Ważne rady KIO, jak ocenić, czy oferta została skutecznie złożona (omówienie wyroku)
Jeśli wykonawca złoży ofertę o czasie, ale w niewłaściwym miejscu (np. w innym niż wskazany w siwz pokoju czy na innym piętrze), nie można uznać, że złożył ją skutecznie; zamawiający nie może jej uwzględnić i ocenić, jeśli już otworzył oferty (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 29 sierpnia 2008 r.; sygn. akt KIO/UZP 855/08).
Zamawiający prowadził przetarg nieograniczony na usługi sprzątania. Jednak, jak twierdził, postępowanie było obarczone wadą, która uniemożliwiła mu zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 93 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp). Dlatego podjął decyzję o unieważnieniu postępowania, a następnie poinformował o tym fakcie wykonawców.
Jeden z wykonawców złożył protest. Podkreślił, że skoro złożono przynajmniej jedną ważną ofertę, to zamawiający powinien przeprowadzić postępowanie i zawrzeć umowę. Natomiast zamawiający:
- zaniechał dokonania czynności wyboru oferty - naruszając zasadę równego traktowania wykonawców (art. 7 ustawy Pzp),
- unieważnił postępowanie, nie podając uzasadnienia faktycznego - wbrew wymaganiom wynikającym z art. 93 ust. 3 ustawy Pzp.
Do 23 lipca 2008 r. do godz. 9.00 do sekretariatu w miejscu X wpłynęły 4 oferty. Zostały one do godz. 10.00 przekazane komisji przetargowej, która dokonała ich otwarcia w obecności 4 wykonawców. Po otwarciu ofert o godz. 10.15 do komisji wpłynęła 5. oferta. Zamawiający ustalił, że właściwie zaadresowana oferta dodarła do miejsca X o godz. 8.50. Jednak na skutek niewłaściwego doręczenia przez pracownika firmy kurierskiej nie została złożona w sekretariacie na I piętrze, tyko w innym pokoju. W efekcie pomyłki pracownik zamawiającego przekazał ofertę komisji przetargowej o 10.15.
W ustawie Pzp brak jest regulacji dotyczącej skutków złożenia oferty w terminie i pod właściwy adres, jednak w innym pokoju niż wskazany w siwz. W takiej sytuacji, zdaniem zamawiającego, należy odwołać się do przepisów Kodeksu cywilnego. Zgodnie z nimi oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Dlatego zamawiający uznał, że ofertę wykonawcy powinien był uznać za wniesioną w terminie i wziąć pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej. Jednak nie mógł powtórzyć czynności otwarcia ofert. Dlatego, jego zdaniem, musiał podjąć decyzję o unieważnieniu postępowania. Dzięki temu mógł rozpisać przetarg na nowo, tak aby mogli wziąć w nim udział wszyscy zainteresowani wykonawcy.
Protestujący wykonawca nie zgodził się ze stanowiskiem zamawiającego. W odwołaniu domagał się, aby zamawiający odstąpił od decyzji unieważnienia postępowania i dokonał wyboru najkorzystniejszej oferty.
KIO orzekła, że postępowanie nie było obarczone wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy. Zamawiający błędnie przyjął, że dostarczenie oferty na adres zamawiającego (mimo że do niewłaściwego pokoju) w wyznaczonym terminie oznacza, że mógł on zapoznać się z jego treścią. Określając miejsce i termin składania ofert określa przez to jednocześnie, z jaką chwilą oświadczenie woli dojdzie do niego w sposób skuteczny (art. 36 ust. 1 pkt 11 ustawy Pzp). Liczy się nie tylko adres, ale również pomieszczenie, jeśli zamawiający je wskaże. Może się bowiem okazać, że zamawiający przykładowo powierzył przygotowanie postępowania osobie trzeciej. Trudno wyobrazić sobie w takiej sytuacji, że dostarczenie oferty na adres zamawiającego, niezależnie od wymagań, gwarantowałoby jej skuteczne złożenie.
Nie można przyjąć teorii oświadczenia woli z Kodeksu cywilnego, ponieważ przepisy ustawy Pzp stanowią inaczej (art. 14 ustawy Pzp).
A zatem skoro wykonawca nie dopełnił warunków wskazanych poprzez zamawiającego, ponosi ujemne skutki swojego działania. Fakt, że wykonawca zlecił wykonanie doręczenia przesyłki, powoduje jedynie ewentualną odpowiedzialność odszkodowawczą dłużnika z tytułu nienależytego wykonania umowy. Natomiast okoliczność, że oferta została odebrana przez pracownika zamawiającego, nie mogła spowodować przejścia zobowiązania do doręczenia oferty na zamawiającego.
Na zamawiającym ciąży obowiązek publicznego otwarcia ofert i podania określonych informacji w nich zawartych (art. 86 ustawy Pzp). Obowiązek ten może być zrealizowany w sytuacji, gdy oferta nie tylko dotrze do zamawiającego, ale zostanie złożona w taki sposób, że w momencie otwarcia ofert zamawiający mógł się z nią zapoznać. W przedmiotowym postępowaniu należy uznać, że oferta została złożona po terminie i jako taka podlegała zwróceniu bez otwarcia po upływie czasu przewidzianego na wniesienie protestu (art. 84 ust. 2 ustawy Pzp).
KIO uwzględniła odwołanie oraz nakazała zamawiającemu dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej.
Powiązane treści
