W tym dziale znajdziesz porady prawne udzielone przez ekspertów w konkretnych sytuacjach, z jakimi spotkali się inni uczestnicy postępowań o zamówienia publiczne. Wszystkie odpowiedzi zostały udzielone przez doświadczonych prawników i specjalistów ds. Prawa zamówień publicznych.

Jak oszacować zamówienia na usługi psychologiczne, gdy trudno przewidzieć dokładne zapotrzebowanie?

Pytanie: Realizujemy projekt unijny skierowany do osób z niepełnosprawnościami (dzieci, oraz ich rodziców i opiekunów). Na początku przeanalizowaliśmy szczegółowo budżet oraz przeprowadziliśmy analizę pod kątem tożsamości czasowej, podmiotowej i przedmiotowej zamówień. Jednak po kilku miesiącach realizacji projektu pojawiły się wątpliwości, czy prawidłowo podzieliliśmy zamówienia, tj. usługi psychologiczne. W projekcie mamy psychologa, który w jednym zadaniu wykonuje diagnozę potrzeb i potencjału uczestników, w kolejnych dwóch zadaniach świadczy wsparcie i poradnictwo psychologiczne. Usługi (którym przypisaliśmy ten sam kod CPV) połączyliśmy w jedno zamówienie − jego wartość nie przekroczyła 50.000 zł netto (nie obowiązywała nas zasada konkurencyjności, a jedynie rozeznanie rynku). W projekcie mamy również tzw. spotkania tematyczne (średnio 4h w miesiącu) skierowane do rodziców. Polegają one na szkoleniu, informowaniu, warsztatach tematycznych − zajęciach prowadzonych przez różnych specjalistów „dobieranych” do potrzeb beneficjentów (może to być szkolenie pierwszej pomocy, warsztaty radzenia sobie ze stresem, efektywnej komunikacji albo problematyki sytuacji prawnej osoby z niepełnosprawnością intelektualną). Liczba godzin tych zajęć jest także dostosowywana do potrzeb uczestników − trudno z wyprzedzeniem wskazać, ile łącznie godzin z danego zakresu będzie potrzebnych. W ciągu realizacji projektu okazało się, że mamy zapotrzebowanie na warsztaty, których tematyka mieści się w kompetencjach psychologa (komunikacja interpersonalna). Zapotrzebowanie na ten rodzaj zajęć spowoduje, że wartość wszystkich usług psychologicznych przekroczy 50.000 zł. Nie wiemy, czy usługi psychologa prowadzącego spotkania tematyczne powinniśmy łączyć z pozostałymi usługami psychologicznymi (i zlecić je w ramach zasady konkurencyjności), czy nie? A co z innymi specjalistami realizującymi tę formę (np. seksuologiem, lekarzem, prawnikiem)? Może jednak w tej sytuacji nie jest spełnione kryterium tożsamości czasowej, ponieważ nie mieliśmy na początku i nie mamy w dłuższej perspektywie czasowej wiedzy, jakiego rodzaju specjalista będzie potrzebny (nie można oszacować wartości zamówienia, ani podać rodzaju/czasu/wymiaru, w jakim będzie realizowana usługa)? Z kolei, gdybyśmy mieli udzielać zamówień etapami (w częściach), to biorąc pod uwagę usługi psychologa, można by to zrobić, ale inni specjaliści prowadzący spotkania tematyczne nie będą już według nas spełniali kryterium tożsamości podmiotowej (są to osoby o innych kompetencjach). Reprezentuję stowarzyszenie − nie obowiązuje nas ustawa Pzp, ale wytyczne unijne, które nakładają obowiązek stosowania tego samego rozumowania przy podziale zamówień, jak dla podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp.

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 11.02.2020
  • Szacowanie wartości zamówienia

Jak zmienić umowę w razie wystąpienia dodatkowych robót?

