Zamawiający wzywa do udzielenia wyjaśnień – czy wykonawca musi odpowiedzieć?

Wystosowanie wezwania w trybie art. 224 ust. 1 i 2 ustawy Pzp oznacza dla wykonawcy obowiązek wykazania, że zaproponowana przez niego cena lub proponowany koszt (względnie ich istotne części składowe) nie ma charakteru rażąco niskiego. Na wykonawcy spoczywa obowiązek udzielenia szczegółowych i wyczerpujących wyjaśnień wraz z odpowiednimi dowodami na ich poparcie. Na podstawie złożonych wyjaśnień zamawiający dokonuje oceny czy wyjaśnienia uzasadniają oferowaną cenę jak również to czy cena oferty jest rażąco niska, czy też nie. Co za tym idzie, wyjaśnienia powinny być na tyle konkretne, aby rozwiać wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów.
W orzecznictwie wielokrotnie podkreślano,  że wyjaśnienia wykonawcy nie mogą stanowić jedynie formalnej odpowiedzi na wezwanie zamawiającego. Muszą być one na tyle konkretne i szczegółowe, aby na ich podstawie zamawiający (a na etapie postępowania odwoławczego Krajowa Izba Odwoławcza) był w stanie dowiedzieć się, jakie okoliczności właściwe wzywanemu do wyjaśnień wykonawcy spowodowały obniżenie ceny jego oferty. Dodatkowo, ustawodawca wymaga, aby wskazane w wyjaśnieniach informacje były poparte dowodami.

Jeżeli zamawiający wzywa wykonawcę do udzielenia wyjaśnień, w tym złożenia dowodów dotyczących wyliczenia ceny oferty, to jego obowiązkiem, jako profesjonalisty biorącego udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jest zadośćuczynienie temu wezwaniu. Składanie wyjaśnień ogólnych, niepopartych dowodami powoduje, że wykonawca ponosi negatywne skutki niewykazania zasadności swoich twierdzeń.
Wykonawca składając wyjaśnienia musi udowodnić nie tylko to, że cena jego oferty nie 
jest rażąco niska, ale również obowiązany jest uzasadnić podaną w ofercie cenę. 

Zgodnie z art. 224 ust. 6 ustawy Pzp nie tylko nieudzielenie wyjaśnień w wyznaczonym terminie skutkuje koniecznością odrzucenia oferty, ale także złożenie takich wyjaśnień, które nie uzasadniają podanej w ofercie ceny. Co istotne, ustawodawca nie przewidział możliwości zaniechania odrzucenia oferty wykonawcy w sytuacji, gdy co prawda wyjaśnienia są ogólne i nie zostały poparte dowodami, ale podejrzenia dotyczące rażąco niskiej ceny nie były uzasadnione. Powyższe ma istotne znaczenie w kontekście oceny wyjaśnień udzielanych przez wykonawców. Nierzadko bowiem zdarzają się sytuacje odrzucenia oferty, która nie zawierała najniższej ceny, jak również nie posiadała przymiotu "rażąco niskiej", ale niestety wykonawca nie dołożył należytej staranności przy składaniu wyjaśnień.

Sygnatura

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 22 grudnia 2025 r. sygn. akt  KIO 4917/25