Jak podpisać ofertę w postaci elektronicznej – wskazówki UZP
Urząd Zamówień Publicznych wydał opinię prawną, w której przypomina o zasadach opatrywania oferty podpisem elektronicznym. W zależności od wartości zamówienia podpis musi być kwalifikowany, osobisty bądź zaufany. Autor opinii wskazuje, że opatrzenie samego formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty za pośrednictwem miniPortalu bądź ePUAP nie jest równoznaczne z podpisaniem pliku oferty. Podpisanie formularza porównano do podpisania koperty z ofertą. Poniżej krótkie omówienie wskazówek wynikających z opinii prawnej pt. „Jak należy podpisać ofertę w postaci elektronicznej” opublikowanej na stronie www.uzp.gov.pl.
Zgodnie z art. 61 ust. 1 ustawy Pzp komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Obejmuje to składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymianę informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie.
Kiedy podpis kwalifikowany?
Zgodnie z art. 63 ustawy Pzp w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej. Taka oferta musi być zatem podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Kiedy podpis zaufany lub osobisty?
Z kolei w procedurze o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Dopuszczalna jest podpisana „paczka” dokumentów
Wykonawca może przekazać w postępowaniu:
- zaszyfrowany plik zawierający ofertę (jeżeli system komunikacji zakłada obowiązek szyfrowania) opatrzoną właściwym podpisem lub
- plik oferty wraz z plikiem podpisu (w przypadku podpisu zewnętrznego), przy czym opatrzenie oferty podpisem następuje przed zaszyfrowaniem oferty.
Wykonawca może także przekazać zamawiającemu ofertę w tzw. paczce dokumentów elektronicznych (tj. w skompresowanym archiwum dokumentów elektronicznych, które najczęściej zapisane jest w formacie ZIP lub RAR).
Opatrzenie właściwym podpisem oferty (lub paczki dokumentów) następuje przed czynnością jej zaszyfrowania. Stanowi o tym § 8 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. poz. 2452).
Zasady podpisu oferty w miniPortalu i ePUAP
Jeśli zamawiający prowadzi postępowanie za pośrednictwem miniPortal/ePUAP, wówczas wykonawca przekazuje ofertę za pomocą formularza przeznaczonego do złożenia, zmiany, wycofania oferty.
Autor opinii UZP wskazuje, że formularz ten udostępniany przez miniPortal bądź ePUAP może być przed wysłaniem podpisany przez użytkownika. Podpis następuje z wykorzystaniem właściwej funkcji systemu ePUAP tj. „PODPISZ I WYŚLIJ”.
Ważne
Podpis składany wyłącznie na formularzu do złożenia, zmiany, wycofania oferty nie odnosi właściwego skutku. Nie wywiera on skutku w odniesieniu do złożonej za jego pomocą oferty wykonawcy. Oferta bowiem, zgodnie z art. 63 ustawy Pzp, a nie formularz elektroniczny za pośrednictwem którego jest przekazywana, musi zostać opatrzona właściwym podpisem.
Opatrzenie właściwym podpisem jedynie formularza służącego do przekazania oferty, odpowiada odręcznemu podpisaniu koperty z ofertą (w przypadku wyboru poczty jako środka komunikacji).
Skutki niewłaściwego podpisania oferty
Oferta, która została złożona bez opatrzenia właściwym podpisem elektronicznym, podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp z uwagi na niezgodność z art. 63 ustawy Pzp.
Źródło: UZP
