W tym dziale znajdziesz porady prawne udzielone przez ekspertów w konkretnych sytuacjach, z jakimi spotkali się inni uczestnicy postępowań o zamówienia publiczne. Wszystkie odpowiedzi zostały udzielone przez doświadczonych prawników i specjalistów ds. Prawa zamówień publicznych.

Terminy obowiązywania umowy w sprawie zamówienia – zobacz, jak je interpretować

Pytanie: Zamawiający zawarł umowę na sukcesywną dostawę odczynników chemicznych na 24 miesiące. Termin jej realizacji określił od dnia zawarcia umowy przez 24 miesiące lub do wyczerpania kwoty wynagrodzenia umownego. Czy po wygaśnięciu terminu umowa będzie nadal ważna? Nie wyczerpano kwoty a w umowie brak adnotacji „w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej”?

  • Autor: Karol Jaworski
  • 21.02.2020
  • Realizacja umowy

Procedura wyboru oferty, gdy pierwszy w rankingu wykonawca nie składa dokumentów na wezwanie

Pytanie: Przetarg dotyczy robót budowlanych powyżej progu unijnego. Zamawiający wybrał wykonawcę (wpłynęły dwie oferty) 14 sierpnia 2019 r. Ten z własnej inicjatywy przedłużył termin związania ofertą i ważność złożonego wadium o kolejne 60 dni, argumentując fakt problemem z uzyskaniem zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Zamawiający na podstawie art 26 ust. 2f ustawy Pzp wezwał go do ponownego złożenia tych dokumentów w postępowaniu, które straciły ważność. Chodziło o: zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego, zaświadczenie ZUS, informację z banku potwierdzającą posiadanie środków finansowych lub zdolności kredytowej.  Wykonawca przedłożył zaświadczenie z ZUS i informację z banku, nie wniósł natomiast zaświadczenia od naczelnika urzędu skarbowego. W związku z tym zamawiający wykluczył go z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp w związku z art. 24 ust. 12 ustawy Pzp. Obecnie biegnie 10-dniowy termin na złożenia odwołania do KIO przez wykluczonego wykonawcę. Czy zamawiający może skorzystać z art. 94 ust. 3 i art. 46 ust. 3 ustawy Pzp w celu wyboru drugiego wykonawcy w postępowaniu, czy też należy unieważnić przetarg, gdy nie zostanie złożone odwołanie przez wykluczonego wykonawcę?

  • Autor: Anna Kaźmierczak
  • 20.02.2020
  • Dokumenty od wykonawców

Elektroniczne zaświadczenie z ZUS – zasady sporządzania i przedkładania w przetargach

Pytanie: W przetargu powyżej progów unijnych wezwaliśmy wykonawcę do złożenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia. W toku oceny dokumentów komisja przetargowa powzięła wątpliwości co do zaświadczenia z ZUS wydanego w wersji elektronicznej. Dokument jest w formacie pdf i umożliwia edycję jego treści, opatrzony jest tylko kwalifikowanym podpisem pełnomocnika wykonawcy i brak na nim podpisu pracownika ZUS. Mając na uwadze: rozporządzenie w sprawie dokumentów, zgodnie z którym zaświadczenie z ZUS powinno być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem oraz rozporządzenie w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych, mamy wątpliwości, czy dokument można uznać za oryginał lub kopię poświadczoną za zgodność przez wykonawcę. Czy stosownie do art. 50 ust. 4a−4c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenie zdrowotne wykonawca mógł bez tworzenia cyfrowego odtworzenia w postaci skanu lub zdjęcia wydruku z elektronicznej wersji zaświadczenia wykonać kopię/wydruk z oryginalnego dokumentu i opatrzyć go własnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Naszym zdaniem wykonawca powinien przekazać oryginalny dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracownika ZUS. Czy należy przyjąć, że wydruk dokumentu bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego upoważnionego pracownia ZUS, ale potwierdzony za zgodność z oryginałem przez wykonawcę umożliwiający weryfikację zgodną z art. 4b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest prawidłowy?

