Katarzyna Bełdowska

Pytanie: Jakim podpisem (podpis kwalifikowany, zaufany czy osobisty) powinno/może zostać opatrzone pełnomocnictwo do zawarcia umowy w postępowaniu poniżej progów unijnych? Zgodnie z art. 432 ustawy Pzp, umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej, a więc w przypadku jej zawarcia w postaci elektronicznej, strony umowy zobowiązane są ją podpisać z wykorzystaniem kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Jednocześnie pełnomocnictwo, złożone wraz z ofertą lub przed zawarciem umowy, czyli w postępowaniu (literalnie, dopiero zawarcie umowy, jest czynnością niestanowiącą elementu postępowania), może upoważniać pełnomocnika do zawarcia umowy (sytuacja dotyczy nie tylko „konsorcjów”) oraz zostać podpisane również podpisem zaufanym lub osobistym. Wątpliwości budzi fakt, czy pełnomocnictwo opatrzone podpisem zaufanym lub osobistym, będzie wystarczające dla zawarcia ważnej umowy, która musi zostać opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, gdyż wydaje się, że pełnomocnictwo upoważniające do zawarcia umowy, powinno zostać udzielone w takiej samej formie jak umowa.

Tryb podstawowy z obowiązkiem negocjacji (wariant III) zastępuje dotychczasowe negocjacje z ogłoszeniem oraz dialog konkurencyjny. Co istotne, można go stosować bez konieczności spełniania jakichkolwiek ustawowych przesłanek. Tryb ten jest zatem w pełni otwarty na konkurencję. Zamawiający wszczyna go, publikując ogłoszenie o zamówieniu. Następnie przygotowywany jest opis potrzeb i wymagań zamawiającego, który to dokument zastępuje SWZ. Sprawdź, o czym pamiętać przygotowując OPiW i jak w praktyce go sporządzić.

Pytanie: W postępowaniu wpłynęły do zamawiającego 4 oferty, w tym 2 dwie, do których mamy zastrzeżenia. W SWZ wymagaliśmy, aby wykonawcy składali oferty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym bądź osobistym. Każdy z wykonawców miał sporządzić ofertę zgodnie z formularzem ofertowym i dodatkowo załączyć do niej kosztorys ofertowy. W SWZ zaznaczono: „14. Ofertę należy sporządzić odpowiednio dla części, na którą wykonawca składa ofertę zgodnie z wzorem formularza oferty stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ, do którego należy załączyć: 1)      oświadczenie art. 125 ust. 1 stanowiące załącznik nr 2 do SWZ. W przypadku składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia niniejszy dokument składa każdy z wykonawców; 2)      sporządzony dla każdego z lokali kosztorys ofertowy, o którym mowa w rozdziale XV ust. 3 i 4”. Jednocześnie w SWZ zapisano, iż sporządzony kosztorys ofertowy stanowi integralną część oferty. Rozdział XV SWZ wskazywał: „3. Podstawą wyliczenia ceny są (odpowiednio dla każdej części zamówienia) następujące dokumenty: 1) rozdział III SWZ »Opis przedmiotu zamówienia«, 2) dokumentacja projektowa, 3) specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych (STWiOR), 4) projekt umowy, na podstawie których wykonawca sporządza kosztorys ofertowy dla danego lokalu i załącza go do formularza oferty. 4. Sporządzony kosztorys ofertowy dla danego lokalu stanowi integralną część oferty”. Skoro ofertą jest formularz ofertowy, a kosztorys ofertowy jest jego integralną częścią, to kosztorys ofertowy również powinien być – naszym zdaniem – podpisany. W ofercie nr 2 wykonawca nie podpisał formularza ofertowego, ani kosztorysu ofertowego. Podpisany elektronicznie został jedynie plik formularza generowanego przez system, który jest składany podczas wysyłania ofert. Pozostałe pliki po weryfikacji nie posiadają podpisu elektronicznego. Czy można uznać, że dokumenty zostały właściwie opatrzone podpisem elektronicznym? Jeśli nie – komisja proponuje odrzucić ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6. W ofercie nr 3 wykonawca podpisał formularz ofertowy, ale nie podpisał kosztorysów ofertowych. Czy skoro integralną częścią oferty jest kosztorys ofertowy, to można uznać, że wykonawca nie podpisał oferty? Komisja również zastanawia się, czy odrzucić ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp.

Pytanie: Proszę o informację, czy jeśli mam referencję, której nie podpisano kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to mogę jej użyć w postępowaniach unijnych?

Pytanie: W jakiej formie wykonawca składa: 1)      wyjaśnienie rażąco niskiej ceny, 2)      wyjaśnienie dotyczące złożonej oferty, 3)      oświadczenie o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą? Czy te dokumenty muszą być opatrzone podpisem elektronicznym wykonawcy?

Jakie problemy możesz napotkać przy zamówieniu z wolnej ręki realizowanym w 2021 roku? Na podstawie 3 autentycznych pytań naszych Czytelników omawiamy poniższe zagadnienia związane z tą procedurą: 1. Forma dokumentów i oświadczeń, jakie wykonawca składa w procedurze z wolnej ręki 2. Na jakiej podstawie prawnej skorzystać z trybu z wolnej ręki do zamówienia dostawy ciepła i usługi dystrybucji energii elektrycznej? 3. Czy zamówienia dodatkowe wolni zlecić w trybie z wolnej ręki?