Pytanie: Wartość realizowanej przez gminę umowy podpisanej w 2018 roku na budowę kanalizacji sanitarnej to 5.750.000 zł. Obowiązuje w niej wynagrodzenie kosztorysowe. W trakcie realizacji robót pojawiła się konieczność wykonania dodatkowych elementów sieci w tym także dodatkowych przyłączy do nowo powstałych w trakcie realizacji inwestycji budynków mieszkalnych. Wartość tych dodatkowych robót to około 400.000 zł. Zamawiający nie przewidział ich w siwz. Czy mogą być one aktualnie zlecone na podstawie aneksu do umowy zawartego na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp jako zmiany o wartości do 15% wartości robót budowlanych? Ich kwota nie przekracza 10% wartości realizowanej umowy.

  • Autor: Anna Kaźmierczak
  • 10.02.2020
  • Zmiana umowy

Zastosuj właściwą podstawę prawną do udzielenia zamówienia z dziedziny kultury

Pytanie: Moje pytanie dotyczy relacji między art. 4d ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, a art. 138o ustawy Pzp − zamówieniem na usługi społeczne wskazane w załączniku XIV do dyrektywy 2014/24/UE. Który przepis należy zastosować w przypadku organizowania wydarzeń kulturalnych (np. koncertu bądź wystawy)? Jak zakwalifikować usługi towarzyszące udzieleniu zamówienia na występ artystyczny, takie jak obsługa sceniczna, catering, ochrona, druk banerów, plakatów, biletów? Czy wszystkie wymienione usługi i dostawy należy traktować jako jedno zamówienie i korzystać z art. 4d ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp? A może usługa główna, np. kontrakt artysty powinien podlegać wyłączeniu na podstawie art. 4d ustawy Pzp, a pozostałe usługi należy traktować jako elementy „administracyjne” i udzielać zamówienia na nie zgodnie z art. 138o ustawy Pzp? W przypadku drugiej możliwości treścią załącznika XIV do dyrektywy klasycznej objęte są tylko usługi − więc co z dostawami?

  • Autor: Krzysztof Hodt
  • 10.02.2020
  • Postępowanie na usługi, dostawy i roboty

Wykonawca nie ma obowiązku zgadzać się na zmianę umowy, nawet jeśli przewidują ją jej postanowienia

Pytanie: Na podstawie art. 144 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp chciałem wydłużyć termin obowiązywania umowy na zagospodarowanie odpadów. Wykonawca nie zgadza się na to, z uwagi na wzrost kosztów przyjęcia i zagospodarowania odpadów. Natomiast zgodnie z zapisami siwz: „[OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY] 14.1 Wykonawca, uwzględniając warunki realizacji przedmiotu zamówienia, określone w niniejszej siwz, powinien ująć w cenie koszty odbioru i zagospodarowania odpadów komunalnych, uwzględniając przy tym m.in.: charakterystykę terenu gminy, ilość odbieranych odpadów komunalnych w 2017 roku, możliwość wzrostu ilości odbieranych odpadów komunalnych w okresie realizacji usługi, możliwość wzrostu ilości obsługiwanych nieruchomości w okresie realizacji usługi, częstotliwość i sposób odbierania odpadów komunalnych, konieczność osiągnięcia poziomu recyklingu i poziomu ograniczenia masy odpadów, zgodnych z obowiązującymi przepisami, inne koszty mające wpływ na realizację usługi. 14.2 Wykonawca powinien w cenie ująć wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej i rzetelnej realizacji przedmiotu zamówienia, o którym mowa w rozdziale III SIWZ oraz ewentualne ryzyko ekonomiczne wynikające z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 14.3 Wykonawca jest zobowiązany do wypełnienia formularza oferty, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do SIWZ, podając w nim cenę (kwotę netto plus podatek VAT) za odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych. Cena podana w formularzu oferty będzie stanowiła wynagrodzenie ryczałtowe wykonawcy”. Czy wykonawca może odmówić przedłużenia umowy w tym przypadku o jeden miesiąc ze względu na wzrost kosztów? Przecież zgodnie z pkt 14.2 siwz powinien wziąć pod uwagę zmiany i uwzględnić wszystkie koszty?

