Jak wykorzystać dane rynkowe do tworzenia bardziej realistycznych budżetów przetargowych?

W wielu organizacjach planowanie budżetu przetargowego opiera się na archiwalnych danych lub szacunkach działu zakupów. Takie podejście, choć często konieczne, niesie ze sobą spore ryzyko:

• zaniżenie wartości budżetu może skutkować brakiem ofert lub ich odrzuceniem na etapie oceny formalnej,
• zawyżony budżet prowadzi do nieefektywnego rozdysponowania środków i obniżenia wskaźników efektywności zakupowej,
• brak odniesienia do rzeczywistych warunków rynkowych utrudnia ocenę konkurencyjności ofert.

W kontekście dynamicznie zmieniającego się rynku – szczególnie w branżach o dużej konkurencyjności cenowej – niewłaściwe oszacowanie budżetu może zwiastować niepowodzenie całego postępowania przetargowego.

Przy tworzeniu realistycznych budżetów przetargowych warto bazować na następujących typach danych:

• aktualne ceny rynkowe – najlepiej z uwzględnieniem wielu źródeł (marketplace’y, sklepy internetowe, konkurencja),
• średnie ceny historyczne – pozwalające oszacować stabilność cen danej kategorii,
• dane o dostępności produktów i usług – wpływające na wycenę jednostkową i możliwość negocjacji,
• kontekst sezonowy lub promocyjny – pozwalający przewidzieć fluktuacje cenowe.

Źródłem takich danych mogą być zaawansowane platformy do monitoringu rynku, takie jak Dealavo, które pozwalają nie tylko obserwować bieżące zmiany cen, ale również analizować trendy i zmienność w danym okresie. Więcej informacji o możliwościach wykorzystania danych rynkowych w kontekście budżetowania i monitoringu konkurencji znajdziesz na stronie: https://dealavo.com/pl/

Załóżmy, że firma przygotowuje przetarg na dostawę sprzętu IT lub akcesoriów elektronicznych. Zamiast ustalać budżet na podstawie zeszłorocznych faktur lub katalogów dystrybutorów, może skorzystać z narzędzi takich jak Dealavo, które:

• pokazują średnie ceny rynkowe konkretnych SKU na rynku otwartym (w tym także w marketplace’ach),
• analizują dane z setek e-sklepów,
• wskazują rozpiętość cen – co pomaga w określeniu widełek budżetowych.

Dzięki temu, zamiast arbitralnie ustalonej stawki, organizator przetargu operuje twardymi danymi, które są zrozumiałe również dla oferentów i mogą poprawić transparentność całego procesu.

Choć przetargi publiczne rządzą się własnymi prawami, coraz więcej dużych organizacji B2B i B2C wdraża wewnętrzne procedury przetargowe, w których dane rynkowe są punktem wyjścia do formułowania oczekiwań budżetowych. Przykładowe zastosowania danych Dealavo obejmują:

• tworzenie zapytań ofertowych z realnymi progami cenowymi,

• ocenę wiarygodności ofert (np. czy znaczne odchylenie od mediany nie oznacza dumpingowej polityki cenowej),
• budowanie argumentów do negocjacji handlowych.

Z punktu widzenia kupca lub procurement managera, dostęp do obiektywnych danych rynkowych daje przewagę informacyjną, która przekłada się na skuteczność całego procesu zakupowego.

W przypadku postępowań objętych ustawą Prawo zamówień publicznych obowiązuje zasada jawności i równego traktowania wykonawców. Jednak ustalanie wartości zamówienia na podstawie danych rynkowych jest całkowicie dopuszczalne, a wręcz zalecane w przypadku braku porównywalnych zamówień z przeszłości. Dane z monitoringu cen – jeśli pochodzą z legalnych źródeł – mogą stanowić uzupełnienie klasycznego rozeznania rynku. Warto jednak pamiętać, że zautomatyzowane narzędzia, takie jak Dealavo, pozwalają pozyskać dane szybciej, szerzej i w bardziej uporządkowany sposób niż tradycyjny research.

Planowanie budżetów przetargowych w oderwaniu od rzeczywistości rynkowej to błąd, na który firmy nie mogą już sobie pozwolić. Rosnąca dostępność danych cenowych, a także narzędzi do ich analizy i agregacji, sprawia, że organizacje – zarówno prywatne, jak i publiczne – mogą planować w sposób bardziej trafny, rzetelny i skuteczny.