W tym dziale znajdziesz porady prawne udzielone przez ekspertów w konkretnych sytuacjach, z jakimi spotkali się inni uczestnicy postępowań o zamówienia publiczne. Wszystkie odpowiedzi zostały udzielone przez doświadczonych prawników i specjalistów ds. Prawa zamówień publicznych.

Zaokrąglenia w formularzu ofertowym a omyłka rachunkowa – jak postąpić?

Pytanie: Zamówienie współfinansowane jest ze środków unijnych w ramach Sprawiedliwej Transformacji. W trybie podstawowym bez negocjacji zlecamy zamówienie na usługi warsztatów dla uczestników projektu. Zamówienie zostało podzielone na cztery części, a jego wartość to 240.000 zł brutto. Do postępowania wpłynęła tylko jedna oferta. W formularzu ofertowym należało wskazać: cenę za 1 warsztat netto, stawkę VAT 23%, cenę za 1 warsztat brutto, cenę za 32 warsztaty brutto. Wykonawca zaokrąglił wartości zarówno przy dodawaniu VAT, jak i przy obliczaniu ceny brutto wszystkich warsztatów. Powstały rozbieżności – od kilku groszy do 10 zł w poszczególnych częściach. Zaokrąglenia są niezgodne z zapisami SWZ. Informacje o ofertach, zawiadomienie Prezesa UZP, informacja o wyborze oferty i wezwanie do podpisania umów zostały już wysłane, lecz umowy nie podpisano. Co w takiej sytuacji powinien zrobić zamawiający?

  • Autor: Iwona Bujak
  • 22.09.2025
  • Omyłki

Brak stawki roboczogodziny w kosztorysie ofertowym a odrzucenie oferty

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie na remont lokali w kilku lokalizacjach. Cena oferty ma charakter ryczałtowy brutto (suma wartości wszystkich lokali). Wykonawca był zobowiązany dołączyć do oferty kosztorys ofertowy (oddzielnie dla każdego lokalu) sporządzony na podstawie przedmiarów robót i kosztorysów nakładczych. SWZ wymagała m.in., aby: wszystkie pozycje kosztorysu zawierały cenę jednostkową, kosztorys posiadał podział na branże, na stronie tytułowej wskazano składniki cenotwórcze: stawkę roboczogodziny (Rg), koszty pośrednie (Kp%), zysk (Z%) oraz VAT, stawka Rg była identyczna w każdej pozycji (dla każdej branży), kosztorys zawierał zestawienie roboczogodzin, materiałów i sprzętu z cenami, cena kosztorysu była zgodna z ceną ryczałtową oferty. Wzór umowy przewidywał, że w przypadku robót dodatkowych rozliczenie nastąpi na podstawie kosztorysu szczegółowego, sporządzonego w oparciu o stawkę Rg, koszty pośrednie i zysk z kosztorysu ofertowego. Wykonawca złożył kosztorys, w którym: na stronie tytułowej nie wskazał stawki Rg (wpisał 0,00 zł), w trzech pozycjach kosztorysu również brak jest stawki Rg (wpisano 0,00 zł), w pozostałych pozycjach wskazano jednolitą stawkę. Czy brak wskazania stawki Rg w trzech pozycjach i na stronie tytułowej kosztorysu skutkuje odrzuceniem oferty z uwagi na zapisy SWZ oraz wzoru umowy, czy też zamawiający może poprawić te braki jako inną omyłkę na podstawie art. 223 ust. 2 pkt 3 Pzp?

  • Autor: Renata Dzikowska
  • 15.09.2025
  • Dokumenty od wykonawców

Czy pełnomocnik zamawiającego musi wykazać postępowanie w planie zamówień?

Pytanie: Na podstawie art. 37 ustawy Pzp otrzymaliśmy pełnomocnictwo do oszacowania, przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia powyżej progów unijnych na rzecz innego zamawiającego. Płatności z tytułu zawartej umowy realizuje zamawiający. Czy w tej sytuacji pełnomocnik zamawiającego powinien wykazać zamówienie w swoim planie zamówień publicznych?

  • Autor: Karol Jaworski
  • 10.09.2025
  • Ogłoszenia

Jak ocenić ofertę z niepełnym opisem doświadczenia kierownika budowy?

