Uzupełnianie dokumentów według zasad ustawy Pzp

Na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Również złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert.

Użyte w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp sformułowanie „nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1” oznacza, że zamawiający jest obowiązany wezwać na podstawie art. 26 ust. 3 zarówno wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp (fizyczny brak oświadczeń lub dokumentów w ofercie), jak również wykonawców, którzy złożyli oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, ale nie spełniają określonych przez zamawiającego warunków udziału w postępowaniu lub oferowane przez nich dostawy, usługi lub roboty budowlane nie spełniają wymagań wskazanych przez zamawiającego - w ogłoszeniu o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert. Wezwanie wykonawców w trybie art. 26 ust. 3 jest ustawowym obowiązkiem zamawiającego. Zamawiający może zrezygnować z wezwania wykonawców do uzupełnienia dokumentów tylko w sytuacji, gdy mimo złożenia oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp, oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne będzie unieważnienie postępowania.

Wezwanie do złożenia oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, jest traktowane jako czynność jednokrotna i ponowne wzywanie wykonawcy do uzupełnienia tego samego dokumentu, w trybie art. 26 ust. 3 nie jest więc dopuszczalne (por. KIO/UZP 27/09, KIO/UZP 1530/08, KIO/UZP 1385/08 i KIO/UZP 1398/08, KIO/UZP 1042/08, KIO/UZP 950/08, KIO/UZP 949/08, KIO/UZP 934/08, KIO/UZP 933/08, KIO/UZP 926/08). Nie ma natomiast przeszkód prawnych, aby wykonawca był wezwany ponownie do uzupełnienia w nowo wyznaczonym terminie innego dokumentu niż określonego we wcześniejszym wezwaniu (KIO/UZP 1530/08). Przepisu art. 26 ust. 3 ustawy Pzp nie narusza również wezwanie do uzupełnienia dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 dotyczących innego członka konsorcjum niż ten, którego dotyczyło wcześniejsze wezwanie, nawet jeżeli wezwany jest on do uzupełnienia tego samego rodzaju oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 (por. KIO/UZP 33/09).

Wykonawców, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu zamawiający wyklucza z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Konsekwencją nie złożenia wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub nie złożenia pełnomocnictw, albo złożenia wymaganych przez zamawiającego oświadczeń i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierających błędy lub złożenia wadliwych pełnomocnictw będzie również zatrzymanie wadium (por. art. 46 ust 4a ustawy Pzp). Jeżeli z dokumentacji zgromadzonej w trakcie postępowania wynika, iż uzupełnienie dokumentów dotarło w wymaganym terminie jedynie w formie faksu oraz/lub skanu, ale dokumenty nie zostały dostarczone w formie pisemnej do dnia przypadającego na koniec dwudniowego terminu, to zamawiający jest zmuszony wykluczyć wykonawcę.

Zasady składania dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp zostały określone w § 6 rozporządzenia (…) w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (…). Dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zgodnie z  § 6 tegoż rozporządzenia, dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Oznacza to, iż dokumenty podmiotowe uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego muszą mieć formę pisemną. Odpowiedź wykonawcy na wezwanie zamawiającego została przesłana faksem, a więc w formie innej niż wymagana przez rozporządzenie. Formą pisemną jest bowiem, zgodnie z art. 78 § 1 KC w zw. z art. 14 ustawy Pzp, złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym oświadczenie woli.

Nie sposób zatem przypisać atrybutu formy pisemnej oświadczeniu przesłanemu faksem. Faks nie jest oryginałem, ani kopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem, nie stanowi także formy pisemnej (por. uzasadnienie wyroku KIO z 9 lutego 2011 r., sygn. akt KIO/UZP 210/11). Fakt późniejszego przesłania oryginału pisma pozostaje bez znaczenia, skoro został on doręczony zamawiającemu po terminie wskazanym w wezwaniu.  Powyższe stanowisko wsparte jest orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej. KIO w wyroku z 7 czerwca 2010 r. (sygn. akt KIO/UZP 1017/10) stwierdziła jednoznacznie, iż nawet gdy zamawiający dopuści w siwz faks jako jedną z form porozumiewania się z wykonawcami w toku postępowania, to nie wyłącza to zastosowania § 7 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów. Izba stwierdziła, iż „nie można wyprowadzić wniosku, że dopuszczalne jest przesłanie wymaganego dokumentu w wyznaczonym terminie za pośrednictwem faksu (…), a następnie przedłożenie w określonej rozporządzeniem formie po upływie terminu”. Co więcej, zdaniem KIO wskazane w powołanym wyżej przepisie formy dokumentów (oryginał lub kopia poświadczona przez wykonawcę za zgodność z oryginałem) obowiązują zarówno w stosunku do dokumentów i oświadczeń składanych pierwotnie wraz z ofertą, jak i tych, które są uzupełniane w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp.

Na podstawie obowiązujących przepisów dla dochowania terminu na dostarczenie dokumentów wskazanych w wezwaniu, wykonawca powinien złożyć wymagane dokumenty w siedzibie zamawiającego do upływu terminu określonego w wezwaniu. Potwierdza to np. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) z 7 czerwca 2010 r. sygn. akt: KIO/UZP 1017/10. W sprawie objętej przedmiotem odwołania Izba uznała, że wykaz przedkładany w odpowiedzi na wezwanie należało złożyć w formie oryginału bądź poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii zgodnie z rozporządzeniem oraz specyfikacją. Zasada ta obowiązuje bez względu na stadium postępowania o udzielenie zamówienia. W innym orzeczeniu KIO stwierdza, że “za kopię dokumentu potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcę nie można uznać wydruku faksowego. Aby kopia dokumentu była potwierdzona za zgodność z oryginałem, musi na niej widnieć własnoręczny, oryginalny podpis wykonawcy. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykonawca potwierdził za zgodność z oryginałem wydruk faksowy, o ile wcześniej się zapoznał z oryginałem dokumentu - wówczas wydruk z faksu powinien być opatrzony oryginalnym podpisem. Dopuszczenie przez zamawiającego do kontaktów formy innej, niż pisemna nie deroguje naczelnej zasady, że dokumenty składane wraz z ofertą muszą mieć formę pisemną. Mogłaby być uznana za dopuszczalną sytuacja, gdyby wykonawca przekazał zamawiającemu dokumenty faksem w terminie i niezwłocznie potwierdził pisemnie. Wówczas z wysłaniem dokumentu faksem w terminie wiązałoby się swoiste domniemanie dochowania terminu doręczenia - które mogłoby zostać obalone w wypadku, kiedy zamawiający nie otrzyma pisemnego potwierdzenia dokumentów w rozsądnym terminie, usprawiedliwionym czasem niezbędnym na przesłanie oryginałów dokumentów na dużą odległość”.