Katarzyna Bełdowska

Często w trakcie realizacji umowy pojawiają się nieprzewidziane okoliczności, które powodują, że współpraca na dotychczasowych zasadach jest niemożliwa bądź nieopłacalna. Wówczas konieczna jest zmiana umowy w sprawie zamówienia publicznego. Aby jednak móc tego dokonać, należy spełnić ustawowe warunki. Sprawdź przesłanki zmiany umowy zgodnie ze starą lub nową ustawą Pzp. Jeśli modyfikacje nie są możliwe lub strony nie zgadzają się na nie, umowę można rozwiązać.

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie poniżej progów unijnych w trybie podstawowym bez negocjacji na zakup komputerów, sprzętu biurowego oraz oprogramowania. Zamówienie podzielono na 4 części. Trzy z nich dotyczyły dostawy sprzętu, a jedna dostawy oprogramowania. W SWZ zawarto następujący zapis: „Informacje o przedmiotowych środkach dowodowych 1. W celu potwierdzenia zgodności oferowanych dostaw z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia zamawiający żąda złożenia z ofertą: 1) opisu technicznego oferowanego sprzętu/folderów/kart katalogowych wraz ze wskazaniem wszystkich parametrów technicznych, w zakresie umożliwiającym ocenę spełniania wymagań zamawiającego określonych w SWZ. W przypadku braku niektórych parametrów na karcie katalogowej dopuszcza się załączenie do oferty instrukcji obsługi sprzętu lub oświadczenia wytwórcy lub autoryzowanego dystrybutora o spełnianiu wymaganych parametrów. W przypadku załączenia oświadczenia autoryzowanego dystrybutora należy przedłożyć stosowne upoważnienie do reprezentowania wytwórcy; 2) załącznika nr 4 do SWZ – formularz asortymentowo-cenowy; 3) załącznika nr 5 do SWZ – opis przedmiotu zamówienia – wskazanie oferowanych parametrów technicznych. 2. Jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający wezwie do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie. 3. Zamawiający informuje, że pomimo przewidzenia wezwania nie wezwie do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, jeżeli przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert lub gdy mimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania. 4. Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych. 5. Przedmiotowe środki dowodowe wykonawcy składają wraz z ofertą”. Wykonawca nie złożył przedmiotowych środków (opisu technicznego oferowanego sprzętu, folderów, kart katalogowych) w zakresie części dotyczącej oprogramowania. W ofercie zaoferował oprogramowanie identyczne, jakiego wymagał zamawiający. Zamawiający wezwał go do złożenia brakujących przedmiotowych środków dowodowych. W odpowiedzi wykonawca odpisał, że w SWZ w pkt 1 wymagano przedmiotowych środków dowodowych w odniesieniu do sprzętu. Oprogramowanie nie jest sprzętem i w związku z tym zamawiający nie ma prawa żądać ww. środków podmiotowych w odniesieniu do tej części zamówienia. Czy wykonawca ma rację? Co należy zrobić z ofertą?

Pytanie: Zamawiający zamierza udzielić zamówienia w trybie podstawowym (art. 275 pkt 1 ustawy Pzp). Jego przedmiotem jest organizacja pięciodniowego obozu z zakresu symulacji medycznej dla studentów medycyny. Zamawiający zamierza wskazać w SWZ, że warunek udziału w postępowaniu zostanie spełniony, jeżeli wykonawca dysponuje i skieruje do realizacji zamówienia osoby, które m.in.: posiadają certyfikat instruktora symulacji medycznej EUSIM (Europejskie Towarzystwo Symulacji Medycznej). Czy w takim przypadku zamawiający jest zobowiązany opisać równoważność wskazanego wyżej certyfikatu?

Pytanie: W przetargu nieograniczonym prowadzonym zgodnie z aktualną ustawą Pzp wykonawca nie złożył załącznika pn. „Formularz oferty”. Przedstawił zaś inne dokumenty dotyczące postępowania (np. JEDZ). Co w tej sytuacji powinien zrobić zamawiający?

Pytanie: Czy w postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym, zgodnie z art. 275 pkt 2 ustawy Pzp, w przypadku gdy zamawiający przewidział i chce prowadzić negocjacje w celu ulepszenia treści ofert i gdy jednym z kryteriów oceny ofert jest doświadczenie osoby wyznaczonej do realizacji zamówienia, wykonawca ma prawo zmienić w ofercie dodatkowej osobę, którą wskazał z imienia i nazwiska w ofercie pierwotnej? Czy w przypadku takiej zmiany zamawiający może żądać dodatkowych wyjaśnień od wykonawcy i czy zakres tych wyjaśnień może obejmować dodatkową weryfikację doświadczenia wykonawcy (wezwanie o dodatkowy wykaz doświadczenia wraz z referencjami)?

Pytanie: W 2020 roku zawarliśmy umowę z gminą. Termin jej wykonania przypada na koniec czerwca 2022 roku (3 lata kalendarzowe). Czy w przypadku umowy zawartej zgodnie ze starą ustawą Pzp wolno stronom podwyższyć wynagrodzenie ryczałtowe? Obecnie ceny materiałów i urządzeń wzrosły nadzwyczajnie i była to okoliczność niemożliwa do przewidzenia w dniu zawarcia umowy. Na jakie przepisy prawa powołać się w piśmie do zamawiającego z wnioskiem o podwyższenie wynagrodzenia? Umowa przewiduje tylko zmianę wynagrodzenia za robociznę w związku z urzędowym podwyższeniem najniżej płacy krajowej oraz z uwagi na wzrost składek ZUS. My z kolei chcemy wyższego wynagrodzenia ze względu na podwyżki cen materiałów i urządzeń.

