Czy umowę do 170.000 zł można podpisać podpisem zaufanym?
Przy zamówieniach o wartości poniżej 170.000 zł zamawiający nie stosuje ustawy Pzp, dlatego nie obowiązuje go ustawowy wymóg zawarcia umowy w formie pisemnej właściwy dla zamówień publicznych udzielanych w reżimie Pzp. W praktyce oznacza to, że umowa podprogowa nie musi być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dopuszczalny jest także podpis zaufany i podpis elektroniczny innego rodzaju, a w określonych sytuacjach nawet zawarcie umowy w formie dokumentowej (np. e-mailem). Kluczowe znaczenie mają jednak: regulamin zamawiającego , przepisy szczególne oraz zasady dokumentowania wydatków publicznych.
Umowa na zamówienie do 170.000 zł może być zawarta w dowolnej formie, chyba, że przepisy prawa wymagają dla niej formy szczególnej (notarialnej, pisemnej itd.). Generalna zasada, zgodnie z którą umowa o zamówienie musi zachować formę pisemną, dotyczy umów w sprawie zamówień publicznych udzielanych zgodnie z Prawem zamówień publicznych. Aby zachować pisemną formę czynności prawnej realizowanej elektronicznie, wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny.
Forma umowy do 170.000 zł nie wynika z Pzp
W zamówieniach podprogowych ustawa Pzp nie ma zastosowania, a sposób prowadzenia postępowania, w tym zawarcia umowy, określa sam zamawiający w regulaminie. Oznacza to, że nie obowiązuje ustawowy wymóg formy pisemnej przewidziany dla umów zawieranych w reżimie Pzp.
Warto zajrzeć do regulaminu oraz przepisów szczególnych
Umowę na zamówienie poniżej 170 tys. zł można zawrzeć w formie pisemnej, elektronicznej, dokumentowej (np. e-mail), a nawet ustnie (choć to rzadko praktykowane w sektorze publicznym). Ograniczenia mogą wynikać wyłącznie z przepisów szczególnych (np. forma aktu notarialnego), regulaminu zamawiającego czy zasad gospodarki finansowej (celowość, dokumentowanie wydatków).
Wytyczne UZP dotyczące wydatkowania środków do 170 tys. zł podkreślają bowiem konieczność zapewnienia transparentności i prawidłowości wydatkowania środków publicznych oraz odpowiedniego dokumentowania czynności.
Umowa Pzp – forma pisemna, kwalifikowane podpisy elektroniczne
W zamówieniach objętych Pzp wymagana jest forma pisemna umowy, a przy elektronicznym zawarciu umowy – kwalifikowany podpis elektroniczny. W zamówieniach podprogowych brak takiego wymogu ustawowego, zatem dopuszczalne są różne formy podpisu.
4 wskazówki dla zamawiającego i wykonawcy
Podsumowując:
- Umowa poniżej progu stosowania Pzp nie musi być zawarta w formie pisemnej.
- Nie ma obowiązku stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- Dopuszczalny jest podpis zaufany, a także inne formy podpisu elektronicznego.
- Kluczowe znaczenie ma regulamin zamawiającego i zasady dokumentowania wydatków publicznych.
Słowa kluczowe:
Próg 170.000 złPowiązane treści
