Katarzyna Bełdowska

Pytanie: Proszę o poradę w zakresie zakupów, jakie musimy realizować w ramach pomocy dla uchodźców. Chodzi o zapewnienie im wyżywienia. Musimy kupować żywność na bieżąco, gdyż ani my ani nikt inny nie jest w stanie oszacować, ilu osobom trzeba będzie zapewnić posiłki. Ilości te mogą się diametralnie zmieniać z dnia na dzień. Na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 2 w związku z art. 12 ust. 6 ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa nie musimy w tym przypadku stosować ustawy Pzp. Problem polega na tym, że zgodnie z art. 12 ust. 7 ww. ustawy istnieje obowiązek, w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym udzielono zamówienia, zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych informacji o udzieleniu zamówienia. Co zrobić, jeżeli taka umowa nie zostanie zawarta, gdyż nie jesteśmy w stanie: 1)      dokonać zakupów u jednego dostawcy (różne kategorie artykułów spożywczych), a 2)      określić, ile żywności należy kupić, gdyż jednego dnia możemy być zobowiązani przygotować wyżywienie dla np. 20 osób, a dzień później dla 300 osób. Informacje o tym, dla ilu osób należy przygotować wyżywienie, mogą zmieniać się w ciągu jednego dnia. Najlepszym dla nas rozwiązaniem jest robić zakupy na bieżąco, w zależności od tego ile osób zostanie do nas telefonicznie zgłoszonych. Przykładowo zdarzyło się, że otrzymaliśmy telefon, iż za klika minut do naszego miasta przyjedzie pociąg z określoną liczbą osób z Ukrainy i że musimy im jak najszybciej przygotować jedzenie. Wówczas musimy szybko zrobić zakupy w konkretnych ilościach. Jednak jeśli nie mamy podpisanej umowy, to jak odnieść się do obowiązku sporządzenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia? Czy należy przygotować ogłoszenie do każdej faktury?

Sprawdź, jak prawidłowo przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki, kiedy w poprzedniej procedurze podstawowej bez negocjacji nie wpłynęły żadne oferty. W krótkim opracowaniu znajdziesz odpowiedzi na pytania:

Wojna między Rosją i Ukrainą uniemożliwia realizację wielu kontraktów o zamówienia publiczne na dotychczasowych zasadach. Wykonawcy tracą na współpracy i nie mogą sobie pozwolić na dalszą realizację umowy bez zmian jej postanowień. Jeśli jesteś wykonawcą i starasz się o zmianę umowy, skorzystaj z naszych wskazówek. Sprawdź, jak sformułować wniosek, aby było on skuteczny i skorzystaj z gotowego wzoru. Pamiętaj także, że możesz wnioskować o zmianę projektu umowy, jeśli bierzesz udział w postępowaniu i jeszcze nie zawarłeś kontraktu – szczegóły opisujemy w artykule.

Pytanie: W jakiej formie wykonawca musi złożyć wyjaśnienia dotyczące rażąco niskiej ceny? Zamawiający określił w wezwaniu, że wyjaśnienia należy przedstawić w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym oraz, że musi je podpisać wykonawca, tj. osoba działająca w imieniu wykonawcy, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze albo upoważniona do reprezentowania wykonawcy na podstawie pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania wykonawcy. Wykonawca złożył wyjaśnienia dotyczące rażąco niskiej ceny podpisane odręcznie przez wykonawcę, a następnie zeskanowane i nieopatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo osobistym uprawnionej osoby. Czy w kontekście art. 63 ustawy Pzp w wezwaniu do wyjaśnień rażąco niskiej ceny należy określać ich formę? A czy jeśli określono ją w wezwaniu, a wykonawca złożył wyjaśnienia w innej postaci, to należy je rozpatrywać, czy uznać że nie zostały złożone i w konsekwencji odrzucić ofertę?

Pytanie: Czy wadium należy zawsze bezwzględnie zwrócić po upływie terminu związania ofertą (art. 98 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp)? Rozsądne wydaje się niezwracanie wadium wykonawcy, którego ofertę wybrano, jeżeli umowa nie została jeszcze podpisana. I to nawet jeśli termin związania ofertą już upłynął (ale wybór oferty nastąpił w terminie związania ofertą). Inaczej nie można byłoby zastosować sankcji zatrzymania wadium, w sytuacji gdy wykonawca uchyli się od zawarcia umowy. Czy w przypadku, gdy podpisanie umowy ma nastąpić po upływie terminu związania ofertą, zamawiający traci uprawnienie, aby zatrzymać wadium, w przypadku gdy umowa nie zostanie zawarta z przyczyn leżących po stronie wykonawcy?

