Obsługa księgowa i kadrowa wykonawcy w przetargu – ryzyka, obowiązki, dobre praktyki

Realizacja zamówienia publicznego wiąże się z innym poziomem kontroli niż standardowe kontrakty rynkowe. Zamawiający ma prawo weryfikować nie tylko wykonanie przedmiotu umowy, lecz także sposób rozliczania kosztów, zgodność faktur z harmonogramem, a w niektórych branżach – również strukturę wynagrodzeń pracowników.

W praktyce oznacza to konieczność:

• precyzyjnego przyporządkowania kosztów do danego kontraktu,
• bieżącego monitorowania rentowności realizowanego zamówienia,
• zachowania spójności pomiędzy dokumentacją księgową a zapisami umowy,
• uwzględniania waloryzacji wynagrodzenia, jeśli została przewidziana w kontrakcie.

Brak odpowiedniego przygotowania księgowego może skutkować problemami przy odbiorach, opóźnieniami w płatnościach lub zakwestionowaniem części rozliczeń przez zamawiającego.

Obszar kadr i płac w zamówieniach publicznych jest szczególnie wrażliwy, zwłaszcza w branżach takich jak budownictwo, usługi sprzątania, ochrona czy IT. Wykonawca musi liczyć się z obowiązkiem wykazania, że osoby realizujące zamówienie są zatrudnione zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentacji przetargowej.

Najczęstsze ryzyka kadrowe to:

• nieprawidłowa forma zatrudnienia (np. umowy cywilnoprawne zamiast umowy o pracę),
• brak ciągłości zatrudnienia pracowników przypisanych do kontraktu,
• błędy w ewidencji czasu pracy,
• nieprawidłowe naliczanie wynagrodzeń, dodatków i składek,
• brak gotowości do kontroli dokumentacji kadrowej przez zamawiającego lub instytucje zewnętrzne.

Każde z tych uchybień może prowadzić do nałożenia kar umownych lub zarzutu nienależytego wykonania umowy.

Coraz więcej firm startujących w przetargach publicznych decyduje się na uporządkowanie procesów księgowych i kadrowych jeszcze przed złożeniem oferty. To podejście znacząco ogranicza ryzyko problemów na dalszych etapach realizacji zamówienia.

Do sprawdzonych dobrych praktyk należą:

• analiza zapisów umowy pod kątem konsekwencji podatkowych i kadrowych,
• wydzielenie ewidencji kosztów dla poszczególnych kontraktów,
• bieżąca współpraca działu księgowości z osobami odpowiedzialnymi za realizację zamówienia,
• regularne audyty wewnętrzne dokumentacji kadrowej,
• korzystanie z doradztwa biura rachunkowego mającego doświadczenie w obsłudze wykonawców zamówień publicznych.

Takie podejście pozwala nie tylko uniknąć błędów, ale również lepiej planować koszty i zachować stabilność finansową w trakcie trwania kontraktu.

„W zamówieniach publicznych księgowość i kadry nie są jedynie zapleczem administracyjnym. To obszary, które realnie decydują o bezpieczeństwie wykonawcy. Najczęstsze problemy, z jakimi spotykamy się w praktyce, wynikają z niedopasowania dokumentacji księgowej i kadrowej do wymagań konkretnego kontraktu. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby obsługa była prowadzona przez biuro, które zna specyfikę przetargów i potrafi przewidywać ryzyka, zanim one się pojawią.” mówi Ekspert z KRSH - biura rachunkowego z Bytomia.

Obsługa księgowa i kadrowa wykonawcy w przetargu wymaga większej precyzji, odpowiedzialności i znajomości realiów zamówień publicznych niż standardowa działalność gospodarcza. Błędy w tym zakresie mogą być kosztowne, zarówno finansowo, jak i wizerunkowo. Dobrze zaplanowane procesy, wsparcie doświadczonych specjalistów oraz bieżąca kontrola dokumentacji pozwalają wykonawcom skupić się na realizacji zamówienia, zamiast na gaszeniu formalnych problemów.