Pytanie: W postępowaniu na przebudowę sieci kanalizacji sanitarnej jako kryterium oceny ofert przyjęto doświadczenie kierownika budowy. W formularzu ofertowym wykonawcy byli zobowiązani wskazać inwestycje potwierdzające doświadczenie osoby przewidzianej do pełnienia tej funkcji, w tym m.in.: rodzaj inwestycji (budowa, przebudowa, rozbudowa), przedmiot (sieć kanalizacji sanitarnej) oraz jej wartość. Zamawiający zastrzegł, że brak jednoznacznych informacji w opisie inwestycji będzie skutkował przyznaniem 0 pkt w kryterium. Jeden z wykonawców, wypełniając formularz, w rubryce dotyczącej opisu inwestycji wpisał jedynie: „roboty montażowe sieci kanalizacji”. Nie podał, czy była to budowa, przebudowa czy rozbudowa, nie wskazał, że dotyczyła kanalizacji sanitarnej oraz wartości inwestycji. Jak w tej sytuacji powinien postąpić zamawiający? Czy należy uznać taki opis i przyznać punkty zgodnie z kryterium? A może przyznać 0 pkt, zgodnie z zapowiedzią w dokumentacji? Czy zamawiający może wezwać wykonawcę do wyjaśnień treści oferty (art. 223 ust. 1 Pzp) lub do podmiotów wskazanych w ofercie (art. 128 ust. 5 Pzp)?

  • Autor: Iwona Bujak
  • 08.09.2025
  • Kryteria oceny ofert

Czy dwie odrębne oferty tego samego wykonawcy w jednym zadaniu skutkują odrzuceniem?

Pytanie: Jestem po otwarciu przetargu na materiały elektryczne. Na jedno zadanie wykonawca złożył dwie odrębne oferty. Pierwsza oferta została złożona 29.08 na starym formularzu ofertowym, druga – w dniu otwarcia ofert 03.09 – już na poprawnym formularzu. Różnica w formularzach polegała jedynie na dodaniu dodatkowej kolumny z informacją o oferowanym produkcie. Pierwsza oferta na starym formularzu zawierała całkowicie inne ceny we wszystkich pozycjach. Druga, z wpisanym oferowanym produktem, była nawet tańsza. Dodatkowo oferty zostały podpisane przez dwie różne osoby, lecz zgodnie z zasadami reprezentacji. Czy w takiej sytuacji obie oferty podlegają odrzuceniu, skoro wykonawca może złożyć tylko jedną? Czy istnieją orzeczenia KIO odnoszące się do podobnych przypadków?

  • Autor: Agnieszka Gwóźdź-Kuzior
  • 05.09.2025
  • Dokumenty od wykonawców

Czy zamawiający może przypisać ofertę do innej części postępowania niż wskazuje formularz ofertowy?

Pytanie: Postępowanie zostało podzielone na dwie części: Część I – demontaż istniejącej instalacji zagęszczacza mechanicznego, wykonanie prac ogólnobudowlanych i instalacyjnych, a także zakup, dostawa, montaż oraz rozruch technologiczny nowej instalacji do zagęszczania osadów ściekowych powstających na terenie oczyszczalni ścieków; Część II – demontaż istniejącej instalacji prasy do odwadniania osadu, wykonanie prac ogólnobudowlanych i instalacyjnych, a także zakup, dostawa, montaż oraz rozruch technologiczny kompletnej instalacji do mechanicznego odwadniania osadów ściekowych powstających na terenie oczyszczalni ścieków. W dokumentacji przetargowej przygotowano dwa oddzielne formularze ofertowe dla każdej części zamówienia. W postępowaniu złożono dwie oferty – każdą przypisaną do innej części. W informacji z otwarcia ofert wskazano, że: wykonawca A (firma z Austrii) złożył ofertę na część I, podając tylko cenę netto, wykonawca B złożył ofertę na część II. Po otwarciu ofert wykonawca A poinformował zamawiającego, że zaszła „omyłka pisarska”, ponieważ jego zamiarem było złożenie oferty na część II. Wniósł o sprostowanie informacji z otwarcia ofert i przypisanie jego oferty do części II. Dołączona dokumentacja techniczna i rysunki dotyczyły faktycznie instalacji prasy (czyli części II), jednak formularz ofertowy został wypełniony i podpisany dla części I. Zamawiający zakwalifikował ofertę zgodnie z formularzem, który jednoznacznie wskazywał część I. Czy w tej sytuacji zamawiający może – na podstawie wyjaśnień wykonawcy – sprostować informację z otwarcia ofert i przypisać ofertę do części II zamówienia?

