W przetargu ograniczonym poza ustaleniem, czy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, zamawiający zobowiązany jest dokonać weryfikacji spełnienia przez tych wykonawców warunków. Dlatego niezwykle istotne jest, aby zamawiający dokładnie wyjaśnił, w odniesieniu do każdej pozycji wskazanej na potwierdzenie spełnienia warunku udziału, czy usługa spełnia bądź nie postawiony warunek. Zamawiający może dokonywać tych wyjaśnień na podstawie art. 26 ust. 4 ustawy Pzp żądając wyjaśnień dokumentów lub na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp – żądając uzupełnienia dokumentów (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 13 stycznia 2009 r.; sygn. akt KIO/UZP 1503/08).
Zamawiający wszczął w trybie przetargu ograniczonego postępowaniu o udzielenie zamówienia na system informatyczny. Zamawiający wezwał jednego z wykonawców do uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu. W uzasadnieniu wskazał, że w ogłoszeniu wymagał wykonania przez wykonawcę usług obejmujących swym zakresem zakończenie budowy co najmniej 2 kompleksowych systemów informatycznych pracujących z wykorzystaniem terminali mobilnych, przy czym miały spełniać następujące wymagania:
Krajowa Izba Odwoławcza wskazała, że w przetargu ograniczonym, w przeciwieństwie do przetargu nieograniczonego, nie wystarczy, że wykonawca spełni warunki udziału w postępowaniu. Każdy wykonawca, który spełnia warunek lepiej niż inny, otrzymuje większą ilość punktów. Dlatego niezwykle istotne jest, aby zamawiający dokładnie wyjaśnił w odniesieni do każdej pozycji wskazanej na potwierdzenie spełnienia warunku udziału, czy usługa spełnia bądź nie postawiony warunek. Od tego uzależnione jest dalsze uczestnictwo w postępowaniu.
Zamawiający może dokonywać tych wyjaśnień na podstawie art. 26 ust. 4 ustawy Pzp, żądając wyjaśnień dokumentów, lub na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp – żądając uzupełnienia dokumentów.
KIO orzekła, że zamawiający mógł w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp wezwać wykonawcę do uzupełnienia wykazu. Brak uzupełnienia tego dokumentu nie stanowi jednak o niespełnieniu warunków i na tej podstawie zamawiający nie może wykluczyć wykonawcy z postępowania.