  • Autor: Andrzela Gawrońska-Baran
  • 20.02.2020
  • Dokumenty od wykonawców

Czy oferta podlegająca odrzuceniu powinna być wyjaśniana w zakresie rażąco niskiej ceny?

Pytanie: Po wstępnej weryfikacji ofert w przetargu zamawiający stwierdził, że ta z najniższą ceną jednostkową podlega odrzuceniu, gdyż jest niezgodna z siwz. W opisie przedmiotu zamówienia istnieje wymóg, by ośrodek przeznaczony na realizację przedmiotu zamówienia znajdował się w województwie zachodniopomorskim, a wykonawca wskazał obiekt położony w województwie pomorskim. Zamawiający, dokonując analizy wysokości cen w złożonych ofertach, stwierdził, że oferta kwalifikuje się do wezwania do złożenia wyjaśnień z art. 90 ust. 1 w związku z art. 90 ust. 1a ustawy Pzp. Czy zamawiający powinien faktycznie wezwać do wyjaśnienia kalkulacji cenowej wykonawcę, którego oferta podlega odrzuceniu za niezgodność z siwz?

  • Autor: Andrzela Gawrońska-Baran
  • 19.02.2020
  • Rażąco niska cena

Błędne przepisanie ceny z opisu oferowanej usługi do formularza ofertowego to omyłka pisarska

Pytanie: Zamawiający prowadzi przetarg nieograniczony na usługę „Zielona szkoła − 15-dniowy (14 osobodni) śródroczny turnus dla uczniów klas III szkół podstawowych” przy zastosowaniu rozliczenia na podstawie ceny jednostkowej za osobodzień brutto. W terminie składania ofert wpłynęło 8 ofert. Jeden z wykonawców w formularzu ofertowym określił cenę jednostkową osobodnia brutto na kwotę 1.630 zł. W załączonym do oferty „Opisie oferowanej usługi” (dokument niewymagany przez zamawiającego) kwota 1.630 zł jest określona jako cena brutto od osoby za cały pobyt – 15 dni/14 noclegów. Czy zamawiający może poprawić złożoną ofertę na podstawie art. 87 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp? Czy ewentualna korekta nie nosiłaby znamion istotnych zmian w treści oferty? Zarówno cena, jak i ranking złożonych ofert po ewentualnej poprawie ulegnie zmianie: 1)      z ostatniego 8 miejsca oferta wejdzie na miejsce 2, 2)      cena oferty zostanie zmieniona o 92% (z ceny 1.630 zł na 116,42 zł).

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 18.02.2020
  • Omyłki

Zobacz, jak zaplanować i wprowadzić ewentualną zmianę zakresu świadczenia wykonawcy

Pytanie: W umowie na zimowe utrzymanie dróg ustaliliśmy jednostkowe rozliczanie się z wykonawcą za realizację usługi np.: Cena jednostkowa brutto za 1 godzinę odśnieżania – 142 zł. Cena jednostkowa brutto za 1 km posypywania dróg – 99 zł. Szacowana maksymalna wartość umowy wynikająca z oferty wynosi 41.100 zł brutto. Czy można wprowadzić w umowie zapis: „Zwiększenie wysokości szacowanej maksymalnej wartości zamówienia, o której mowa w ust. 3, wymaga zawarcia aneksu do umowy, jeżeli zaistnieje taka potrzeba, tj. w przypadku występowania warunków pogodowych, które uzasadniają wprowadzenie zmian szacowanego maksymalnego wynagrodzenia, z uwagi na zwiększenie przewidywanej ilości usług, w przypadku zwiększenia środków na realizację zadania w budżecie oraz w innych uzasadnionych okolicznościach”? Czy jednak zakładając szacunkową maksymalną wartość umowy, po jej przekroczeniu umowa zostaje rozwiązana?

