E-doręczenia czy ePUAP – jak złożyć odwołanie do KIO?

W komunikacie z 29 stycznia 2026 r. Urząd Zamówień Publicznych poinformował o zasadach komunikacji elektronicznej z Krajową Izbą Odwoławczą po zakończeniu okresu przejściowego w ustawie o doręczeniach elektronicznych.

Zgodnie z tym stanowiskiem pisma w postępowaniu odwoławczym – w tym odwołania – można wnosić trzema kanałami:

• przez elektroniczną skrzynkę podawczą UZP na platformie ePUAP,
• na adres do doręczeń elektronicznych (e-doręczenia) UZP,
• w formie pisemnej, np. za pośrednictwem operatora pocztowego.

UZP wskazał przy tym, że wynika to z przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz rozporządzenia w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą (art. 508 ustawy).

Wykonawca, który śledzi komunikaty UZP, mógł uznać, że skoro system e-doręczeń jest oficjalnym kanałem komunikacji z administracją publiczną, to wysłanie odwołania w ten sposób będzie bezpieczne.

Tymczasem w praktyce orzeczniczej Krajowej Izby Odwoławczej pojawiły się postanowienia wskazujące na odmienną interpretację przepisów. W jednej ze spraw Izba uznała, że odwołanie wniesione na adres do doręczeń elektronicznych nie zostało złożone prawidłowo, ponieważ nie zostało przekazane zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu dotyczącym postępowania odwoławczego. W konsekwencji postępowanie odwoławcze zostało umorzone (postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej z 24 lutego 2026 r., sygn. akt KIO 458/26).

Izba oparła swoje stanowisko na wykładni przepisów regulujących postępowanie odwoławcze.

Zgodnie z art. 508 ustawy Pzp pisma w postaci elektronicznej wnosi się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w tym na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285).

Jednocześnie jednak szczegółowy sposób wnoszenia odwołań określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą (Dz.U. poz. 2453).

Z rozporządzenia wynika, że:

• pisma w postępowaniu odwoławczym w postaci elektronicznej wnoszone przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, przekazuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu lub na wskazany adres poczty elektronicznej, przy użyciu których obsługiwana jest korespondencja Izby,
• odwołanie i zgłoszenie wnoszone elektronicznie przekazuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu.

W ocenie Izby oznacza to, że w zakresie wnoszenia odwołań rozporządzenie stanowi przepis szczególny, który wskazuje konkretny kanał komunikacji (ePUAP). Dlatego odwołanie przesłane wyłącznie na adres do e-doręczeń może zostać uznane za wniesione w sposób niezgodny z przepisami.

Konsekwencje takiej interpretacji mogą być bardzo poważne. Odwołanie do KIO musi zostać wniesione w ściśle określonym terminie – w wielu przypadkach jest to zaledwie kilka dni od przekazania informacji o czynności zamawiającego.

Jeżeli wykonawca:

• złoży odwołanie przez niewłaściwy kanał komunikacji,
• a termin na jego wniesienie upłynie,

może się okazać, że odwołanie w ogóle nie zostało skutecznie wniesione.

W praktyce oznacza to utratę możliwości zakwestionowania czynności zamawiającego i skorzystania ze środków ochrony prawnej.

Dnia 13 marca 2026 r. wchodzą w życie przepisy dotyczące zdalnych rozpraw przed Krajową Izbą Odwoławczą. Tego samego dnia zmienia się także rozporządzenie w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez KIO.

Nowe brzmienie przepisów wskazuje, że:

„Pisma w postępowaniu odwoławczym wnoszone do Prezesa Izby lub Izby w postaci elektronicznej, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, przekazuje się na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 i 1841).

Pisma w postępowaniu odwoławczym, z wyjątkiem odwołania i przystąpienia do postępowania odwoławczego, wnoszone do Prezesa Krajowej Izby lub Izby w postaci elektronicznej, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, mogą być przekazywane również na adres poczty elektronicznej Izby udostępniony na stronie internetowej Urzędu”.

Oznacza to, że w nowych postępowaniach problem skuteczności e-doręczeń powinien zostać wyeliminowany.

Pojawia się jednak pytanie o sprawy wszczęte wcześniej – w szczególności o odwołania wniesione przed wejściem w życie nowych przepisów.

Przypomnijmy, że zgodnie z przepisami przejściowymi:

1. Jeżeli postępowanie odwoławcze zostało wszczęte przed 13 marca 2026 r.
   i w tej dacie nadal trwa – stosuje się przepisy dotychczasowe.
2. Gdy odwołanie wniesiono od 13 marca 2026 r., ale dotyczy ono postępowania o udzielenie zamówienia wszczętego jeszcze przed 13 marca 2026 r.
   (albo konkursu rozpoczętego przed tą datą) – wówczas również stosujemy
   dotychczasowe regulacje.
3. Co do zasady, do postępowań odwoławczych wszczynanych od 13 marca
   2026 r. – dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych od
   tej daty (albo konkursów rozpoczętych od tej daty) – stosuje się przepisy
   w brzmieniu nadanym nowelizacją.
4. Nowe brzmienie przepisów stosuje się także do odwołań wnoszonych po 13
   marca 2026 r. na zaniechanie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub zaniechanie zorganizowania konkursu, czyli wtedy, gdy
   przedmiotem sporu jest brak uruchomienia procedury

Do czasu ukształtowania się jednolitej praktyki najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla wykonawców jest wnoszenie odwołań przez elektroniczną skrzynkę podawczą UZP na platformie ePUAP oraz na adres do e-doręczeń.

Pozwala to uniknąć ryzyka uznania odwołania za nieskutecznie wniesione z przyczyn formalnych i umorzenia postępowania.

Źródło:

Komunikat UZP: „Komunikacja elektroniczna z Krajową Izbą Odwoławczą od 1 stycznia 2026 r.”,

Projekt rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów zmieniającego rozporządzenie w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą,

ustawa z 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego (Dz.U. poz. 769).