Uzupełnienie pełnomocnictwa tylko w tej samej formie

Regulacja art. 63 ust. 1 ustawy Pzp przewiduje formę elektroniczną pod rygorem nieważności, co oznacza, że uzupełnienie (potwierdzenie czynności) winno być dokonane w tej samej formie tj. formie elektronicznej.
Forma elektroniczna, jest definiowana w art. 78[1] § 1 K.c. następująco:
Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W odniesieniu do formy oraz treści pełnomocnictwa zamawiający w SWZ wskazał, że wykonawca zobowiązany jest złożyć zamawiającemu ofertę zawierającą:

pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie dla pełnomocnika ustanowionego przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, jeżeli ofertę składają Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, sporządzone pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (tj. w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w formie określonej w pkt 9.15-9.17 SWZ.

W ocenie Izby, w rozpoznawanej sprawie nie doszło do potwierdzenia udzielenia pełnomocnictwa, gdyż - po pierwsze - takie potwierdzenie nie wynikało wprost z treści pełnomocnictwa przedłożonego w konsekwencji wezwania przez zamawiającego, a - po drugie - w świetle zaprezentowanych wyżej regulacji, takie potwierdzenie nie mogło mieć charakteru dorozumianego. 

Skład orzekający podkreślił, że w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej przyjmuje się, że prawidłowym będzie nie tylko pełnomocnictwo z datą adekwatną dla daty dokonania czynności, ale także z datą późniejszą, o ile potwierdza istnienie umocowania do dokonania danej czynności na dzień jej dokonania tj. z jego treści wynika, że pełnomocnik był umocowany do dokonania czynności.

Sygnatura

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 10 lutego 2026 r. sygn. akt  KIO 5720/25