E-Doręczenia a zamówienia poniżej 170 000 zł – czy zamawiający musi je stosować?
Obowiązek stosowania e-Doręczeń stał się w 2026 roku faktem dla podmiotów publicznych, jednak w praktyce rodzi on wątpliwości na gruncie zamówień podprogowych. O ile komunikacja prowadzona w postępowaniach objętych ustawą Pzp korzysta z ustawowego wyłączenia e-Doręczeń, o tyle przy zamówieniach poniżej progu 170 000 zł ustawodawca nie wprowadził analogicznej regulacji. Czy oznacza to konieczność stosowania e-Doręczeń w każdej formie korespondencji z wykonawcami? Wyjaśniamy, kiedy w procedurach podprogowych e-Doręczenia są obowiązkowe, a kiedy zamawiający może legalnie korzystać z innych kanałów komunikacji.
- Brak wyłączenia w art. 3 ustawy o doręczeniach elektronicznych nie oznacza automatycznego obowiązku stosowania e-Doręczeń w zamówieniach poniżej 170 000 zł.
- Ustawa o e-doręczeniach ma zastosowanie wyłącznie do korespondencji wymagającej potwierdzenia nadania lub odbioru, zgodnie z art. 4 tej ustawy.
- Typowa bieżąca komunikacja proceduralna w zamówieniach podprogowych (np. zapytania, wyjaśnienia, uzgodnienia) może być prowadzona innymi kanałami, jeśli zamawiający nie wymaga potwierdzenia doręczenia.
- Zamawiający samodzielnie określa zasady komunikacji (np. za potwierdzeniem nadania/odbioru bądź nie) w regulaminie zamówień do 170 000 zł, z poszanowaniem zasad gospodarowania środkami publicznymi.
- Jeżeli zamawiający chce wywołać lub zabezpieczyć skutki prawne wymagające dowodu doręczenia (np. istotne wezwania lub oświadczenia), powinien stosować e-Doręczenia, o ile nie zachodzi wyłączenie z art. 6 ustawy.
- Stanowisko to potwierdzają oficjalne materiały rządowe (gov.pl), które wskazują zamówienia poniżej 170 000 zł jako obszar, w którym e-Doręczenia nie muszą obejmować całej komunikacji proceduralnej.
Wyłączenia stosowania ustawy o e-doręczeniach
Wyłączenia stosowania ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, zredagowane w jej art. 3, jakkolwiek obejmują postępowania o udzielenie zamówienia realizowane zgodnie z ustawą Pzp, tak nie odnoszą się literalnie do procedur zmierzających do udzielenia zamówień o wartości poniżej progu stosowania ustawy Pzp, wynoszącego w przypadku zamówień klasycznych 170 000 zł.
Stąd w doktrynie obserwuje się niepewność odnośnie do istnienia obowiązku stosowania e-doręczeń przy komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcami w toku takich procedur.
Brak ustawowego wyłączenia w tym obszarze nie powinien być jednak poczytywany niejako z automatu, jako istnienie wymogu stosowania ustawy o e-doręczeniach. Uzasadnieniem dla takiego stanowiska jest wykładnia innych, niż przywołany art. 3, przepisów ustawy o e-doręczeniach.
Jaka korespondencja podlega e-doręczeniom?
W pierwszej kolejności należy wskazać, że zgodnie z art. 1 tej ustawy, reguluje ona zasady doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej.
Tylko zatem wówczas, gdy z uwagi na specyfikę komunikacji, powinna ona przebiegać z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej, ustawa o e-doręczeniach znajduje zastosowanie.
O tym, jaka jest specyfika komunikacji podlegającej rygorom e-doręczeń, stanowi z kolei art. 4 ust. 1 tej ustawy. Wskazano tam, że podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych.
Dalej, zgodnie z art. 2 pkt 8 ustawy o e-doręczeniach, publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, o której mowa w art. 3 pkt 36 rozporządzenia 910/2014, świadczona przez operatora wyznaczonego.
Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego:
- umożliwia przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną,
- zapewnia dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz
- chroni przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany.
Analiza ww. regulacji wskazuje na obowiązek stosowania e-doręczeń, tylko wówczas, gdy chodzi o korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru.
Zamawiający sam reguluje formę korespondencji w regulaminie zamówień do 170 000 zł
W przypadku zamówień podprogowych sposób prowadzenia procedury zamawiający samodzielnie kształtuje w wewnętrznym regulaminie (przy poszanowaniu zasad gospodarowania środkami publicznymi wynikającymi z ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych).
Jeżeli zamawiający nie ustanawia w regulaminie (ani w konkretnych okolicznościach) wymogu doręczania określonych pism „za potwierdzeniem”, to typowa komunikacja proceduralna w zamówieniach podprogowych nie będzie kwalifikowała się jako „korespondencja wymagająca potwierdzenia nadania lub odbioru” w rozumieniu art. 4 ustawy o doręczeniach elektronicznych.
Jeżeli natomiast zamawiający zamierza wywołać lub zabezpieczyć skutki prawne wymagające dowodu doręczenia (np. istotne oświadczenia lub wezwania umowne), to powinien przyjąć jako zasadę e-Doręczenia, chyba że zachodzi przypadek wyłączający z art. 6 tej ustawy.
Oficjalne stanowiska rządowe co do e-doręczeń w zamówieniach poniżej 170 000 zł
W materiałach rządowych (serwis gov.pl – e-Doręczenia, zakładka „Materiały informacyjne” / „Przewodnik dla podmiotów publicznych”) publikacja: „Jak skutecznie wdrożyć e-Doręczenia?” (aktualizacja 30.12.2025 r.) jako przykład sytuacji kwalifikowanej przez autorów jako „wyjątek” wskazano „postępowanie w zakresie zamówień poniżej 170 tysięcy” (w starszych wersjach: „poniżej 130 tysięcy”).
W praktyce należy to odczytywać jako potwierdzenie, że przy zamówieniach podprogowych – co do zasady – nie ma potrzeby obejmowania e-Doręczeniami całej bieżącej komunikacji proceduralnej. Każdorazowo rozstrzygające pozostaje to, czy:
- dane pismo jest „korespondencją wymagającą potwierdzenia nadania lub odbioru” (art. 4) albo
- zachodzi przesłanka wyłączenia z art. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych.
Podsumowanie – wnioski praktyczne dla zamawiającego
- Do procedur zmierzających do udzielenia zamówień o wartości niższej niż 170 000 zł nie ma odrębnego „automatycznego” zwolnienia z ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
- Obowiązek stosowania e-Doręczeń dotyczy jednak wyłącznie korespondencji wymagającej uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru.
- W toku procedur podprogowych bieżąca komunikacja (np. zapytania/wyjaśnienia/uzgodnienia) może być prowadzona innym kanałem. Z kolei pisma, co do których zamawiający chce uzyskać dowód nadania/odbioru (ze skutkiem „jak polecony”), co do zasady, powinny być doręczane zgodnie z art. 4 ustawy o doręczeniach elektronicznych, chyba że zachodzi przypadek z art. 6 tej ustawy.