  • Autor: Agnieszka Gwóźdź-Kuzior
  • 07.02.2020
  • Zmiana umowy

Warunki zatrzymania wadium wykonawcy, który podał nieprawdziwe informacje

Pytanie: Prowadzimy postępowanie na zamówienie o wartości poniżej 140.000 euro w procedurze odwróconej. Najlepszy wykonawca został wykluczony z postępowania w trybie art. 24 ust. 1 pkt 17 ustawy Pzp, ponieważ nie potwierdził, że wskazane przez niego w wykazie usług dwie z trzech usług są informacją prawdziwą w części dotyczącej rezerwacji przy zakupie i dostawie biletów kolejowych na trasach krajowych i międzynarodowych. Czy zamawiający może zatrzymać wadium tego wykonawcy?

  • Autor: Andrzela Gawrońska-Baran
  • 07.02.2020
  • Dokumenty od wykonawców

Zasady uzupełniania JEDZ i innych oświadczeń w procedurze odwróconej

Pytanie: Prowadzimy przetarg nieograniczony z procedurą odwróconą. Niektórzy wykonawcy nie załączyli do ofert oświadczeń o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia. Jeden natomiast powołuje się na zasoby podmiotu trzeciego − jednak nie załączył do oferty zobowiązania. Czy w procedurze odwróconej konieczne jest wzywanie wszystkich wykonawców, którzy nie złożyli tych oświadczeń do ich uzupełnienia na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp?

  • Autor: Karol Jaworski
  • 06.02.2020
  • Procedura z wolnej ręki i inne tryby udzielania zamówień

Mechanizm podzielonej płatności w postępowaniach wszczętych przed 1 listopada 2019 r. i trwających po tym dniu

Pytanie: Postępowanie wszczęto przed 1 listopada 2019 r. Termin składania ofert był wyznaczony na 13 listopada 2019 r. W siwz znajdowało się oświadczenie o treści: „Oświadczamy, że wybór mojej/naszej oferty nie będzie/będzie* prowadził do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego** zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, w zakresie: (poniżej należy wskazać nazwę/rodzaj towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do powstania takiego obowiązku podatkowego − wskazać nazwę, która znajdzie się później na fakturze. Należy wskazać wartość tego towaru lub usług bez kwoty podatku) ........................... o wartości ……………...….. zł netto ....................... o wartości ……………...….. zł netto * niepotrzebne skreślić **. Powstanie obowiązku podatkowego u zamawiającego wynika z okoliczności: wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu usług lub towarów, mechanizmu odwróconego obciążenia VAT”. Wykonawca w ofercie z 13 listopada 2019 r. zaznaczył opcję „nie będzie”, ale dopisał, że w jednym zadaniu nastąpi rozliczenie w tzw. podzielonym mechanizmie płatności. W tym zadaniu wskazał stawkę VAT 23%, dopisując: „23/mechanizm podzielonej płatności”. Co powinniśmy zrobić? Czy uznać ofertę za ważną i niczego nie wyjaśniać?

  • Autor: Andrzela Gawrońska-Baran
  • 06.02.2020
  • Dokumenty od wykonawców

Jakie zasady zastosować do zmiany umowy na usługi społeczne?

Pytanie: Czy zamawiający może na podstawie aneksu zwiększyć kwotę umowy na usługi społeczne a dokładnie usługi pocztowe? Zamawiający oszacował liczbę przesyłek na podstawie poprzedniego roku, lecz kwota z umowy została wyczerpana a okres jej trwania jest do 31 grudnia 2019 r. Co w takiej sytuacji powinien zrobić zamawiający?

  • Autor: Karol Jaworski
  • 05.02.2020
  • Zmiana umowy

Czy brak sekcji V w JEDZ należy uzupełnić?

Pytanie: W postępowaniu o udzielenie zamówienia wymagaliśmy od wykonawców złożenia JEDZ. Wykonawca skorzystał z ESPD (https://espd.uzp.gov.pl/). W przesłanym do nas pliku brakuje jednej z sekcji − V. Zdajemy sobie sprawę, że wykonawca nie ma możliwości ingerencji w pobrany przez siebie plik pdf – jak to zatem możliwe, że jedna z sekcji się nie wyświetliła? Czy jest to jakiś problem techniczny z narzędziem ESPD, czy wykonawca mógł w trakcie uzupełniania w jakiś sposób ukryć tę część? Czy JEDZ przesłany do nas bez tej części jest niekompletny i podlega uzupełnieniu?