  • Autor: Marzena Kopacka-Biculewicz
  • 03.09.2025
  • Zamówienia udzielane w częściach

Czy rozbieżności między ogłoszeniem wstępnym a ogłoszeniem o zamówieniu uniemożliwiają skrócenie terminu?

Pytanie: Zamawiający zastanawia się nad skorzystaniem z możliwości skrócenia terminu składania ofert w postępowaniu na dostawy powyżej progów unijnych do 15 dni na podstawie art. 138 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp. Jaki może być zakres rozbieżności pomiędzy danymi we wstępnym ogłoszeniu informacyjnym a ogłoszeniu o zamówieniu? Czy zmiana np. ilości asortymentu lub wartości szacunkowej w ramach danej części w stosunku do danych zamieszczonych w ogłoszeniu wstępnym skutkuje brakiem możliwości skorzystania z 15 dniowego terminu na składanie ofert? Czy są to istotne różnice?

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 29.08.2025
  • Ogłoszenia

Czy umowa z partnerem zagranicznym w Erasmus+ to zamówienie publiczne? Wyjaśniamy!

Pytanie: Jestem pracownikiem szkoły publicznej, w której realizowane są projekty mobilności zagranicznej uczniów w ramach programu Erasmus+. Czy wybór zagranicznego partnera w ramach projektu Erasmus+ podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych? Czy w przypadku przekroczenia progu 130.000 zł netto konieczne jest przeprowadzenie postępowania przetargowego zgodnie z ustawą Pzp?

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 25.08.2025
  • Postępowanie na usługi, dostawy i roboty

Dystrybucja energii tylko od monopolisty – co zrobić, gdy wykonawca narzuca warunki niezgodne z Pzp?

Pytanie: Zamawiający zamierza udzielić zamówienia z wolnej ręki na usługę dystrybucji energii elektrycznej (wartość zamówienia powyżej progów unijnych). Pewien podmiot jest jedynym wykonawcą, który może zrealizować zamówienie i posiada monopol na rynku w tym zakresie. W związku z tym dyktuje zamawiającemu warunki. Wykonawca posiada jednolity wzór postanowień umowy, w których nie są uwzględnione wszystkie zapisy określone w ustawie Pzp (np. brak zapisów waloryzacyjnych). Jednocześnie, wykonawca, zgodnie ze swoją polityką oraz przepisami URE, nie wyrazi zgody na dokonywanie jakichkolwiek zmian w zakresie umowy, co powoduje, że zamawiający, aby umożliwić realizację usługi dystrybucyjnej, musi docelowo zawrzeć kontrakt, który nie spełnia ustawowych wytycznych. Jak w tej sytuacji powinien zachować się zamawiający, aby w jak najlepszy sposób zabezpieczyć swój interes i uchronić się przed ew. zarzutami organów kontroli? W opisanym stanie faktycznym zamawiający ma wybór zawarcia umowy na usługę dystrybucji energii elektrycznej z naruszeniem przepisów Pzp lub niezawarcia umowy i brak prądu w obiekcie, na co oczywiście nie może sobie pozwolić. Jeżeli chodzi o samą dostawę prądu, centralny zamawiający zapewnia ją w ramach zamówienia dla wszystkich jednostek podległych. Obowiązkiem jednostki podległej jest zapewnienie usługi dystrybucji. Moje pytanie dotyczy więc jedynie tej usługi (przy braku możliwości zamówienia i realizacji usługi kompleksowej).

  • Autor: Justyna Andała-Sępkowska
  • 22.08.2025
  • Postępowanie na usługi, dostawy i roboty

Czy można unieważnić wybór oferty i powtórzyć badanie ofert?

