Andrzela Gawrońska-Baran

Właściwie postawione warunki udziału  w postępowaniu pozwolą na wybór właściwego wykonawcy, który zapewni realizację zamówienia na odpowiednim poziomie. Spośród możliwych do sformułowania warunków można wymagać od wykonawców określonego potencjału kadrowego, zdolności technicznej (sprzętowej) czy zasobów finansowych na pewnym poziomie. W drugiej (poniższej) części naszego artykułu dotyczącego warunków udziału w postępowaniu przeczytasz wskazówki w zakresie wymienionych wymogów i dowiesz się m.in.: Czy można wskazać, że zamawiający nie dopuszcza łączenia kilku funkcji przez jedną osobę? Czy wolno wymagać od wykonawcy określonej liczby kadry kierowniczej? Czy można żądać, by pracownicy wykonawcy biegle władali językiem polskim? Czy wykonawca oraz podmiot trzeci udostępniający mu zasoby muszą być właścicielami maszyn używanych do realizacji zamówienia? Jak formułować warunek odpowiedzialności cywilnej, by nie narażać się na zarzuty wykonawców?

Pytanie: Ośrodek Pomocy Społecznej kilka lat temu zakupił u producenta oprogramowanie komputerowe stworzone do pracy dla jednostek o danej specyfice. Każdy program jest dostosowany do obsługi poszczególnych działów. Wszystkie programy są ze sobą kompatybilne i mogą współpracować, co w ogromnej mierze ułatwia pracę całego Ośrodka. Wraz z nakładaniem na Ośrodek nowych zadań ustawowych były zamawiane kolejne programy tego producenta, również stworzone w taki sposób, aby współpracowały z już istniejącymi, z których Ośrodek od lat korzystał. Przedmiotem umowy zawartej kilka lat temu był zakup oprogramowania. Aby móc korzystać z programów, Ośrodek jest zobowiązany corocznie składać zamówienie na przedłużenie licencji, ponieważ jest to licencja czasowa, odnawialna co 12 miesięcy. Czy złożenie zamówienia na przedłużenie licencji oprogramowania w danym roku należy traktować jako odrębne zamówienie, dla którego istnieje obowiązek umieszczenia w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych, czy możemy to potraktować jako kontynuację pierwszego zamówienia przy zakupie oprogramowania? Z uwagi na wartość zamówienia w danym roku, nieprzekraczającą progów ustawowych do zamówienia stosujemy wewnętrzny regulamin udzielania zamówień. Nie przeprowadzamy natomiast procedury konkurencyjnej w celu porównania innych ofert producentów oprogramowania, argumentując to w ten sposób, iż przeniesienie wszystkich danych na programy firm konkurencyjnych wiązałoby się z utratą wprowadzonych danych, z uwagi na duże zróżnicowanie struktury bazy danych, chaosem organizacyjnym z powodów technicznych i mogłoby wpłynąć na niezachowanie ciągłości działalności. Jak mamy traktować takie zamówienia? Czy jest to jedne zamówienie przedłużane co roku, dla którego nie ma obowiązku sprawozdawczego? Czy może traktować je jako odrębne, coroczne zamówienia, które musimy uwzględnić w rocznym sprawozdaniu?

Pytanie: Do projektu na przebudowę drogi współfinansowanego z funduszy unijnych RPO w ramach promocji projektu przed rozpoczęciem robót należy zakupić tablice informacyjne. Zaplanowana na nie kwota to 5.000 zł brutto. Czy musimy do tego zakupu opracować osobny regulamin do 30.000 euro dotyczący wydatkowania środków unijnych zgodnie z wytycznymi? W naszej jednostce od 2014 roku funkcjonuje wewnętrzny regulamin zakupów do 30.000 euro. Procedura rozeznania rynku obowiązuje nas od wartości 20.000 zł netto. Czy w tej sytuacji zrealizować zakup bez rozeznania rynku i zapytania ofertowego publikowanego na stronie internetowej?  Beneficjenci (zamawiający) zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Pzp przy wydatkowaniu środków unijnych o wartości od 20.000 zł powinni, co do zasady, stosować się do wymagań określonych w wytycznych zakresie kwalifikowalności wydatków. Beneficjenci (zamawiający) zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Pzp przy wydatkowaniu środków unijnych o wartości od 20.000 zł powinni, co do zasady, stosować się do wymagań określonych w wytycznych zakresie kwalifikowalności wydatków.    

Pytanie: W grudniu 2018 roku w przetargu nieograniczonym wybraliśmy wykonawcę, który co miesiąc sukcesywnie będzie dostarczał zamawiającemu faktury za zrealizowaną część umowy. Czy zamawiający musi w tym przypadku wyrazić zgodę na elektroniczne faktury po 18 kwietnia 2019 r.?

Aby zlecić zamówienie rzetelnemu wykonawcy, należy m.in. sformułować odpowiednie warunki udziału w postępowaniu. Zamawiający może przypuszczać, że podmiot, który potwierdzi, że spełnia stawiane mu warunki, będzie w stanie należycie wykonać zawartą z nim umowę. Cała sztuka polega na tym, by warunki z jednej strony odpowiadały przedmiotowi zamówienia i były względem niego proporcjonalne a z drugiej potwierdzały okoliczności faktycznie istotne dla zamawiającego − z punktu widzenia realizacji danych prac. W pierwszej części materiału na temat warunków nasz ekspert omawia ważne i praktyczne szczegóły związane z wymogiem uprawnień i odpowiedniego doświadczenia. Z artykułu dowiesz się m.in.: czy wykonawca może wykazywać się jedynie doświadczeniem na rzecz zamawiających (a już nie podmiotów prywatnych), czy jeden przecinek może zmienić rozumienie treści warunku i być przyczyną odwołania do KIO, z jakiego okresu wykonawca może wykazywać się doświadczeniem, jak powinny być sformułowane referencje, aby rzeczywiście potwierdzały rzetelną realizację prac. W kolejnej części materiału znajdziesz omówienie pozostałych możliwych do zastosowania warunków udziału w postępowaniu wraz z praktycznymi radami dotyczącymi ich formułowania i sprawdzania.  

Pytanie: Zamawiający popełnił błąd w opisie przedmiotu zamówienia i będzie musiał kupić to, czego nie potrzebuje (wykonawca zaoferował rozwiązanie, jakiego nie przewidziano). Niestety  zamawiający nie ma formalnych podstaw do unieważnienia postępowania. Czy można nie kończyć takiej procedury? Czy postępowanie może po prostu trwać bez końca? Czy istnieje jakiś przepis, który zobowiązuje zamawiającego do zakończenia przetargu? Jakie są skutki niedoprowadzenia postępowania do końca?

Pytanie: W postępowaniu powyżej progów unijnych pierwszy w rankingu wykonawca złożył w jednym pliku .pdf formularz ofertowy, formularz cenowy i JEDZ i podpisał je kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Formularz cenowy, ofertowy oraz JEDZ to oświadczenia a nie dokumenty. Czy można je łączyć i podpisać jednym podpisem kwalifikowanym? Czy ofertę należy odrzucić? Jeśli tak to na jakiej podstawie prawnej? W siwz był następujący zapis: „(...) Oferta i załączniki do niej (tj. wymagane oświadczenia i dokumenty) powinny być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wykonawcę zgodnie z zasadami jego reprezentacji lub przez jego pełnomocnika. (...) Do oferty należy dołączyć Jednolity Europejski Dokument Zamówienia w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie wraz z plikami stanowiącymi ofertę skompresować do jednego pliku archiwum (.zip). (...) Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, z zachowaniem postaci elektronicznej w formacie danych .pdf i podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.

Pytanie: Czym skutkuje upływ terminu związania ofertą?

Pytanie: Czy do wadium w formie elektronicznej mają zastosowanie przepisy dotyczące zwrotu wadium oraz czy wadia w formie poręczeń (oryginał w wersji papierowej) należy odesłać poręczycielowi, jeśli minął termin jego ważności a z treści poręczenia nie wynika obowiązek takiego zwrotu?

Plusy i minusy korzystania z różnych platform zakupowych. Kwalifikowany podpis elektroniczny. Algorytm SHA-1. Jak podpisywać JEDZ. Wadium w formie niepieniężnej po elektronizacji.