Rozeznanie rynku a zapytanie ofertowe – jaka jest różnica?

Zamówienia o wartości poniżej 170 000 zł są zwolnione z obowiązku stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

W przypadku takich zakupów zamawiający stosują własne regulaminy lub wewnętrzne procedury. Sposób postępowania może się różnić w zależności od rodzaju zamówienia i przyjętych zasad organizacyjnych.

W praktyce bezpiecznym rozwiązaniem jest oparcie regulaminowego zapytania ofertowego na standardzie zasady konkurencyjności określonej w Wytycznych kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027. Jednocześnie zamawiający może dostosować kanały komunikacji z wykonawcami (np. środki komunikacji elektronicznej) do własnych potrzeb organizacyjnych.

Rozeznanie rynku to etap przygotowawczy postępowania zakupowego. Jego celem jest zebranie informacji potrzebnych do oszacowania wartości przedmiotu zamówienia oraz określenia jego parametrów.

W praktyce rozeznanie rynku pozwala ustalić m.in.:

• realne ceny rynkowe,
• standardy realizacji usług lub dostaw,
• potencjalne ryzyka związane z realizacją zamówienia,
• dostępność wykonawców na rynku.

Natomiast zapytanie ofertowe jest już czynnością zmierzającą do udzielenia zamówienia i wyboru wykonawcy zgodnie z przyjętymi zasadami.

Dlatego w regulaminach udzielania zamówień warto wyraźnie rozróżnić te dwa pojęcia:

• rozeznanie rynku – etap przygotowawczy służący oszacowaniu wartości zamówienia,
• zapytanie ofertowe – procedura prowadząca do wyboru wykonawcy w zamówieniach poniżej progów stosowania ustawy Pzp.

Nie istnieje jeden uniwersalny wzór zapytania ofertowego, który byłby odpowiedni dla wszystkich zamówień.Zakres i szczegółowość zapytania zależą przede wszystkim od przedmiotu zamówienia.

W praktyce warto jednak przyjąć minimalny, bezpieczny standard zapytania ofertowego, oparty na zasadzie konkurencyjności określonej w Wytycznych kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027.

Taki standard można wprowadzić w regulaminie jako domyślną procedurę prowadzenia postępowań, z możliwością proporcjonalnego uproszczenia wymagań w przypadku drobnych zakupów.

Aby zapewnić przejrzystość i porównywalność ofert, zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej następujące elementy.

Checklista zapytania ofertowego:

• opis przedmiotu zamówienia – na tyle jednoznaczny, aby oferty były porównywalne,
• warunki realizacji zamówienia – w szczególności termin, miejsce oraz sposób odbioru lub rozliczenia,
• sposób i termin składania ofert oraz zasady komunikacji z wykonawcami,
• kryteria oceny ofert wraz z wagami i metodą przyznawania punktów,
• warunki udziału w postępowaniu (jeżeli są wymagane) oraz sposób ich weryfikacji,
• minimalna treść oferty, czyli wymagania dokumentowe wobec wykonawców,
• zasady zadawania pytań i wyjaśnień oraz ewentualnej modyfikacji zapytania przed terminem składania ofert,
• mechanizmy przejrzystości postępowania, w tym zakaz konfliktu interesów, obowiązek dokumentowania czynności oraz sposób publikacji informacji o wyniku postępowania.

Kryteria oceny ofert to zasady, według których zamawiający porównuje i ocenia oferty złożone przez wykonawców.

Jeżeli zapytanie ofertowe ma prowadzić do wyboru wykonawcy, kryteria oceny ofert muszą być określone z góry. W przeciwnym razie decyzja o wyborze oferty może mieć charakter uznaniowy, co podważa przejrzystość postępowania.

Dlatego kryteria oceny oraz reguły wyboru oferty powinny być opisane w zapytaniu ofertowym w sposób umożliwiający porównywalność ofert i kontrolę prawidłowości decyzji.

Procedura zapytania ofertowego powinna być przejrzysta i możliwa do odtworzenia na podstawie dokumentacji postępowania. W praktyce najczęściej obejmuje następujące etapy:

1. Składanie ofert w określony i jednolity sposób przez wszystkich wykonawców.
2. Otwarcie lub odczyt ofert po upływie terminu ich składania.
3. Weryfikacja spełnienia warunków udziału oraz ewentualnych podstaw wykluczenia.
4. Ocena ofert według przyjętych kryteriów i ich wag.
5. Udokumentowanie punktacji przyznanej poszczególnym ofertom.
6. Wybór oferty najwyżej ocenionej zgodnie z zasadami określonymi w zapytaniu ofertowym.
7. Poinformowanie wykonawców o wyniku postępowania.

Zgodność z zasadą przejrzystości, konkurencyjności i równego traktowania zapewniają przede wszystkim:

• identyczne warunki dostępu do informacji dla wszystkich wykonawców (jednakowy kanał i termin),
• jednoznaczne kryteria i metoda oceny,
• zakaz negocjowania z wybranymi wykonawcami bez odpowiednich zapisów w zapytaniu,
• spójna komunikacja (pytania – odpowiedzi udostępniane wszystkim) oraz
• kompletny protokół z czynności.

1.       Czy rozeznanie rynku jest tym samym co zapytanie ofertowe?

Nie. Rozeznanie rynku jest etapem przygotowawczym, którego celem jest oszacowanie wartości zamówienia i poznanie sytuacji rynkowej. Zapytanie ofertowe jest natomiast procedurą wyboru wykonawcy, prowadzącą do zawarcia umowy.

2.       Kiedy przeprowadza się rozeznanie rynku?

Rozeznanie rynku przeprowadza się przed wszczęciem procedury wyboru wykonawcy, aby ustalić orientacyjną wartość zamówienia oraz dostępność wykonawców na rynku.

3.       Czy zapytanie ofertowe zawsze musi zawierać kryteria oceny ofert?

Tak. Jeżeli zapytanie ofertowe ma prowadzić do wyboru wykonawcy, kryteria oceny ofert powinny być określone z góry, aby zapewnić przejrzystość i porównywalność ofert.

4.       Czy rozeznanie rynku prowadzi do zawarcia umowy?

Nie. Rozeznanie rynku nie jest procedurą udzielenia zamówienia. Służy jedynie przygotowaniu postępowania. Do wyboru wykonawcy dochodzi dopiero w ramach zapytania ofertowego lub innej procedury zakupowej.

5.       Jakie są minimalne elementy zapytania ofertowego?

Zapytanie ofertowe powinno zawierać m.in.:

• opis przedmiotu zamówienia,
• warunki realizacji,
• sposób i termin składania ofert,
• kryteria oceny ofert,
• warunki udziału (jeżeli są wymagane),
• zasady komunikacji i publikacji wyniku postępowania.