Pytanie: Zamawiający udzielił zamówienia w trybie krajowym na roboty budowlane w formule zaprojektuj i wybuduj. Przedmiot zamówienia opisał za pomocą PFU przed 2021 rokiem. Zamówienie jest dofinansowane z UE. Zamawiający zamierza: 1)      nieznacznie zmodyfikować zakres prac objętych PFU, tzn. zmienić fragment powierzchni utwardzonej terenu na powierzchnię obsadzoną trawą (teren jest objęty zakresem PFU); 2)      objąć zakresem zamówienia fragment terenu, którego dotychczas PFU nie obejmował. W tym zakresie zmiana nie zwiększy wynagrodzenia wykonawcy. Inna nawierzchnia będzie źródłem oszczędności, w ramach których wykonawca zrealizuje prace na terenie dotychczas nieobjętym PFU. Zamawiający chciałby także rozszerzyć zakres zamówienia o roboty budowlane na dalszym odcinku drogi. PFU obejmował jedynie część tej drogi. W tym przypadku wynagrodzenie wykonawcy zwiększy się nie bardziej niż 15%. Czy pierwsza zmiana jest dopuszczalna w świetle art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp? A może wolno przyjąć, że jest ona nieistotna w rozumieniu art. 144 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp? W umowie dopuszczono dodatkowo roboty zamienne, jeżeli nie zwiększą one wynagrodzenia wykonawcy. To samo pytanie dotyczy drugiej zmiany. Wynagrodzenie zwiększy się o mniej niż 15%. Wątpliwości zamawiającego wynikają z art. 140 ust. 3 ustawy Pzp i faktu, że modyfikacje zmieniają zakres pierwotnego zamówienia.

Pytanie: Chciałabym zapytać o procedurę rozeznania rynku zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności. Co należy zrobić, w sytuacji gdy zamawiający pomimo upublicznienia zapytania na stronie WWW otrzyma w odpowiedzi tylko jedną ofertę, nawet po ponownej  publikacji? Jest to przedmiot zamówienia, którego ceny nie można sprawdzić w cennikach. Czy możemy przyjąć, że jest to cena rynkowa i zawrzeć z tym wykonawcą umowę?

Umowa ramowa w Pzp sama w sobie nie stanowi zamówienia publicznego. Nie kreuje żadnych obowiązków – ani po stronie zamawiającego ani wykonawców, którzy ją podpiszą. Zamawiający, który zawarł umowę ramową, będzie mógł w trakcie jej obowiązywania zlecić określone zamówienia tzw. wykonawcze. Wykonawcy nie są jednak zobowiązani do składania ofert na takie zamówienia, mają jedynie możliwość. W umowie ramowej tylko wstępnie bowiem deklarują swoje zainteresowanie realizacją danego rodzaju zamówień. Z artykułu dowiesz się, czy o kryteriach oceny ofert wykonawczych wolno zdecydować już po zawarciu umowy ramowej. Przeczytasz także o tym, jak precyzyjnie trzeba określić wartość szacunkową zamówienia przed podpisaniem umowy ramowej oraz jak przewidzieć w niej prawo opcji. Wszystko to na podstawie wątpliwości, z jakimi w praktyce spotykali się nasi Czytelnicy.

Pytanie: Reprezentuję zamawiającego, którym jest szpital. Z wzoru umowy dotacji wynika, że kwotę, którą otrzyma szpital, musi wydatkować w procedurze zgodnej z ustawą Pzp, z wyjątkiem sytuacji gdy zastosowanie tej ustawy jest wyłączone na podstawie innych przepisów ustawowych. Treść umowy o dotację była przygotowywana przede wszystkim z myślą o sytuacji, gdy to szpital jako podmiot dotowany organizuje postępowanie w przedmiocie nabycia sprzętu jako zamawiający. Status szpitala jednoznacznie nakazuje dokonywać zamówień zgodnie z ustawą Pzp poza wprost uregulowanymi wyjątkami, kiedy to wolno nabyć przedmioty z wolnej ręki lub w ramach dostaw lub usług nabywanych w związku z przeciwdziałaniem epidemii. Zamawiający zamierza zakupić sprzęt w drodze konkursu ogłoszonego przez inny szpital, który podlega pod uniwersytet medyczny. Zakup nie będzie zatem dokonany na podstawie ustawy Pzp. Szpital chce złożyć ofertę w postępowaniu, jakie organizuje inny podmiot. Czy w tej sytuacji złożenie oferty w konkursie organizowanym przez podmiot trzeci na gruncie ustawy Pzp będzie rozumiane jako nabycie z wolnej ręki? Czy może być to nabycie w drodze konkursu, bez stosowania przepisów ustawy Pzp? Zaznaczę, iż sprzedaż wyposażenia ma miejsce w związku z likwidacją działalności oddziału. Spełniałoby to zatem warunek z art. 214 ust. 1 pkt 9 ustawy Pzp. Biorąc pod uwagę wartość minimalnej oferty, mamy do czynienia z kwotą przekraczającą próg unijny. Wobec tego należy tutaj zastosować art. 214 i następne ustawy Pzp. W związku z tym, że jednostka już ogłosiła konkurs, jak w takim przypadku – podpisując umowę według wzoru jednostki – zakupić sprzęt z wolnej ręki? Czy możemy to zrobić poza ustawą Pzp? Jeżeli tak, to jak opisać fakturę dotyczącą dostawy sprzętu?