Pytanie: Postępowanie prowadzone było w trybie podstawowym, złożono 4 oferty, ale ceny wszystkich przekraczały kwotę przeznaczoną na realizację. W toku oceny zamawiający powziął wątpliwość, czy w OPZ uwzględniono wszystkie wymagania (skoncentrowano się na opisie efektów w perspektywie czasowej, nie wskazując konkretnej liczby wymaganych pozycji do dostawy). W efekcie odrzucono 3 oferty z uwagi na ich niezgodność z warunkami zamówienia (art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp) i zwiększono środki na realizację, wybierając najkorzystniejszą ofertę. Po publikacji informacji o wyborze jeden z wykonawców, którego oferta została odrzucona, zakwestionował podstawę odrzucenia, argumentując, że wymagania zamawiającego nie były dostatecznie klarowne. Wskazał także na potencjalne błędy w ofercie uznanej za najkorzystniejszą (komisja pierwotnie takich błędów nie stwierdziła). Zamawiający, mając na uwadze konieczność doprecyzowania swoich wymagań oraz potrzebę zapewnienia ekonomiki kosztów (np. zryczałtowanie zmiennych czynników zależnych od producenta produktów), rozważa powtórzenie postępowania. Czy dopuszczalne jest unieważnienie czynności wyboru najkorzystniejszej oferty, ponowne zbadanie ofert, a następnie unieważnienie postępowania z uwagi na przekroczenie kwoty przeznaczonej na realizację, czy też należy wezwać wykonawcę do wyjaśnień i, w zależności od wyników, unieważnić postępowanie z uwagi na brak ofert?

  • Autor: Agnieszka Gwóźdź-Kuzior
  • 20.08.2025
  • Stosowanie ustawy Pzp

Leasing jako dostawa ciągła – kiedy referencje uznaje się za aktualne zgodnie z przepisami?

Pytanie: Zamawiający wszczął postępowanie w trybie podstawowym na dostawę pojazdu ciężarowego z zabudową bramową na podstawie umowy leasingu operacyjnego (zakup pojazdu nastąpi po zakończeniu okresu leasingu). Określono następujący warunek udziału w postępowaniu: „Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunku dotyczącego zdolności zawodowej musi wykazać, że należycie wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej jedną dostawę fabrycznie nowego samochodu ciężarowego zrealizowaną na podstawie umowy leasingu, przy czym okres leasingu nie może być krótszy niż 12 miesięcy”. Wykonawca przedłożył wykaz dostaw, w treści którego oświadczył, iż zrealizował na rzecz firmy X dostawę fabrycznie nowego samochodu ciężarowego typu hakowiec w formie leasingu operacyjnego trwającego 36 miesięcy, wskazując jako datę przekazania przedmiotu leasingu 10.05.2022 r. (umowę leasingu zawarto 7.04.2022 r.). Wykonawca do wykazu dostaw dołączył referencje wystawione przez firmę X 8.05.2023 r. Czy należy uznać, że dostawa na podstawie umowy leasingu, gdzie okres leasingu zakończy się w maju 2025 roku, stanowi świadczenie nadal wykonywane ciągłe, a więc referencje powinny być wystawione nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert? Wykonawca stoi na stanowisku, że referencje wystawione w 2023 roku pozostają aktualne, ponieważ dostawa została już wykonana w maju 2022 roku, gdy nastąpiło przekazanie przedmiotu leasingu firmie X.

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 18.08.2025
  • Dokumenty od wykonawców

Błędny termin realizacji w ofercie a art. 223 ust. 2 pkt 3 Pzp – kiedy możliwa poprawa?

Pytanie: Pierwsze postępowanie na opracowanie planu ogólnego gminy zakończyło się unieważnieniem z powodu braku wystarczających środków na sfinansowanie zamówienia (wskazano tam termin realizacji – 14 miesięcy od dnia podpisania umowy). W drugim postępowaniu złożono jedną ofertę, która mieści się w kwocie przeznaczonej na zamówienie, gdzie wykonawca wskazał również 14 miesięcy od dnia podpisania umowy a zamawiający wymagał 13 miesięcy. Zapewne wykonawca skopiował 14 miesięcy z poprzedniego formularza ofertowego (termin nie był kryterium oceny ofert). W związku z tym – czy możemy poprawić omyłkę na 13 miesięcy jako tzw. inną omyłkę i rozstrzygnąć postępowanie?

  • Autor: Justyna Andała-Sępkowska
  • 15.08.2025
  • Omyłki

Czy można wezwać do uzupełnienia brakującego załącznika z kosztami? Odpowiedź zależy od jego kwalifikacji

Pytanie: Zamawiający w trybie podstawowym bez negocjacji wymagał złożenia m.in. formularza ofertowego, który składał się z dwóch części: 1)       formularz oferty, gdzie w treści jest odniesienie do załącznika o treści: „Zgodnie z załącznikiem 1A do oferty” i 2)       załącznik nr 1A do formularza ofertowego. Załącznik ten w swej treści zawiera rodzaje kosztu wskazane przez zamawiającego np.: koszty kierowców autobusów, koszty taboru, koszty handlowe itp. oraz kolumnę do wypełnienia przez wykonawcę konkretnymi wielkościami tych kosztów. Jeden z wykonawców nie złożył tego załącznika. Czy zamawiający powinien odrzucić jego ofertę na podstawie art. 226 ust.1 pkt 5 ustawy Pzp?

