kopia dokumentu

Oryginał dokumentu elektronicznego i elektroniczna kopia dokumentu – co trzeba wiedzieć?

Oryginał dokumentu elektronicznego i elektroniczna kopia dokumentu – co trzeba wiedzieć?

Jak przygotować elektroniczną kopię dokumentu papierowego? Czy zawsze należy złożyć oryginał dokumentu elektronicznego? Kluczowe znaczenie ma w tym zakresie rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2021 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie (Dz.U. poz. 2452, dalej: rozporządzenie o elektronizacji). W artykule przeczytasz m.in. o tym, kto opatruje swoim podpisem elektroniczną kopię papierowego dokumentu. Dowiesz się także, kiedy dokument wystawia upoważniony, a kiedy nieupoważniony podmiot i jak takie dokumenty ocenić w postępowaniu. Poznasz jednoznaczną odpowiedź na pytanie, jak zweryfikować skompresowany plik dokumentów z jednym podpisem wykonawcy.

W tym artykule
  • Upoważnione podmioty to podmioty inne niż wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca.
  • Podmiotowe środki dowodowe, które wystawiły upoważnione podmioty, to zatem np.: dokumenty z KRS, ZUS, US, informacja z banku, referencje.
  • Cyfrowe odwzorowanie to dokument elektroniczny, który jest kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej. Umożliwia zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do oryginału (§ 6 ust. 5 rozporządzenia o elektronizacji). Będzie to zatem np. skan dokumentu lub zdjęcie aparatem fotograficznym.
  • Opatrzenie podpisem elektronicznym skanu referencji stanowi poświadczenie za zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem referencji w postaci papierowej. Nie jest wymagany do tego dopisek „za zgodność z oryginałem” czy też pieczątka o takiej treści przed zeskanowaniem papierowej referencji.
  • Zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej może zawsze potwierdzić notariusz.

O dokumentach elektronicznych – oryginałach i elektronicznych kopiach dokumentów papierowych piszemy także tutaj:

Sprawdź, kiedy oryginalny dokument elektroniczny a kiedy skan poświadczony kwalifikowanym podpisem

Pytanie:

Zamawiający przygotowuje postępowanie unijne. Jaka powinna być forma składanych dokumentów? Czy JEDZ musi być złożony w oryginale z kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Czy taka forma dotyczy także JEDZ uzupełnianego na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp czy może to być forma elektronicznej kopii podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

Czy poniższa forma zapisów siwz jest prawidłowa?

„Oryginał podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym dotyczy takich dokumentów i oświadczeń jak:

  • formularz ofertowy,
  • specyfikacja asortymentowo-cenowa stanowiąca integralną część oferty,
  • JEDZ,
  • pełnomocnictwo,
  • wadium np. w postaci gwarancji ubezpieczeniowej lub gwarancji bankowej.

Elektroniczna kopia dokumentu lub oświadczenia jest to skan lub zdjęcie dokumentu bądź oświadczenia podpisany/e kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Forma ta dotyczy:

  • oświadczenia o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej zgodnie z art. 24 ust. 11 ustawy Pzp,
  • informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 13, 14 i 21 ustawy Pzp wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
  • zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności bądź wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,
  • zaświadczenia właściwej terenowej jednostki organizacyjnej ZUS lub KRUS albo innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert bądź innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,
  • odpisu z właściwego rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy Pzp,
  • oświadczenia wykonawcy o braku wydania wobec niego prawomocnego wyroku sądu lub ostatecznej decyzji administracyjnej o zaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne albo – w przypadku wydania takiego wyroku lub decyzji – dokumentów potwierdzających dokonanie płatności tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami lub zawarcie wiążącego porozumienia w sprawie spłat tych należności, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do siwz,
  • oświadczenia wykonawcy o braku orzeczenia wobec niego tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne,
  • oświadczenia wykonawcy o niezaleganiu z opłacaniem podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U. z 2016 r. poz. 716),
  • dokumentów dotyczących podmiotu trzeciego, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełnienia, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby, warunków udziału w postępowaniu – jeżeli wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego,
  • wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane należycie wraz z dowodami określającymi, czy usługi wykazane na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu, zostały wykonane należycie (…),
  • wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z oświadczeniem dotyczącym dysponowania osobami – w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
  • oświadczenia i dokumentów potwierdzających, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego: (…) zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem spełniania przez wykonawcę określonych norm zapewnienia jakości (…)”.

Które zatem dokumenty lub oświadczenia muszą być składane w formie oryginału podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a które można przedstawić w formie kopii dokumentu elektronicznego (skanu lub zdjęcia) potwierdzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym?