Zamawiający ma prawo żądać oryginałów dokumentów, których kopie są nieczytelne

Podmiot prowadzący postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane w trybie przetargu nieograniczonego wezwał jedną z firm do złożenia oryginałów dokumentów w trybie § 6 ust. 3 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (dalej: rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów). Zdaniem podmiotu prowadzącego postępowanie załączone do oferty kopie tłumaczeń budziły wątpliwości. Wykonawca nie zgodził się z tą decyzja i zaskarżył ją do prezesa do Urzędu Zamówień Publicznych.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu, że swoim działaniem naruszył § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów oraz art. 7 ust. 1 i art. 25 ustawy Prawo zamówień publicznych. Dodał, że zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia powszechną praktyką w przypadku dokumentów potwierdzających, że roboty zostały wykonane zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończone, jest składanie kopii pism poświadczonych przez wykonawcę za zgodność z oryginałem. Wyjątek od tej reguły został przewidziany tylko w § 6 ust. 3 rozporządzenia. Przepis ten pozwala zamawiającemu żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu, gdy złożone kopia pisma jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.

W opisywanej sprawie zamawiający, jako przyczynę wezwania wskazał swoje wątpliwości, które dotyczyły numeru i daty widniejących na tłumaczeniu referencji. Zdaniem odwołującego w świetle brzmienia przepisu § 6 ust. 3 rozporządzenia wątpliwość zamawiającego nie upoważniały go do żądania oryginałów lub notarialnie poświadczonych kserokopii. Wykonawca zwrócił uwagę, że zamawiający odniósł się jedynie do daty wystawienia referencji, przy czym nie wskazał, który jej element (tj. dzień, miesiąc, rok) jest nieczytelny. „Nawet pobieżne przejrzenie dokumentów załączonych do oferty pozwala stwierdzić, że są one czytelne. Ponadto sama data wystawienia referencji jest obojętna przy ocenie tego dokumentu pod kątem roli, jaką ma on pełnić w postępowaniu o udzielenie zamówienia, tj. potwierdzenia wykonania robót zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i ich prawidłowego ukończenia” – dowodził wykonawca.

W ocenie odwołującego wątpliwości zamawiającego powinny zostać wyjaśnione wyłącznie w trybie art. 26 ust. 4 ustawy Pzp. Wykonawca miałby wówczas szanse wyjaśnić zamawiającemu, że nieistotna rozbieżność, tj. różnica pomiędzy numerami pism (w oryginale 05-18-0498, w tłumaczeniu 05-19-0498), wynikała z omyłki pisarskiej. W tym samym trybie mógł dowiedzieć się, jaka dokładna data widniała na kopii. W efekcie wykonawca stwierdził, że żądanie od niego przedłożenia oryginałów dokumentów lub notarialnie poświadczonych kopii było nieuprawnione, a dodatkowo naruszyło zasadę równego traktowania wykonawców.

Z kolei zamawiający odnosząc się do zarzutów wykonawcy wyjaśnił, że jego zdaniem, dokument napisany w języku obcym i jego tłumaczenie stanowią całość, a więc muszą być identyczne. Dodał również, że skoro „w wezwaniu powołał się na § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentów i napisał, że jego wątpliwości budzą zawarte w tłumaczeniu numer i data pisma – to jest oczywiste i zrozumiałe, że ma wątpliwości co do prawdziwości dokumentu”.