich czynnościach w związku z RODO należy pamiętać, przygotowując podstawowe dokumenty zamówienia? Jakich 10 informacji należy zawrzeć w klauzuli informacyjnej przekazywanej wykonawcom? O czym pamiętać w związku z RODO, formułując zapisy projektowanej umowy z wykonawcą? W kolejnej części artykułu przeczytasz m.in. o: udostępnianiu danych osobowych i ich przetwarzaniu w trakcie postępowania, zasadach postępowania z danymi tzw. wrażliwymi – które są zawarte np. w zaświadczeniach z KRK, przetwarzaniu danych osobowych w zamówieniach poniżej 30.000 euro.

Pytanie: Od 8 marca obowiązuje ustawa <a >z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych(Dz.U. poz. 374). Zgodnie z jej art. 6, do zamówień, których przedmiotem są towary lub usługi niezbędne do przeciwdziałania COVID-19, nie stosuje się przepisów ustawy Pzp, jeżeli zachodzi wysokie prawdopodobieństwo szybkiego i niekontrolowanego rozprzestrzeniania się choroby lub jeżeli wymaga tego ochrona zdrowia publicznego. Czy zakup ciepłych posiłków dla osób samotnych objętych kwarantanną może być dokonany aktualnie przez jednostkę budżetową gminy – GOPS właśnie w trybie tej ustawy, czy też jednostka ta musi zlecać zakup usług cateringowych na potrzeby zapewnienia dostaw takich posiłków do potrzebujących w trybach podstawowych wynikających z przepisów ustawy Pzp? Obowiązek dostawy posiłków został nałożony na ośrodki pomocy społecznej ustawowo.

Pytanie: W postępowaniu z wolnej ręki prowadzonym na podstawie art. 66 oraz art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy Pzp powyżej progu unijnego wykonawca przesłał JEDZ podpisany elektronicznie. Ze względu na fakt, że jest to firma amerykańska, nie może przekazać dokumentów potwierdzających informacje zawarte w dokumencie JEDZ w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 oraz art. 24 ust. 5 pkt 5, 6 i 8 ustawy Pzp. Na tę okoliczność pełnomocnik złożył osobne oświadczenie potwierdzające stan faktyczny. Czy takie oświadczenie jest wystarczające?

Pytanie: W nawiązaniu do informacji na stronie UZP o możliwości złożenia przez wykonawców w postępowaniu o wartości zamówienia poniżej progów unijnych ofert drogą elektroniczną bardzo proszę o praktyczną wskazówkę – wzór jak sformułować w siwz i w ogłoszeniu o zamówieniu zapisy dotyczące możliwości złożenia oferty drogą elektroniczną. Czy wykonawca może złożyć ofertę podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym na skrzynkę poczty elektronicznej zamawiającego i czy powinien ofertę szyfrować? Rozumiem, że w postępowaniu poniżej progów unijnych wykonawcy mają wybór i jeżeli nie dysponują  podpisem elektronicznym, to mogą złożyć ofertę w postaci papierowej podpisanej własnoręcznym podpisem a zamawiający nie może ograniczyć sposobu składania ofert tylko do postaci elektronicznej. W związku z tym zamawiający powinien zapewnić wykonawcom możliwość złożenia koperty z ofertą w siedzibie zamawiającego lub przesłania jej pocztą – czy mam rację?

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie na najem kontenerów mieszkalnych i sanitarnych. Jako jedno z kryteriów oceny ofert wskazał rok produkcji kontenera. Dodatkowo w siwz zamieszczono następujące zapisy: „Ocenie podlegać będzie rok produkcji poszczególnych kontenerów/kabin przenośnych/umywalek liczony na podstawie dołączonych do oferty dokumentów potwierdzających rok produkcji (np. metryki kontenerów/kabin przenośnych/umywalek). Brak dołączenia do oferty dokumentów potwierdzających rok produkcji wszystkich proponowanych do wynajęcia kontenerów/kabin przenośnych/ umywalek będzie skutkować odrzuceniem oferty Wykonawcy”. Jeden z wykonawców dołączył do oferty oświadczenie, że wszystkie kontenery zostaną wyprodukowane w 2020 roku. Z powyższego stwierdzenia wynika, że wykonawca oferuje kontenery jeszcze nieistniejące, w związku z tym nie może przedstawić dokumentów np. metryk czy jakichkolwiek innych, które potwierdzałyby datę ich produkcji. Z drugiej strony w siwz nie ma wprost zapisu wykluczającego wynajem kontenerów, które jeszcze nie istnieją, a dopiero zostaną wyprodukowane. Inny wykonawca w piśmie do zamawiającego zażądał wykluczenia konkurenta, z uwagi na fakt, że nie złożył on wymaganych dokumentów. Czy w tej sytuacji, mając na uwadze zapisy siwz oraz oświadczenie wykonawcy, oferta podlega odrzuceniu jako niezgodna z siwz?

Pytanie: Czy opłaty za pobyt mieszkańca w domu pomocy społecznej ponoszone przez gminę należy ujmować w corocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach?

Pytanie: Wykonawca został poinformowany, że jego oferta została odrzucona w czwartek (ma 5 dni na wniesienie odwołania od tej czynności). W piątek (dzień po przesłaniu informacji o odrzuconej ofercie) wszystkim wykonawcom przekazano informację o wyborze najkorzystniejszej oferty. Czy termin na wniesienie odwołania należy liczyć od momentu powiadomienia wykonawcy o odrzuconej ofercie, czy od chwili wyboru najkorzystniejszej oferty? Zakładam, że wykonawca, którego oferta została odrzucona, wniesie odwołanie. A co jeśli tydzień po wysłaniu informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty kończy się termin związania ofertą (przypada on na sobotę)? Czy w takiej sytuacji zamawiający ma obowiązek zwrócić się do wszystkich wykonawców z wnioskiem o przedłużenie terminu związania z ofertą i ponowne wniesienie wadium, czy tylko do tego, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza?

Pytanie: Zamawiający ogłosił zapytanie ofertowe (kwota poniżej 30.000 euro) w bazie konkurencyjności. Wpłynęły dwie oferty. Jeden wykonawca nie spełnia warunku udziału w postępowaniu, natomiast drugi złożył ofertę w terminie, ale załączniki do niej wpłynęły 14 minut po czasie. Powyższe zapytanie było już ogłaszane 3 razy i unieważniane z różnych przyczyn, m.in. z powodu przekroczenia kwoty, którą zamawiający przeznaczył na zamówienie oraz z uwagi na brak doświadczenia wykonawcy (niepotwierdzenie warunku). Zapisy w zapytaniu ofertowym dotyczące terminu składania ofert brzmiały: „1. Oferta powinna zostać złożona wg wzoru stanowiącego załącznik do zapytania ofertowego w opieczętowanej kopercie z dopiskiem ............................. do dnia ..... do godz. 12.00 w siedzibie .......................... w pokoju .... lub przesłana na adres email:….. 2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 3. Pozostałe dokumenty, które należy dołączyć do formularza oferty, to: a) załącznik nr 3 – Wykaz wykonanych usług, b) załącznik nr 4 – Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych, c) właściwe umocowanie prawne do składania cywilnoprawnych oświadczeń woli ze skutkiem zaciągania zobowiązań w imieniu wykonawcy (jeśli go dotyczy)”. Czy jest możliwość przyjęcia tej oferty? Zamówienie jest realizowane w ramach unijnego projektu. Wykonawca spełnia warunki udziału a cena oferty nie przekracza kwoty przeznaczonej przez zamawiającego na realizację usługi.