Krzysztof Hodt

Pytanie: Czy gwarancja (bankowa albo ubezpieczeniowa) i poręczenie, stanowiące dowód wniesienia wadium w postępowaniach prowadzonych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej mogą być złożone w formie elektronicznych kopii tych dokumentów, poświadczonych za zgodność z oryginałem przez notariusza (dokument gwarancji/poręczenia będzie wystawiony w tradycyjnej, papierowej formie i zostanie poświadczony przez notariusza kwalifikowanym podpisem elektronicznym)?

Wszczęcie postępowania w każdym z dwóch podstawowych trybów, tj. przetargu nieograniczonym lub ograniczonym wiąże się z obowiązkiem publikacji ogłoszenia o zamówieniu. Jednym z przepisów regulujących kwestię ogłoszeń jest art. 11 ust. 7d ustawy Pzp. Zgodnie z jego treścią, ogłoszenia publikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej mogą zostać zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego oraz w jego siedzibie (bądź w Biuletynie Zamówień Publicznych) nie wcześniej niż przed ich publikacją w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej albo upływem 48 godzin od potwierdzenia otrzymania ogłoszenia przez Urząd Publikacji Unii Europejskiej. Zdarza się, że zamawiający nie zachowują tych terminów i upubliczniają ogłoszenie na swojej stronie internetowej lub w siedzibie od razu po jego przekazaniu Urzędowi Publikacji UE. Takie działanie stanowi naruszenie przepisów ustawy Pzp. Warto jednak zastanowić się, czy to naruszenie jest na tyle istotne, że powinno skutkować unieważnieniem postępowania. Zagadnienie takie rozstrzygnęła Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 30 lipca 2018 r. (sygn. akt KIO 1402/18), a później Sąd Okręgowy w Toruniu w wyroku z 9 października 2018 r. (sygn. akt VI Ga 186/18).

Każdy zamawiający prędzej czy później spotka się z koniecznością wszczęcia procedury sprawdzającej rażąco niską cenę. Właściwe jej przeprowadzenie pozwala ustalić, czy cena wykonawcy jest rynkowa, czy też nie ma możliwości, aby za zaoferowane wynagrodzenie prawidłowo wykonano zamówienie. Warto pamiętać, że wyeliminowanie oferty z nierealną ceną niweluje problemy, jakie mogą się pojawić na etapie realizacji zamówienia. Zawarcie bowiem umowy z wykonawcą oferującym ceną, która nie pokrywa wszystkich kosztów wykonania zamówienia prowadzi do stosowania tańszych (i najczęściej niezgodnych z wymaganiami zamawiającego) materiałów, unikania płatności dla podwykonawców, czy „wyszukiwania” prac, za które wykonawca będzie oczekiwał dodatkowego wynagrodzenia. <a >W artykule – bazując głównie na wyrokach KIO − omawiamy najważniejsze zagadnienia dotyczące rażąco niskiej ceny.Wyjaśniamy, kiedy należy podjąć działania zmierzające do uruchomienia procedury weryfikacji zbyt niskiego wynagrodzenia. Wskazujemy, czy rodzaj wynagrodzenia (kosztorysowe/ryczałtowe), ma znaczenie przy wyjaśnianiu zaniżonej ceny. Podajemy także przykłady sytuacji, w których zamawiający może odstąpić od badania niskiej ceny oraz podpowiadamy, jak sformułować pytania i zagadnienia, które będzie musiał wyjaśnić wykonawca. W kolejnej części artykułu (już za tydzień) doradzamy z kolei wykonawcom, którzy przygotowują wyjaśnienie kalkulacji cenowej.

Pytanie: Projekt jest dofinansowany ze środków RPO a zamawiający nie jest zobligowany do stosowania ustawy Pzp. Ogłoszono przetarg nieograniczony o udzielenie zamówienia. Zamawiający przedstawił w siwz wymagania odnośnie do parametrów urządzeń. W pytaniach do specyfikacji potencjalni wykonawcy pytali o możliwość zmiany urządzeń na inne, o lepszych parametrach. Zamawiający dopuścił taką możliwość, pod warunkiem zmiany przez wykonawcę pozwolenia na budowę i innych wymaganych prawem dokumentów oraz notarialnie złożonego oświadczenia, iż jeżeli nie będzie możliwości zmiany tych pozwoleń, to wykona je na pierwotnie zakładanych w terminie podanym w siwz. Wykonawca, który złożył ofertę, nie poinformował, iż planuje zmienić urządzenia. Podpisał umowę na realizację prac a dopiero potem wystąpił do zamawiającego o zgodę na zmianę urządzeń. Czy wolno nam wyrazić zgodę na zmianę tych urządzeń na inne już po podpisaniu umowy?

Pytanie: Jesteśmy jednostką kultury (zamawiający z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp) i podlegamy dyscyplinie finansów publicznych. Przygotowuję postępowanie poniżej progów unijnych finansowane z projektu unijnego INTERREG. Czy możliwe jest wszczęcie postępowania, jeżeli kwota szacowana ustalona na podstawie średniej z 3 ofert wynosi 64.000 zł netto, a kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia, którą dysponuje zamawiający (otrzymane z dofinansowania, przy czym nie mamy możliwości jej zwiększenia) to 28.000 zł netto? Wydaje mi się, że kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia wyznaczam po ustaleniu wartości szacunkowej zamówienia. Jeżeli szacowana wartość zamówienia przekracza możliwości zamawiającego na dany moment, postępowanie nie powinno być wszczynane. Natomiast spotkałam się również z poglądem, że można rozpocząć taką procedurę. Czy jeżeli postępowanie zostanie wszczęte, to grożą nam jakieś konsekwencje związane z dyscypliną finansów publicznych?

Pytanie: Mamy podpisaną umowę na ochronę osób i mienia oraz monitorowanie systemów alarmowych w obiektach naszej jednostki w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego w 2018 roku w trybie art. 138o w związku z art. 138g ustawy Pzp. Umowa obowiązuje do końca 2019 roku (jej wartość to 641.373,66 zł brutto). W 2012 roku zawarliśmy osobną umowę z innym podmiotem na czas nieokreślony na podstawie wyłączenia stosowania ustawy Pzp zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp w zakresie konwojowania i ochrony wartości pieniężnych przenoszonych przez upoważnionego pracownika naszej jednostki do/z banku w ramach uzgodnionego harmonogramu tj. raz w miesiącu (roczna wartość umowy to 1.890 zł brutto). Czy zamówienie na usługi konwoju jest tożsame z zamówieniem usługi ochrony osób i mienia? Czy usługi bezpośredniej ochrony fizycznej osób są tożsame z usługami polegającymi na konwojowaniu i ochronie wartości pieniężnych przenoszonych przez pracownika naszej jednostki? Czy powinniśmy sumować te dwa zamówienia w celu oszacowania ich wartości?

Pytanie: Czy osoby współpracujące z wykonawcą ubiegającym się o udzielenie zamówienie w zakresie pełnienia funkcji inspektora nadzoru należy traktować jako podwykonawców czy można uznać je za potencjał wykonawcy? Przedmiotem przetargu jest usługa pełnienia funkcji inspektora nadzoru wszystkich branż, tj. konstrukcyjnej, sanitarnej, elektrycznej. Wykonawca posiada uprawnienia konstrukcyjno-budowlane, pozostałe osoby wykonujące funkcje inspektora nadzoru to osoby, które stale współpracują z wykonawcą przy różnych zamówieniach. Nie są zatrudnione na umowę o pracę, a wykonują te funkcje na podstawie zlecenia, za które wystawiają faktury. Wykonawca nigdy nie zawierał z nimi umów o podwykonawstwo. Czy osoby te można uznać za potencjał wykonawcy?

Pytanie: Zamawiający tworząc projekty umów w sprawie zamówień publicznych, stosuje zazwyczaj wynagrodzenie ryczałtowe. Zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy Pzp przewiduje w kontraktach  możliwość wprowadzenia do nich zmian np.: w zakresie terminu realizacji prac, ale również wynagrodzenia poprzez jego zmniejszenie lub zwiększenie. Czy dopuszczalne jest zwiększenie lub zmniejszenie wynagrodzenia ryczałtowego, jeśli przewidzimy taką możliwość?

W przypadku zaistnienia przesłanek do badania rażąco niskiej ceny obowiązkiem zamawiającego jest wszczęcie procedury wyjaśniającej realność zaproponowanego wynagrodzenia (art. 90 ust. 1 oraz ust. 1a ustawy Pzp). W okolicznościach oczywistych, które nie wymagają wyjaśnień, zamawiający może odstąpić od tych czynności. Omówienie bieżącego orzecznictwa dającego wskazówki w tej mierze znajdziesz w dziale Temat tygodnia.

Pytanie: Prowadzę przetarg nieograniczony na dostawę pomocy dydaktycznych. Wykonawcy mieli wypełnić formularz ofertowy i podać cenę za realizację zamówienia łącznie z VAT w określonej wysokości. Jednocześnie wykonawca miał wypełnić formularz cenowy i wpisać wartości netto, VAT i brutto. Na niektóre artykuły wpisano różne stawki VAT − chodzi o mapy ścienne i książki doświadczalne np. z biologii. Jedni zastosowali stawkę 5% inni 23%. W siwz sposób obliczenia ceny zapisany jest następująco: „Wykonawca w ofercie podaje cenę ofertową dla całego zamówienia. Cenę oferty należy obliczyć jako cenę ryczałtową zgodnie art. 632 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. − Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.). W cenie powinien być uwzględniony podatek od towarów i usług (VAT). Cena ofertowa musi uwzględniać koszty dowozu sprzętu do miejsca określonego przez zamawiającego, montażu, ubezpieczenia, opakowania na czas trwania transportu itp. oraz wszelkie koszty wynikające z opisu przedmiotu zamówienia. Cenę ofertową należy obliczyć na podstawie tabel zamieszczonych w formularzu cenowym tj. załącznik nr 1. Cena ofertowa jest sumą iloczynów cen jednostkowych oraz określonej przez zamawiającego liczby danych urządzeń/wyposażenia. Ceny jednostkowe i cenę ofertową należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Ceny jednostkowe obejmują wszystkie koszty przewidywane do poniesienia przy wykonaniu zamówienia. W cenie oferty należy uwzględnić ewentualne koszty zaliczek i/lub składek przekazywanych innym podmiotom (w przypadku osób fizycznych)”. Także umowa potwierdza, że wynagrodzenie obejmuje m.in. koszty wydania i odebrania przedmiotu umowy, w szczególności koszty i opłaty związane z dostarczeniem przedmiotu umowy do miejsc wskazanych przez zamawiającego, opłaty za transport, załadunek, wyładunek oraz dokumentację niezbędną do prawidłowego użytkowania przedmiotu umowy.  Zamawiający nie wskazał w siwz, jaka ma być stawka VAT na poszczególne artykuły. Spotykam różne opinie − jedni uważają, że stawka 23% może być stosowana zawsze, gdyż jest to stawka podstawowa a wszelkie inne stawki podlegają badaniu. Inni zaś uważają, że ten trend w KIO się zmienia i że w tej chwili nie tylko zaniżona, ale również zawyżona stawka VAT stanowi błąd w obliczeniu ceny. Jak prawidłowo wybrać ofertę?