  • Autor: Krzysztof Hodt
  • 05.02.2020
  • Dokumenty od wykonawców

Zasady zlecania zamówień do 5.000 zł – jakie reguły wolno ustanowić?

Pytanie: Zamawiający chciałby odformalizować procedury udzielania zamówień publicznych do 30.000 euro. Czy za wystarczające można uznać dokonywanie wydatków do 5.000 zł bez składania jakiegokolwiek wniosku o wszczęcie postępowania o zamówienia publiczne i bez wyliczenia wartości szacunkowej zakupu? Czynność byłaby odnotowana jedynie w aplikacji dostępnej w programie wewnętrznym (rejestr), bez akceptacji głównego księgowego, działu zamówień publicznych oraz dyrekcji. Odpowiedzialność w tym zakresie byłaby powierzona kierownikowi działu komórki merytorycznej (kierownik byłby ustanowiony dysponentem środków finansowych do określonej kwoty np. 20 tys. zł w ramach danej grupy zakupów). Czy takie założenia można uznać za racjonalne? Jak argumentować w razie kontroli zamówień publicznych do 30.000 euro, biorąc pod uwagę np. informacje o wynikach kontroli NIK „Informacji o wynikach kontroli” oraz szacowania zamówień publicznych a także zasadę racjonalnego i efektywnego wydatkowania środków publicznych w kontekście art. 44 ustawy o finansach publicznych?

  • Autor: Krzysztof Hodt
  • 04.02.2020
  • Stosowanie ustawy Pzp

Wykonawca, który w ofercie sam potwierdza warunek, nie może potem powoływać się na cudze zasoby

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę paliwa w procedurze krajowej. Wykonawca z najkorzystniejszą ofertą przedstawił wstępne oświadczenie o samodzielnym spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (m.in. posiadanie stacji benzynowych). Jednak już w odpowiedzi na wezwanie z art. 26 ust. 2 ustawy Pzp złożył m.in. wykaz stacji, wpisując jako podstawę dysponowania „umowa z podmiotem zewnętrznym”. Zamawiający wezwał wykonawcę do uzupełnienia dokumentów z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp i złożenia wykazu potwierdzającego samodzielne spełnianie warunków udziału w postępowaniu (posiadanie stacji). W odpowiedzi wykonawca oświadczył, że dysponuje stacjami na podstawie umowy z innym podmiotem. Załączył oświadczenie podmiotu do oddania do dyspozycji stacji i ten sam co poprzednio wykaz stacji. Czy zamawiający jest zobowiązany zatrzymać mu wadium na podstawie art. 46 ust. 4a. ustawy Pzp i w świetle  uchwały Sądu Najwyższego o sygn. akt III CZP 27/17?

  • Autor: Justyna Andała-Sępkowska
  • 04.02.2020
  • Dokumenty od wykonawców

Jakich dokumentów wymagać od podwykonawców w procedurach o różnych wartościach?

Pytanie: Czy w przetargu nieograniczonym w procedurze unijnej zamawiający może wymagać od podwykonawcy niebędącego podmiotem trzecim, tylko JEDZ, bez konieczności przedkładania dokumentów i oświadczeń określonych rozporządzeniem w sprawie dokumentów? W przypadku podmiotów trzecich będących podwykonawcami zamawiający wymaga JEDZ oraz dokumentów na potwierdzenie spełnienia warunków i braku podstaw wykluczenia? Zamówienie jest współfinansowane ze środków UE.

