Rejestr umów od 1 lipca 2026 r. – kluczowe zmiany dla zamawiających i nowe obowiązki w ramach Pzp
Nadchodzi przełom w transparentności procesów zakupowych. Zgodnie z nowymi przepisami, rejestr umów od 1 lipca 2026 r. obejmie wszystkie kontrakty stanowiące zamówienie publiczne w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, zawierane przez jednostki sektora finansów publicznych. Kierownicy jednostek będą zobowiązani do udostępniania w systemie teleinformatycznym szczegółowych danych o zawartych umowach – od ich wartości i przedmiotu, aż po źródła finansowania. Dla profesjonalistów rynku zamówień publicznych oznacza to konieczność wdrożenia nowych procedur raportowania, gdyż każda umowa zawarta w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej będzie musiała stać się jawna dla każdego obywatela bez konieczności składania wniosku o dostęp do informacji publicznej.
Od 1 lipca 2026 r. zamawiający będą funkcjonować w nowej rzeczywistości jawności kontraktów: informacje o umowach objętych obowiązkiem trafią do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, prowadzonego w systemie teleinformatycznym zapewnianym przez ministra finansów. Dane mają być dostępne publicznie – bez wniosku o informację publiczną – co wymusza wdrożenie jednolitych procedur ewidencji i raportowania umów we wszystkich komórkach zakupowych jednostki.
Proces legislacyjny dotyczący Centralnego Rejestru Umów opisywaliśmy m.in. tutaj:
Kogo i kiedy obejmą nowe obowiązki?
Z punktu widzenia harmonogramu wdrażania zmian, kluczowe są trzy daty:
- 1 stycznia 2026 r. – wejście w życie większości przepisów ustawy,
- 1 kwietnia 2026 r. – od tego dnia będzie można składać wnioski o założenie kont w systemie teleinformatycznym,
- 1 lipca 2026 r. – oficjalna data, od której powstaje obowiązek udostępniania informacji o nowo zawartych umowach w CRU.
|
Data |
Co się dzieje |
Co to oznacza w praktyce |
|
1 stycznia 2026 r. |
wejście w życie ustawy (z wyjątkami) |
czas na przygotowanie procedur, mapowanie procesów, podział ról |
|
1 kwietnia 2026 r. |
system teleinformatyczny ma być gotowy |
testy, zakładanie kont „na wniosek”, przygotowanie integracji/eksportów |
|
1 lipca 2026 r. |
start obowiązku publikacji |
obowiązek dotyczy umów zawartych od tej daty |
Za prowadzenie i aktualizację danych w rejestrze będzie odpowiadać bezpośrednio kierownik każdej jednostki sektora finansów publicznych. W przypadku umów zawieranych na rzecz organu władzy publicznej, obowiązek ten spoczywa na kierowniku jednostki obsługującej dany organ.
Zakres przedmiotowy: Co trafi do rejestru?
Zgodnie z ustawą w rejestrze muszą znaleźć się informacje o umowach, które spełniają łącznie dwa warunki:
1) stanowią zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2) zostały zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej formie szczególnej.
Kierownik jednostki będzie miał również prawo (choć nie obowiązek) publikowania informacji o umowach, które stanowią zamówienie, ale nie zostały zawarte w wyżej wymienionych formach. Wszystkie wpisy muszą być dokonywane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy lub jej zmiany.
Katalog danych udostępnianych w rejestrze umów
W CRU JSFP mają pojawić się co najmniej informacje o:
- numerze umowy,
- dacie zawarcia,
- okresie obowiązywania,
- oznaczeniu stron,
- przedmiocie umowy (konkretnie, nie „ogólnie”),
- wartości umowy,
- finansowaniu ze środków UE / EFTA / innych zagranicznych niepodlegających zwrotowi,
- statusie umowy i dacie zakończenia obowiązywania,
- podstawie prawnej nieudostępnienia informacji oraz organie/osobie dokonującej wyłączenia jawności,
- podstawie dokonania aktualizacji ujawnianych informacji.
Dane mają być przechowywane 5 lat liczonych od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać.
Wyłączenia i ograniczenia jawności – kiedy umowy nie trafią do rejestru?
Ustawodawca przewiduje katalog umów, dla których informacji w rejestrze się nie zamieszcza – w tym m.in.:
- umowy służb specjalnych i jednostek podległych ministrowi obrony narodowej,
- umowy związane z czynnościami operacyjno-rozpoznawczymi,
- umowy z zakresu prawa pracy,
- umowy, których ujawnienie mogłoby zagrozić bezpieczeństwu państwa (granicy, bezpieczeństwu paliwowemu, infrastrukturze krytycznej),
- umowy/konkursy z aspektami obronności i bezpieczeństwa w reżimie szczególnym,
- umowy dotyczące udzielania świadczeń zdrowotnych już publikowane przez NFZ,
- oraz przypadki, w których prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu na zasadach ustawy o dostępie do informacji publicznej.
Wartość umowy a obowiązek publikacji
Po zmianach przyjętych w 2025 roku rejestr ma funkcjonować w modelu bez progu kwotowego (w praktyce: odpada „bezpieczny limit”, a ryzykiem staje się skala i automatyzacja procesu). Wcześniejsza kwota 500 zł, potem planowana wartość 10.000 zł zostały z ustawy usunięte.
Kierownik JSFP będzie mieć obowiązek publikacji informacji o każdej umowie bez względu na jej wartość, jeśli tylko spełni dwie przesłanki omówione na wstępie (forma zawarcia i status zamówienia z Pzp).
Co istotne dla obywateli, dane udostępnione w rejestrze nie będą już wymagały składania wniosku o dostęp do informacji publicznej.
Checklista wdrożenia dla zamawiającego – co zrobić przed 1 lipca 2026 r.
- Zinwentaryzuj wszystkie „strumienie umów” w jednostce (zamówienia centralne, umowy jednostek podległych, zakupy rozproszone),
- Wprowadź jeden standard opisu przedmiotu umowy (żeby nie publikować „usługi” zamiast „usługi sprzątania…/nadzoru…”),
- Ustal właściciela procesu (kierownik jednostki) + role operacyjne (kto wpisuje, kto weryfikuje, kto akceptuje wyłączenia).
- Przygotuj „metryczkę umowy” (zestaw pól wymaganych do CRU) jako obowiązkowy załącznik do obiegu umów.
- Zbuduj raport/eksport danych z systemu finansowo-księgowego (aby usprawnić/zautomatyzować dokonywanie wpisów).
- Opracuj procedurę oceny ograniczeń jawności (RODO/tajemnice prawnie chronione/wyłączenia ustawowe dotyczące publikacji umów) i sposób dokumentowania podstawy wyłączenia.
- Przetestuj terminy: 30 dni na wpis/aktualizację (także umowy zmieniane aneksami!).
- Przygotuj krótką instrukcję dla komórek merytorycznych (co mają przekazać do osoby raportującej i w jakim terminie).
- Zrób pilotaż na wybranym wydziale już w I–II kwartale 2026 roku.
- Zabezpiecz zasoby kadrowe: przy braku progu kwotowego liczba wpisów może być „hurtowa”.
Dla praktyków zamówień publicznych wprowadzenie rejestru oznacza konieczność ścisłej ewidencji kontraktów. Minister Finansów doprecyzuje w drodze rozporządzenia m.in. szczegółowy sposób określania wartości umowy, zakres informacji o umowie a także zakres wniosków o dostęp do systemu.