Pytanie: Dzień przed otwarciem ofert w postępowaniu na świadczenie usług programistycznych prowadzący postępowanie zwrócił się do osób merytorycznych z prośbą o informację, jaką kwotę zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Usługa miała być realizowana przez 18 miesięcy i łącznie około 1500–1600 godzin podstawowych. Udzielono odpowiedzi, że ma to być kwota, którą podano we wniosku o wszczęcie postępowania. Problem w tym, że kwota z wniosku stanowiła tę oszacowaną kilka miesięcy wcześniej. Dotyczyła 2000 godzin i 24 miesięcy świadczenia usługi. Działając zgodnie z art. 222 ust. 4 ustawy Pzp zamawiający poinformował, że na sfinansowanie zamówienia zamierza przeznaczyć 326.273,68 zł brutto. Była to kwota zawyżona i niewłaściwa, biorąc pod uwagę okres świadczenia usługi. Wpłynęły dwie oferty z cenami: 196.560 zł i 241.768,80 zł. Czy i ewentualnie jak poprawić kwotę podaną przed otwarciem ofert? Czy zamieścić gdzieś jej sprostowanie? Czy może wystarczy sporządzić pismo z obrad komisji przetargowej, w którym znajdzie się  informacja, że osoby merytoryczne błędnie oszacowały zamówienie oraz na czym ten błąd polegał? Co z wezwaniem w sprawie rażąco niskiej ceny?

Pytanie: Zamawiający ogłosił postępowanie przetargowe w trybie przetargu nieograniczonego na zakup, dostawę i montaż sprzętu audio, z możliwością składania ofert częściowych. W załączniku nr 1a zawarto zapis, iż „W poniższej tabeli przedstawiono wykaz sprzętu oraz okablowania z podaniem wymogu dołączenia karty katalogowej oraz podział na zadania inwestycji.” Ponadto wykonawca zadał pytania: „W załączniku nr 1a do SWZ przedstawiono podział na zadania inwestycji. Jednocześnie wskazano elementy, co do których Zamawiający wymaga przedstawienia karty katalogowej. Czy wymienione w tym zestawieniu karty katalogowe powinny zostać załączone do oferty?” oraz „W SWZ Zamawiający nie wymaga załączenia do oferty listy oferowanych urządzeń. Jak zamawiający zamierza ocenić kompletność oferty danego wykonawcy bez wymogu złożenia szczegółowej listy oferowanych urządzeń? Brak tego wymogu stwarza ryzyko, że wykonawca, który nie odnalazł wszystkich elementów/urządzeń, ponieważ nie zostały precyzyjnie i jasno wskazane, nie obejmie ich w kalkulacji i na skutek tego zaoferuje niekompletny i niedoszacowany finansowo system audio-wideo. Ocena kompletności oferowanych rozwiązań dopiero na etapie odbiorów niesie bardzo duże ryzyko opóźnień w realizacji umowy lub potencjalnych sporów pomiędzy zamawiającym a wykonawcą”. Zamawiający udzielił odpowiedzi: „Zamawiający potwierdza konieczność dostarczenia kart katalogowych wymaganych załącznikiem 1a do urządzeń dostarczanych w ramach oferowanego zadania lub zadań.” oraz „Zamawiający oczekuje dostarczenia kart katalogowych kluczowych elementów systemu, zgodnie z załącznikiem 1a. Wymóg ten został zawarty w Rozdziale IV SWZ – Ofertę stanowi wypełniony druk „Formularz oferty” z wypełnionymi załącznikami (lista kontrolna) i wymaganymi dokumentami”. W Rozdziale dot. kryterium oceny ofert i ich znaczenie widnieją zapisy: Część 3, 4 i 5: „Kryterium funkcjonalność techniczna oceniana będzie na podstawie wypełnionego formularza oferty i weryfikowana na podstawie dołączonych do oferty kart katalogowych”. Czy brak kart katalogowych załączonych do oferty skutkuje jej odrzuceniem? Jaka będzie podstawa prawna odrzucenia takiej oferty?

Pytanie: Na podstawie art. 52 ust. 2 zdanie drugie ustawy Pzp kierownik zamawiającego może powierzyć swoim pracownikom, w formie pisemnej, wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności. Czy wówczas kierownik nie może już w danym postępowaniu wykonywać czynności, które powierzył pracownikom? Czy może mogą to robić na zmianę, tj. albo upoważniony pracownik, albo sam kierownik?

Wielu wykonawców, którzy realizują umowy o zamówienia publiczne, zgłasza problemy z rentownością kontraktów. Między innymi wskutek kolosalnych wzrostów cen paliwa i energii nie są oni w stanie wykonywać zamówienia na warunkach, na jakie zgodzili się w umowach. Co w takich sytuacjach powinien zrobić wykonawca? Kiedy i na jakiej podstawie możliwa jest zmiana kontraktu? Czy wolno go rozwiązać za porozumieniem stron? Co zrobić, gdy zamawiający nie zgadza się ani na aneks ani na zakończenie współpracy? Sprawdź w poniższym artykule.