Pytanie: W trybie podstawowym na dostawę artykułów biurowych postawiliśmy warunek wiedzy i doświadczenia. Czy w tej sytuacji możemy, nie naruszając art. 118 ust. 2 ustawy Pzp, zastosować zapis: „Warunek doświadczenia nie podlega sumowaniu – oznacza to, że albo wykonawca składający ofertę wykaże się realizacją określonej liczby dostaw, albo jeden z wykonawców występujących wspólnie wykaże się realizacją tych dostaw o wskazanej wartości. Warunek wiedzy i doświadczenia nie będzie spełniony, jeżeli wykonawcy występujący wspólnie w sumie wykażą się zrealizowaniem wymaganych dostaw, ale żaden z nich nie posiada tego doświadczenia samodzielnie. Jeśli wykonawca, który nie ma wymaganego doświadczenia (nie ma wymaganej dla danego zadania liczby wykonanych dostaw lub wartość dostaw nie spełnia postawionego wymogu), polega na zasobach innego podmiotu, podmiot ten musi wykazać się samodzielnie zrealizowaniem odpowiedniej liczby dostaw o wskazanej minimalnej wartości”? Czy w takiej sytuacji wykonawca będzie zobowiązany złożyć oświadczenie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp?

Pytanie: Czy można zmienić termin realizacji umowy ze względu na COVID-19, jeżeli zawarto ją już po ogłoszeniu epidemii? Według mnie, jeżeli umowę zawarto by wcześniej (tzn. przed ogłoszeniem epidemii), to można wskazywać, że pojawiły się okoliczności, których nie dało się przewidzieć. Wówczas uprawniona byłaby zmiana umowy na podstawie 144 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp. Jeśli umowę podpisano w trakcie epidemii, wówczas ciężko mówić o braku możliwości jej przewidzenia. Artykuł 15r ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych określa co najwyżej przesłanki i okoliczności wystąpienia opóźnień czy zmian cen i zasady obowiązujące przy ich wyliczaniu. W mojej ocenie powinno się je wpisywać do zawieranych umów. W przedmiotowym postępowaniu kary ustalono za zwłokę. Zatem tylko wówczas gdyby wykonawca wykazał, że nie był w zwłoce, moglibyśmy mu nie naliczać kar. Postępowanie wszczęto przed ogłoszeniem epidemii, ale składanie ofert i podpisanie umowy nastąpiło już w czasie COVID-19. Obecnie wykonawca wnioskuje, aby przesunąć termin realizacji zamówienia. Powołuje się na okoliczności związane z epidemią COVID-19. W umowie nie wskazano takich okoliczności. Czy możemy zgodnie z prawem zmienić termin wykonania tej umowy? Jeśli tak, to na jakiej podstawie? Czy może wolno nam jedynie nie liczyć kar za zwłokę, gdy wykonawca wykaże brak winy za opóźnienie?

Jak wojna między Rosją a Ukrainą wpływa na rynek zamówień publicznych? Z jednej strony przekłada się znacząco na realizację zawartych kontraktów. Zmusza ich strony do zmian a czasem nawet do zakończenia współpracy. Z drugiej wprowadzane są regulacje, które zawierają zakaz dla obywateli rosyjskich oraz podmiotów wspierających rosyjską agresję pozyskania zamówienia publicznego oraz zakaz udziału w postępowaniach. Zamawiający mają obowiązek wprost stosować regulacje unijnego rozporządzenia w tym zakresie. Muszą też dostosować dokumenty zamówienia i stosować nowe przesłanki wykluczenia zgodnie z ustawą o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę. W artykule piszemy o praktycznych aspektach tych regulacji.

Pytanie: Zamawiający ogłosił przetarg 12 maja 2021 r. na rozbudowę szkoły podstawowej poprzez budowę odrębnego nowego budynku oraz remont istniejącego budynku w formule zaprojektuj i wybuduj. Na realizację zamówienia przeznaczył 2.100.000 zł brutto. Wpłynęło 6 ofert w podobnych cenach (w przedziale 2.100.000–2.300.000 zł; najdroższa oferta 4.500.000 zł). Zamawiający wybrał ofertę za kwotę 2.100.000 zł i zawarł umowę 5 lipca 2021 r. z terminem wykonania 19 miesięcy. W umowie zastosowano zapisy o waloryzacji oraz zmianach umowy zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp w zakresie zmiany stawki VAT, minimalnego wynagrodzenia, zasad podlegania ubezpieczeniu społecznemu oraz cen materiałów lub kosztów w stosunku 5% do cen lub kosztów wskazanych w kosztorysie. W dniu 5 kwietnia 2022 r. wykonawca złożył wniosek o rozwiązanie umowy za porozumieniem, motywując to niezależną od stron zmianą wartości rynkowej cen towarów i usług koniecznych do realizacji umowy. Wykonawca wyliczył wzrost ceny do kwoty 2.774.707,22 zł w zakresie budowy nowego budynku oraz do 430.000 zł w przypadku remontu starego budynku (razem 3.204.707,22 zł). Zamawiający na remont otrzymał dotację 2.100.000 zł ze środków Funduszu Inwestycji Lokalnych i nie posiada własnych środków na podwyższenie kwoty. Wykonawca proponuje rozwiązanie umowy bez naliczania kar umownych (umowa przewiduje kary w wysokości 20% w przypadku winy wykonawcy). Jak może i powinien postąpić zamawiający? Czy wolno rozwiązać umowę na mocy porozumienia stron bez naliczania kar umownych?

Pytanie: Z jaką stawką VAT powinnam przyjąć obecnie oferty na dostawę energii i gazu do naszej instytucji? Standardowo to wykonawca wskazywał stawkę podatku od towarów i usług, jednak obecnie przez „tarczę” nie wiem, jak się do tego ustosunkować.