  • Autor: Katarzyna Jachowska
  • 11.08.2025
  • Dokumenty od wykonawców

Jeden rabat dla wszystkich rodzajów paliwa – czy zamawiający może wymagać jednolitej stawki w ofercie?

Pytanie: Zamawiający przeprowadza postępowanie na podstawie art 275 pkt 1 ustawy PZP na sukcesywną dostawę paliw: benzyny bezołowiowej Pb 95, Pb 98 i oleju napędowego ON dla pojazdów i maszyn przedsiębiorstwa. Przewidywane zapotrzebowanie na zakup paliwa: 1)       olej napędowy ON – 104 945 litrów, 2)       benzyna bezołowiowa Pb 95 – 1 698 litrów, 3)       benzyna bezołowiowa Pb 98 – 376 litry. Zamawiający nie przewidział podziału zamówienia na odrębne części. Kryteria oceny ofert to cena ofertowa brutto – 60 pkt oraz stały rabat. Stały rabat od ceny producenta paliwa – 40 pkt (R=A/B x 40 pkt) gdzie: A – wysokość stałego rabatu, udzielonego od ceny producenta paliwa w badanej ofercie, B – najwyższy udzielony stały rabat od ceny producenta paliwa spośród badanych ofert. Jeżeli wykonawca zaoferuję marżę, w kryterium „stały rabat” od ceny producenta paliwa otrzymuje 0 pkt. Czy zamawiający w SWZ i formularzu ofertowym może zawrzeć zapisy: „Wykonawca musi zaoferować taką samą wartość stałego rabatu/marży dla każdego rodzaju paliwa (PB95, PB98, ON). Jeżeli wykonawca zaoferuje w kryterium stały rabat od ceny producenta paliwa różne wartości stałego rabatu dla każdego rodzaju paliwa, otrzymuje 0 pkt”?  

  • Autor: Agata Smerd
  • 08.08.2025
  • Kryteria oceny ofert

Czy sygnał o przyszłej potrzebie innych działów wpływa na tryb udzielenia zamówienia?

Pytanie: Zamawiający ma wniosek o zakup bezterminowych licencji oprogramowania na kilka stanowisk pracy w jednym z działów na 12 miesięcy. Wartość planowanych zakupów nie przekracza 130.000 zł, więc rozpoczęto procedurę bez stosowania Pzp. Wniosek o zakup pojawił się w 2025 roku. Nie wiadomo, czy uda się podpisać umowę jeszcze w tym roku, a zakup może zostać sfinalizowany w roku 2026. Zamawiający jest na etapie uzgadniania zapisów w umowie z potencjalnym wykonawcą – dostawcą licencji i nie doszło jeszcze do podpisania umowy. W międzyczasie pojawił się sygnał od pracownika innego działu, że w najbliższym czasie również będą potrzebować nowych stanowisk. Zakup jakiegokolwiek dodatkowego stanowiska zwiększy wartość zamówienia do ponad 130.000 zł. Nie wpłynął jednak jeszcze oficjalny wniosek o zakup tych stanowisk, nie sprecyzowano, ile miałoby ich być, osoba merytoryczna stwierdziła, że jeszcze może chwilę wstrzymać się z zakupem. Pewne jest, że jakieś stanowiska będą w najbliższych miesiącach dokupywane, nie ma jednak sprecyzowanej ze strony osób merytorycznych potrzeby w szczególności w zakresie liczby stanowisk. Jak zamawiający powinien podejść do szacowania wartości zamówienia, czy należy szacować wyłącznie zamówienia, co do których ma już konkretny wniosek i liczbę?

  • Autor: Anna Żochowska
  • 06.08.2025
  • Szacowanie wartości zamówienia

Zamów dostęp do pełnej wersji portalu!

Zyskaj pewność i bezpieczeństwo prowadząc postępowanie o zamówienie publiczne. Dołącz do specjalistów korzystających z PortaluZP!

Zamów dostęp

Nagrody i wyróżnienia

               

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.