W jakiej formie złożyć zaświadczenie z KRK w zamówieniach publicznych?

Błędne przekształcenie dokumentu elektronicznego (np. zapisanie jako PDF i podpisanie przez wykonawcę) skutkuje koniecznością jego uzupełnienia na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp.

W opisanym przypadku wykonawca:

• pobrał dokument elektroniczny,
• przekształcił go do formatu PDF (wizualizacja),
• podpisał go własnym podpisem.

Takie działanie jest niezgodne z przepisami i oznacza, że dokument nie został złożony prawidłowo.

Sprawdź także:

• Czy podmiotowe środki dowodowe złożone z ofertą są ważne?
• Podmiotowe środki dowodowe w Prawie zamówień publicznych 2025

Tak. Informacja z Krajowego Rejestru Karnego stanowi podmiotowy środek dowodowy, ponieważ potwierdza brak podstaw wykluczenia wykonawcy z postępowania.

W konsekwencji do zaświadczenia z KRK stosuje się zasady wynikające z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r., dotyczącego:

• sposobu sporządzania dokumentów,
• przekazywania dokumentów,
• wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych.

(rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie).

Zasada zależy od formy, w jakiej dokument został wystawiony:

1.       Dokument elektroniczny

Jeżeli zaświadczenie z KRK zostało wystawione w postaci elektronicznej przez Ministerstwo Sprawiedliwości, należy przekazać je w tej samej formie – bez jakiejkolwiek modyfikacji (§ 6 rozporządzenia).

2.       Dokument papierowy

Jeżeli zaświadczenie zostało wystawione w postaci papierowej, należy przekazać jego cyfrowe odwzorowanie (skan), opatrzone:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym – w postępowaniach unijnych,
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym – w postępowaniach krajowych.

Cyfrowe odwzorowanie potwierdza w takim przypadku zgodność z dokumentem papierowym.

Poświadczenia dokonuje odpowiednio:

• wykonawca,
• wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia,
• podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca,
• notariusz.

Nie. Forma dokumentu musi odpowiadać formie jego wystawienia.

Zasada jest jednoznaczna: dokument elektroniczny przekazuje się w tej samej postaci, w jakiej został wystawiony.

Wykonawca nie ma podstaw do ingerowania w dokument, w szczególności poprzez:

• wydrukowanie dokumentu elektronicznego,
• jego zeskanowanie,
• poświadczenie za zgodność z oryginałem.

Takie działania prowadzą do zmiany formy dokumentu i są niezgodne z przepisami.

Nie. Cyfrowe odwzorowanie można sporządzić wyłącznie z dokumentu papierowego.

Przepisy dopuszczają przekazanie kopii (skanu) tylko wtedy, gdy dokument został pierwotnie wystawiony w postaci papierowej.

W przypadku dokumentu elektronicznego wykonawca ma obowiązek przekazać oryginalny plik – bez jego przekształcania.

Wezwanie jest konieczne, jeżeli dokument został złożony w niewłaściwej formie.

W takiej sytuacji zamawiający wzywa wykonawcę do uzupełnienia podmiotowego środka dowodowego na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp.

Czy w przetargu można złożyć zaświadczenie z KRK jako PDF podpisany przez wykonawcę?

Tak, jeżeli został wystawiony „na papierze”. Jeżeli dokument został wydany elektronicznie, należy przekazać oryginalny plik elektroniczny bez jego przekształcania.

Czy można zeskanować elektroniczne zaświadczenie z KRK i przesłać je jako skan?

Nie. Skanowanie dotyczy wyłącznie dokumentów pierwotnie wystawionych w formie papierowej.

Czy zaświadczenie z KRK jest podmiotowym środkiem dowodowym?

Tak. Dokument ten potwierdza brak podstaw wykluczenia i podlega zasadom określonym w rozporządzeniu z 30 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych.

Kiedy można przekazać cyfrowe odwzorowanie zaświadczenia z KRK?

Wyłącznie wtedy, gdy dokument został pierwotnie wystawiony w postaci papierowej.

Co zrobić, jeśli wykonawca złożył KRK w niewłaściwej formie?

Zamawiający powinien wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentu na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp.

Czy można zmienić formę dokumentu elektronicznego KRK?

Nie. Dokument musi zostać przekazany w takiej formie, w jakiej został wystawiony.