Polityka Zakupowa Państwa w praktyce zamawiających i wykonawców
W Monitorze Polskim opublikowano dokument Polityki Zakupowej Państwa tj. uchwałę nr 6 Rady Ministrów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie przyjęcia Polityki Zakupowej Państwa (M.P. poz. 125). Polityka Zakupowa Państwa to konkretne wskazówki i wytyczne dla zamawiających z administracji rządowej. Podpowiadają one, na co zwrócić szczególną uwagę w związku ze zlecaniem określonych kategorii zamówień publicznych. Przewiduje się, że polityka zakupowa przyniesie wymierne korzyści wykonawcom z sektora MŚP. Ma ona bowiem zwiększyć dostępność zamówień dla takich właśnie podmiotów. W artykule przeczytasz o głównych założeniach dokumentu.
Polityka Zakupowa Państwa (dalej: polityka zakupowa lub polityka) to uchwała, którą Rada Ministrów przyjmuje raz na 4 lata. Omawiany dokument jest pierwszą polityką zakupową i będzie obowiązywać w latach 2022–2025.
W jakim celu przygotowano politykę zakupową?
Głównym celem polityki jest zmiana spojrzenia na zamówienia publiczne. Mają one pełnić rolę instrumentu, który zwiększy poziom innowacyjności krajowej gospodarki. Powinny także realizować cele zrównoważonego rozwoju, tj. o charakterze społecznym, środowiskowym oraz zdrowotnym. Polityka zakupowa ma ukierunkować zakupy na usługi, dostawy oraz roboty budowlane o kluczowym znaczeniu z punktu widzenia interesów państwa.
Polityka zakupowa potwierdza założenia nowego Prawa zamówień publicznych z 11 września 2019 r.
Do kogo skierowana jest Polityka Zakupowa Państwa?
Dokument polityki zaadresowano do zamawiających, którzy wchodzą w skład administracji rządowej. Jednak jak wskazano w samej uchwale „określone korzyści wynikają z niej również dla pozostałych zamawiających. Należy podkreślić, że kwestie poruszone w ramach rozdziału II polityki, »Streszczenie diagnozy systemu zamówień publicznych« dotyczą wszystkich kategorii zamawiających.
Jednocześnie Polityka Zakupowa Państwa może stanowić przydatne i ważne źródło wiedzy oraz podstawę wypracowania optymalnych praktyk zakupowych również dla zamawiających spoza administracji rządowej. Pozwoli ona również wykonawcom przygotować się odpowiednio do udziału w rynku zamówień publicznych”.
Priorytety polityki zakupowej i narzędzia do ich realizacji
Dokument polityki zakupowej państwa został podzielony na trzy priorytety:
1) priorytet Profesjonalizacja (rozdział IV uchwały),
2) priorytet Rozwój potencjału MŚP (rozdział V uchwały) oraz
3) priorytet Zrównoważone i innowacyjne zamówienia publiczne (rozdział VI uchwały).
Priorytety to ogólnie określone cele i zamierzenia Polityki Zakupowej Państwa zaplanowane do realizacji na lata 2022–2025.
Priorytety będą realizowane w ramach:
- programów realizacji;
- instrumentów realizacji oraz
- narzędzi.
Instrumenty realizacji dedykowane są zamawiającym należącym do administracji rządowej. Opisują one sposób ich postępowania, aby mogli osiągnąć cele polityki zakupowej. Zawierają także zalecenia i zobowiązania dla zamawiających, które dotyczą kierunku ich działań w związku z udzielaniem zamówień. Wiążą się też ze stosowaniem konkretnych narzędzi i praktyk zakupowych.
W ramach samych narzędzi określono zalecany sposób posługiwania się narzędziami, które wskazuje ustawa Pzp, jak i narzędziami spoza ustawy Pzp, związanymi z ustaleniem warunków zamówienia. Polityka zakupowa zawiera zalecenia dla zamawiających co do stosowania wspomnianych narzędzi, jak i rekomendacje dla organów administracji rządowej dotyczące podejmowania działań podnoszących efektywność.
Priorytet Profesjonalizacja
Jak czytamy w uchwale: „Skuteczne wdrażanie zasady efektywności, która została wyrażona wprost w art. 17 ustawy Pzp, wymaga zadbania o odpowiedni poziom wiedzy zamawiającego dotyczący możliwości dokonania opisu przedmiotu zamówienia oraz struktury i funkcjonowania rynku właściwego dla danego przedmiotu zamówienia.