  • Autor: Renata Dzikowska
  • 03.02.2020
  • Dokumenty od wykonawców

Aby zmiana umowy była skuteczna, musi przybrać formę pisemną

Pytanie: Od kwietnia realizujemy projekt edukacyjno-promocyjny na zlecenie jednego z ministerstw. Jego akceptacja i płatności podzielone są na etapy, które kończą się spisaniem protokołu odbioru i wystawieniem FV na jej podstawie. Ze względu na oszustwo jednego z podwykonawców (zgłoszone do prokuratury) i wynikające z niego przesunięcie w terminach wystąpiliśmy pisemnie do zleceniodawcy o przedłużenie 1. etapu realizacji zamówienia o dwa tygodnie (miał się kończyć 30 września). Nie wpływało to w żaden sposób na realizację kolejnych etapów, które zostały skończone o czasie (kolejno 30 października i 30 listopada) ani całego projektu. Nasza prośba o przedłużenie wynikała z chęci uniknięcia kar wpisanych w umowie. Osoba wskazana w umowie do reprezentowania zleceniodawcy wyraziła mailowo zgodę na wydłużenie etapu, o którym mowa. Został on zakończony w przesuniętym terminie, spisano protokół odbioru bez wad. Podpisały go obie strony i na jego podstawie wystawiliśmy FV, która została przyjęta. Po około 3 tygodniach otrzymaliśmy płatność, pomniejszoną o dwa tygodnie kary umownej wraz z „korektą” protokołu − nowym dokumentem, w którym widniała informacja o dwutygodniowym opóźnieniu w wykonaniu prac (nie było słowa o tym, że wcześniej otrzymaliśmy zgodę na wydłużenie etapu). Na „nowym” protokole widnieje informacja, że poprzedni protokół uznaje się za nieważny. W umowie z ministerstwem nie ma postanowienia o możliwości wystawiania korekt protokołów, czy anulowania tych już raz podpisanych. Jak to wygląda w świetle prawa?

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 03.02.2020
  • Zmiana umowy

Czy pełnomocnictwo do przedłużenia terminu związania ofertą może mieć formę elektroniczną?

Pytanie: Prowadzimy krajowy przetarg nieograniczony. Na podstawie art. 85 ust. 2 ustawy Pzp zwróciliśmy się do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą o 30 dni. Oto treść naszego pisma: „Na podstawie art. 85 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający zwraca się o przedłużenie terminu związania ofertą o 30 dni, tj. do 5 stycznia 2020 r. Informację o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą lub o jej braku, podpisaną przez osoby upoważnione do reprezentacji wykonawcy należy przesłać przy użyciu poczty elektronicznej na adres e-mail: ………….. lub złożyć w formie pisemnej w siedzibie zamawiającego w terminie do 6 grudnia 2019 r. Jednocześnie zamawiający informuje, iż zgodnie z art. 85 ust. 4 ustawy Pzp, przedłużenie terminu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą. Zamawiający prosi o potwierdzenie otrzymania niniejszego wniosku. Potwierdzenie należy przesłać na adres e-mail: …………..”. Jeden z wykonawców przysłał w e-mailu zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą wraz z terminem ważności wadium. Osoba, która podpisała oświadczenie, załączyła do oświadczenia pełnomocnictwo podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Czy zamawiający może je uznać za prawidłowe? Czy w postępowaniu, w którym oferty złożono w formie papierowej, pełnomocnictwo powinno również zostać złożone na papierze? 

  • Autor: Marta Mikulska-Nawacka
  • 31.01.2020
  • Dokumenty od wykonawców

Czy wolno zobowiązać wykonawcę w umowie do uzyskania pozwolenia na użytkowanie?

Pytanie: Czy jako zamawiający mogę (i ewentualnie jak) przenieść w umowie na roboty budowlane obowiązek uzyskania pozwolenia na użytkowanie na wykonawcę?

  • Autor: Agnieszka Gwóźdź-Kuzior
  • 31.01.2020
  • SWZ

Zamów dostęp do pełnej wersji portalu!

Zyskaj pewność i bezpieczeństwo prowadząc postępowanie o zamówienie publiczne. Dołącz do specjalistów korzystających z PortaluZP!

Zamów dostęp

Nagrody i wyróżnienia

               

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.