  • Autor: Andrzej Łukaszewicz
  • 18.02.2020
  • Zmiana umowy

Czy proces zatrudnienia promotora lub recenzenta podlega ustawie Pzp?

Pytanie: Czy wynagrodzenia dla osób pełniących funkcje recenzenta bądź promotora w postępowaniach o nadanie stopnia naukowego są zamówieniem publicznym w świetle przepisów ustawy Pzp? Czy znajdą tutaj zastosowanie art. 184 ustawy z 20 lipca 2018 r. − Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. poz. 1668), art. 179 ust. 1 ustawy z 3 lipca 2018 r. − Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz rozporządzenia ministra nauki i szkolnictwa wyższego z 25 września 2018 r. w sprawie wysokości minimalnego miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego dla profesora w uczelni publicznej? Czy decydująca przy klasyfikacji ww. wynagrodzenia jako zamówienia publicznego będzie forma zatrudnienia danej osoby (umowa o pracę, umowa cywilnoprawna)?

  • Autor: Andrzela Gawrońska-Baran
  • 17.02.2020
  • Stosowanie ustawy Pzp

Czy zakup paliwa i płynów eksploatacyjnych do pojazdów należy połączyć w jedno zamówienie?

Pytanie: Przygotowujemy przetarg na bezgotówkowy zakup paliwa przy użyciu kart paliwowych. Czy w postępowaniu powinniśmy ująć także płyny eksploatacyjne typu płyn do spryskiwaczy, olej itp.? Zakup paliwa oraz pozostałego asortymentu na stacjach paliw następuje po cenie według cen zakupu na dany dzień. Uważamy, że korzystniejszym wyjściem byłoby wyłączenie z przetargu płynów eksploatacyjnych i nabycie ich zgodnie z art. 4 pkt 8 w związku z art. 6a ustawy Pzp przy zastosowaniu np. zapytania ofertowego lub analizy cen rynkowych. Analiza rynkowa pozwoli nam na zakup płynów eksploatacyjnych po najkorzystniejszych cenach (być może na stacjach paliw). Naszym zdaniem takie działanie będzie ekonomicznie racjonalne.

  • Autor: Anna Kaźmierczak
  • 17.02.2020
  • Szacowanie wartości zamówienia

Zamawiający musi określić gwarantowaną ilość zamówienia, jaką zrealizuje

Pytanie: Załóżmy, że przedmiot zamówienia rozliczamy na podstawie cen jednostkowych np. tona, kilometr, godzina − nie znając dokładnie wielkości całego zamówienia a szacując i określając w ofercie przewidywaną (zakładaną) ilość szacunkową. Wymagamy, by wykonawca wycenił cenę jednostkową a następnie mnożymy ją przez zakładaną przez nas ilość. Taką kwotę chcemy później wpisać do umowy, ale rozliczać się przy tym jednostkowo według faktycznych ilości. Wobec tego nie przewidując prawa opcji (gdyż nie znamy gwarantowanej ilości minimalnej i maksymalnej a jedynie zakładamy szacunek ilościowy określony wcześniej w formularzu ofertowym), podpisujemy umowę do wartości zabezpieczonych środków w budżecie, po przekroczeniu której umowa ulega rozwiązaniu. Czy możemy ewentualnie zastrzec w umowie, że ilości mogą ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu np. ze względu na faktyczne potrzeby i zabezpieczenie środków w budżecie? Czy umowa musi zwierać łączną cenę zobowiązania czy też może opierać się na cenie jednostkowej? Podsumowując − zamawiający nie przewiduje prawa opcji, czy też umowy ramowej, nie zna dokładnie ilości, której będzie potrzebować w trakcie realizacji zamówienia, przewiduje ją tylko w ofercie zgodnie ze swoim szacunkiem określonym z należytą starannością. Co należy w tej sytuacji wpisać w umowie i jakie trzeba przewidzieć zmiany, aby nie naruszyć zasady uczciwej konkurencji i ewentualnie dyscypliny finansów publicznych?