Jedynie silny merytorycznie i dobrze współpracujący ze sobą zespół ludzi będzie potrafił przygotować zamówienie na wymaganym poziomie. Pracownicy powinni mieć określoną ścieżkę rozwoju zawodowego, aby móc wiązać swoją przyszłość z sektorem publicznym.
Efektem niewystarczającej profesjonalizacji zamówień publicznych jest skłonność pracowników zamawiającego odpowiedzialnych za udzielanie zamówień do korzystania przede wszystkim z podstawowych i mniej złożonych instrumentów przewidzianych w ustawie Pzp”.
Polityka kładzie także nacisk na potrzebę wykorzystywania takich narzędzi, jak zamówienia wspólne czy zamówienia centralne.
Priorytet Rozwój potencjału MŚP
W uchwale wskazano, że odsetek ofert, jakie w 2020 roku złożył sektor MŚP, wyniósł odpowiednio:
- 65–66% dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne i
- 82% dla zamówień o wartości poniżej progów unijnych.
Ocenia się go w dalszym ciągu jako niewystarczający. Znaczna część MŚP nie jest w ogóle zainteresowana udziałem w rynku. Tymczasem, zamówienia publiczne z uwagi na swój charakter mogą stanowić impuls rozwojowy dla tej kategorii przedsiębiorców.
Polityka zakupowa rekomenduje zatem, aby zamawiający wykorzystywali takie narzędzia, jak:
Mają one w założeniu tak organizować proces zlecania zamówienia, aby przyciągnąć do niego większą liczbę drobnych przedsiębiorców.
Priorytet Zamówienia zrównoważone i innowacyjne
Autorzy polityki wskazują, że krajowy rynek zamówień publicznych cechuje niski poziom zrównoważonych oraz innowacyjnych zamówień. Stąd polityka zakupowa ma za zadanie upowszechnić wśród zamawiających, w szczególności wśród kadry zarządzającej, przekonanie, że oszczędność nie powinna być liczona tylko w odniesieniu do ceny oferty. Należy na nią patrzeć również przez pryzmat kosztów cyklu życia produktu lub robót budowlanych.
Narzędzia Polityki Zakupowej Państwa
Uchwała przewiduje wiele konkretnych rekomendacji i zaleceń dotyczących działań zamawiających. Przykładowo wskazuje na:
- profile zawodowe osób, które będą się zajmować zamówieniami publicznym w jednostce (str. 54 uchwały) – jak je określić i na co zwrócić uwagę; jak „przyciągnąć” pracownika do jednostki zamawiającego, jak sformułować jego ścieżkę kariery;
- pożądaną współpracę zamawiających w ramach udzielania zamówień (zamówienia wspólne i centralne), a także wspierania się w ramach dotychczasowych doświadczeń, wyspecjalizowanych instytucji i posiadanej wiedzy;
- konkretne działania, które usuną bariery w ubieganiu się o zamówienia przez MŚP np. w postaci zawierania umów ramowych, zapewnienia wystarczającej ilości czasu, aby wykonawca przygotował się do udziału w postępowaniu a także aby sporządził ofertę, która odpowiada wymogom zamawiającego, stawiania wymagań proporcjonalnych do przedmiotu zamówienia, skracania terminów płatności za realizację zamówienia itp.
Wśród narzędzi, jakie zamawiający może wykorzystać celem realizacji Polityki Zakupowej Państwa, uchwała wskazuje m.in.:
- opis przedmiotu zamówienia (np. z zastosowaniem norm, etykiet np. środowiskowych i społecznych, społecznej odpowiedzialności biznesu – CSR oraz ze zwróceniem uwagi na cyberbezpieczeństwo i zielone zamówienia publiczne,
- pozacenowe kryteria oceny ofert,
- zamówienia przedkomercyjne (PCP – pre-commercial procurement),
- umowę ramową, dynamiczny system zakupów,
- Building Information Modeling (BIM),
- analizę potrzeb zakupowych i wstępne konsultacje rynkowe.
Strategie zakupowe zamawiających
Polityka zakupowa zawiera także wytyczne dotyczące stworzenia strategii zakupowej zamawiającego (załącznik nr 6 do polityki). Dzieli zamówienia na określone kategorie, wskazując, do których zakupów należy w szczególności zastosować jej wytyczne.
Szczegóły związane z realizacją polityki omówimy na łamach Portalu ZP w marcu br. Znajdziesz tam zestawienie najważniejszych zagadnień i wskazówek, o jakich powinien pamiętać zamawiający, który zleca zamówienia publiczne w latach 2022–2025.
Opracowanie:
