Czy zamawiający może ocenić podmiotowe środki dowodowe złożone od razu z ofertą?

Zamawiający może uwzględnić podmiotowe środki dowodowe złożone wraz z ofertą przy ocenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia. Nie oznacza to jednak, że może całkowicie pominąć etap formalnego wezwania przewidziany w ustawie Pzp.

Dla zachowania zgodności z ustawowym modelem postępowania oraz ograniczenia ryzyka sporów rekomendowane jest przeprowadzenie formalnego wezwania do złożenia podmiotowych środków dowodowych:

• art. 274 ust. 1 ustawy Pzp – w trybie podstawowym,
• art. 126 ust. 1 ustawy Pzp – w przetargu nieograniczonym.

Ta sama logika obowiązuje również w przypadku zastosowania art. 139 ustawy Pzp. Przepis ten zmienia jedynie kolejność czynności w postępowaniu (najpierw ocena ofert, a następnie kwalifikacja podmiotowa), ale nie eliminuje obowiązującego reżimu dotyczącego pozyskiwania i weryfikacji podmiotowych środków dowodowych.

Jeżeli zamawiający zdecyduje się zweryfikować podmiotowe środki dowodowe złożone wraz z ofertą bez formalnego wezwania, wykonawcy przysługuje już tylko jedna możliwość ich poprawy lub uzupełnienia.

Taka korekta może nastąpić wyłącznie w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp.

W praktyce oznacza to, że pominięcie formalnego wezwania do złożenia dokumentów powoduje, iż wykonawca ma tylko jedną realną szansę na usunięcie braków lub błędów w dokumentach po ich weryfikacji przez zamawiającego.

Rozwiązanie to może prowadzić do sporów interpretacyjnych, jednak znajduje uzasadnienie w zasadach uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, którzy – w standardowym modelu postępowania – również dysponują jedną możliwością poprawy dokumentów po ich ocenie przez zamawiającego.

Ustawa Pzp konstruuje etap kwalifikacji podmiotowej w ten sposób, że co do zasady wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenie wstępne, natomiast podmiotowe środki dowodowe są pozyskiwane dopiero od wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona – na formalne wezwanie zamawiającego (w trybie podstawowym: art. 274 ust. 1 ustawy Pzp; w przetargu nieograniczonym: art. 126 ust. 1 ustawy Pzp).

W kontekście „jednokrotności” z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp kluczowe jest ryzyko „podwójnej szansy” naprawy po stronie wykonawcy.

Jeżeli zamawiający najpierw nieformalnie weryfikuje dokumenty złożone z ofertą, a dopiero po ujawnieniu uchybień uruchamia pełną sekwencję art. 126/art. 274 (pozyskanie) i następnie art. 128 (sanacja), to w praktyce może powstać argument, że wykonawca otrzymał w istocie więcej niż jedną realną możliwość doprowadzenia dokumentów do zgodności z wymaganiami.

Dlatego, jeżeli zamawiający świadomie rezygnuje z formalnego wezwania z art. 126 ust. 1/art. 274 ust. 1 ustawy Pzp i opiera się na dokumentach „z góry” załączonych do oferty, konsekwentne (i dające się obronić w kategoriach uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców) jest przyjęcie, że w razie stwierdzenia braków/błędów pozostaje już tylko jednokrotna sanacja w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp w danym zakresie.

W przeciwnym razie łatwo o zarzut, że wykonawca, który złożył dokumenty wraz z ofertą, uzyskuje przewagę proceduralną nad tymi, którzy działali zgodnie z modelem „na wezwanie” i w praktyce mają tylko jedną szansę naprawy uchybienia po weryfikacji zamawiającego.

Podsumowując, zamawiający co do zasady powinien wezwać wykonawcę do złożenia podmiotowych środków dowodowych, nawet jeśli zostały one załączone już na etapie składania oferty.

Wezwanie takie powinno nastąpić na podstawie:

• art. 274 ust. 1 ustawy Pzp – w trybie podstawowym,
• art. 126 ust. 1 ustawy Pzp – w przetargu nieograniczonym.

W odpowiedzi na wezwanie wykonawca może skorzystać z rozwiązania przewidzianego w art. 127 ust. 2 ustawy Pzp, czyli wskazać dokumenty już znajdujące się w aktach sprawy oraz potwierdzić ich prawidłowość i aktualność.

Jeżeli jednak zamawiający zrezygnuje z formalnego wezwania i oprze się na dokumentach złożonych wraz z ofertą, konsekwencją takiego podejścia powinno być przyjęcie, że:

• ewentualna poprawa lub uzupełnienie dokumentów
• jest możliwa tylko jednokrotnie w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp.

Czy zamawiający może ocenić podmiotowe środki dowodowe złożone wraz z ofertą?

Tak. Zamawiający może materialnie uwzględnić takie dokumenty przy ocenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia.

Czy w takiej sytuacji trzeba wezwać wykonawcę do złożenia dokumentów?

Co do zasady tak. Dla zachowania zgodności z modelem ustawowym zalecane jest formalne wezwanie do złożenia dokumentów na podstawie art. 274 ust. 1 lub art. 126 ust. 1 ustawy Pzp.

Czy wykonawca może wskazać dokumenty już złożone z ofertą?

Tak. W odpowiedzi na wezwanie wykonawca może wskazać dokumenty już znajdujące się w posiadaniu zamawiającego oraz potwierdzić ich aktualność zgodnie z art. 127 ust. 2 ustawy Pzp.

Ile razy można uzupełnić podmiotowe środki dowodowe?

Zasadniczo jednokrotnie w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp w zakresie stwierdzonych braków lub błędów.