  • Autor: Justyna Andała-Sępkowska
  • 14.02.2020
  • Realizacja umowy

Cena jako jedyne kryterium oceny w przetargu na udzielenie i obsługę kredytu − tak czy nie?

Pytanie: Zamierzamy ogłosić przetarg nieograniczony na udzielenie i obsługę kredytu długoterminowego. Jako jedyne kryterium oceny ofert chcemy ustanowić cenę. Czy w tym przypadku trzeba stosować art. 91 ust. 2a ustawy Pzp? Koszty cyklu życia nie występują chyba w tym przypadku.

  • Autor: Krzysztof Hodt
  • 14.02.2020
  • Kryteria oceny ofert

Praktyczne wskazówki, co robić, gdy wykonawca schodzi z placu budowy

Pytanie: Co należy zrobić, gdy wybrany w przetargu wykonawca rezygnuje z realizacji prac budowlanych przed ich zakończeniem?

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 13.02.2020
  • Realizacja umowy

Wymóg dostawy wyłącznie oryginalnych tonerów do drukarek może naruszać zasadę uczciwej konkurencji

Pytanie: Jako zamawiający sektorowy (spółka komunalna ze 100% udziałem gminy, produkcja i dystrybucja ciepła) udzielamy zamówień do wartości progów unijnych na podstawie wewnętrznego regulaminu. Dokument ten wskazuje m.in.: „Zamawiający nie może opisywać przedmiotu zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję”. Czy wobec tego, jest możliwe, aby kupując tusze i tonery, wymagać, by część z nich stanowiła oryginały? Dotychczasowe doświadczenia pokazują, że korzystanie z zamienników negatywnie wpływa na urządzenia i skraca okres ich użytkowania.

  • Autor: Krzysztof Hodt
  • 13.02.2020
  • Opis przedmiotu zamówienia

Czy wolno zmienić przedmiot umowy, nie modyfikując wynagrodzenia?

Pytanie: Aktualnie wykonawca jest realizuje budowę nowego budynku biblioteki zgodnie z projektem budowlanym. W międzyczasie zleciliśmy opracowanie projektu wizualizacji wnętrz, ale nie został jeszcze ogłoszony przetarg na realizację projektu wyposażenia wnętrz. Projekt zakłada oprócz umeblowania, zakup systemu bibliotecznego tj. bramki, wrzutnie do książek, neon − które to będą kupione później (inny przetarg i inny budżet), ale już teraz trzeba doprowadzić do nich instalację elektryczną, która nie była przewidziana w projekcie budowlanym. Ponadto projekt wizualizacji wnętrz wprowadza zmiany do aktualnie realizowanego projektu budowlanego. Wynikają one z aranżacji wnętrz i w związku z tym potrzebne są zamiany niektórych elementów z tańszych na droższe lub odwrotnie oraz rezygnacja z niektórych elementów bądź ich wprowadzenie. Przykładowo w projekcie budowlanym w łazienkach przewidziane są umywalki montowane pojedynczo. W projekcie wizualizacji wnętrz wprowadzono umywalki montowane z blatem. Liczba umywalek nie została zmieniona. Dodatkowy blat wymaga osadzenia na konstrukcji stalowej, okładziny, itp. Ogółem zmiany te powodują dodatkowy koszt ok. 73 tys. zł. Czy można dokonywać takich zmian do projektu budowlanego, którego realizacja była przedmiotem zamówienia określonego w siwz i na podstawie którego zawarto umowę z wykonawcą, przy założeniu, że per saldo zostanie utrzymana wartość zamówienia, a co za tym idzie wynagrodzenie wykonawcy? W jaki sposób zlecić aktualnemu wykonawcy realizację dodatkowych prac wynikających z projektu wizualizacji wnętrz i zapłacić za nie? Czy wolno to zrobić w trybie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, przy założeniu, że ich wartość nie przewyższa 30.000 euro a na resztę prac z projektu wizualizacji wnętrz rozpisać przetarg nieograniczony w trybie ustawy Pzp? Umowa z wykonawcą nie przewiduje realizacji zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. Wykonawca ma wynagrodzenie ryczałtowe, które nie może ulec zmianie.

  • Autor: Andrzej Łukaszewicz
  • 12.02.2020
  • Zmiana umowy

Nie zdążyłeś rozstrzygnąć przetargu? Sprawdź, jak zachować ciągłość świadczonej usługi

Pytanie: Zamawiający w styczniu 2016 roku zawarł umowę na wykonanie usługi utrzymania czystości w szpitalu specjalistycznym (ok. 500 łóżek) na okres 48 miesięcy. W siwz zawarto zapis o możliwości udzielenia zamówień uzupełniających. Mimo, że występuje możliwość zlecenia takiego zamówienia na podstawie przepisów intertemporalnych bez konieczności udzielania zamówienia z wolnej ręki, a na zasadzie aneksu do umowy − nie jest to w tym przypadku możliwe, ponieważ upłynęło już 48 miesięcy od udzielenia zamówienia podstawowego. Umowa kończy się 31 grudnia 2019 r. Odpowiedzialny za organizację przetargu dział zamówień publicznych otrzymał wszystkie niezbędne dane z poszczególnych komórek organizacyjnych z dość dużym opóźnieniem. W związku z tym ogłoszenie zostało przekazane do Dz.Urz. UE 15 listopada 2019 r. a otwarcie ofert wyznaczono na 23 grudnia 2019 r. Oczywiście nie będzie już możliwe zawarcie umowy w wymaganym terminie tj. 1 stycznia 2020 r. W jaki sposób zamawiający może przedłużyć obecnie trwający kontrakt na okres 1 do 2 miesięcy, aby zachować ciągłość wykonania usługi i nie naruszyć przepisów ustawy Pzp?

  • Autor: Marta Mikulska-Nawacka
  • 12.02.2020
  • Zmiana umowy

Sprawdź, jak wyjaśniać niezgodność oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami zamawiającego

Pytanie: Prowadzimy przetarg nieograniczony na dostawę wyposażenia do pracowni dydaktycznych. Przedmiot zamówienia jest obszerny i różnorodny. Zawiera ok. 150 pozycji − poczynając od maszyn obrabiarek i komputerów, na małych śrubkach kończąc. Czy zamawiający, w celu sprawdzenia oferty wykonawcy, może poprzestać na jego oświadczeniu, że zaoferował sprzęt (wyposażenie) zgodne z dokumentacją? Czy należy żądać od wykonawcy kart zaoferowanych produktów na potwierdzenie spełnienia wymagań zawartych w opisie? Czy jeżeli zamawiający posiadając karty produktu, stwierdzi niezgodność ze swoim opisem, to poprzez wyjaśnienie treści złożonej oferty, wykonawca może zmienić daną pozycję wyposażenia na odpowiadającą opisowi? Przykładowo wykonawca zaoferował patelnię o średnicy 20 cm firmy Hendi za 150 zł, natomiast z opisu wynika, że średnica tej patelni powinna wynosić 30 cm. Czy wyjaśniając ofertę, wykonawca może zaproponować patelnię o średnicy 30 cm innej firmy i droższą? Czy musi to być w razie czego przedmiot tej samej firmy i w tej samej cenie tylko o odpowiedniej średnicy? Czy przez zmianę produktu zmieni się treść oferty?

  • Autor: Krzysztof Hodt
  • 11.02.2020
  • Opis przedmiotu zamówienia

Zamów dostęp do pełnej wersji portalu!

Zyskaj pewność i bezpieczeństwo prowadząc postępowanie o zamówienie publiczne. Dołącz do specjalistów korzystających z PortaluZP!

Zamów dostęp

Nagrody i wyróżnienia

               

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.