Katarzyna Bełdowska

Pytanie: Realizujemy umowę (kosztorysową) w ramach Polskiego ładu, która przewiduje okres realizacji powyżej 12 miesięcy. Warunki płatności wynagrodzenia dla wykonawcy określono zgodnie z zasadami programowymi Polski Ład pierwszej edycji tj.: „Wypłata wynagrodzenia wykonawcy nastąpi w dwóch transzach: a) pierwsza transza, po zakończeniu wydzielonego etapu prac, w wysokości nie wyższej niż 50% kwoty wynagrodzenia, b) druga transza, po zakończeniu realizacji inwestycji, w wysokości pozostałej do zapłaty kwoty wynagrodzenia”. Zgodnie z zapisami umowy w ramach pierwszej transzy planowana jest wypłata 50% wynagrodzenia, tak aby zachować również zapisy art. 443 Pzp ust. 2. Polski Ład wymaga, aby pierwsza transza była nie wyższa niż 50% wynagrodzenia a ustawa Pzp odwrotnie tj. aby druga transza była nie wyższa niż 50%. Przy rozliczeniu kosztorysowym nie mamy możliwości dokładnie przewidzieć, jak będzie kształtował się poziom rzeczywistych obmiarów i ostateczne wynagrodzenie wykonawcy. Podzieliliśmy w umowie transze na dwie równe połowy. Obecnie jesteśmy na etapie rozliczania pierwszej transzy wynagrodzenia. Co w sytuacji, gdy po wypłaceniu I części wynagrodzenia zgodnie z umową (do 50%) koszty powykonawczo wzrosną i ostatnia transza przekroczy 50%, czego na dziś nie możemy przewidzieć? Czy będziemy w stanie jakoś się wybronić z naruszenia ustawy Pzp?

Zamawiający, którzy chcą wspomóc wykonawców w przygotowaniu rzetelnej i korzystnej oferty, często przygotowują gotowy do wypełnienia formularz JEDZ a następnie załączają go do SWZ. Mimo, że nie jest to ich obowiązek, to warto podjąć ten wysiłek i wyjść naprzeciw potencjalnym oferentom. W ten sposób zamawiający minimalizują ryzyko błędów i braków w JEDZ. Wykonawca ma możliwość (ale nie obowiązek) skorzystania z tak przygotowanego formularza. Może także użyć narzędzia eESPD i od początku przygotować dokument. W poniższym artykule znajdziesz wskazówki, jak dobrze sporządzić JEDZ – szczególnie w odniesieniu do przesłanek wykluczenia z postępowania. Doradzamy także zamawiającym, jak krok po kroku sporządzić edytowalny wzór JEDZ i na co zwrócić szczególną uwagę.

Pytanie: Mam pytanie dotyczące waloryzacji umowy, gdy zapisy są wymagane przepisami prawa. Czy mogę tak sformułować postanowienia kontraktu, aby waloryzacja odbywała się na wniosek wykonawcy, ograniczając zmianę do wskaźnika podawanego przez GUS, ale bez konieczności dokumentowania ponoszenia wyższych kosztów przez wykonawcę? Dotychczas wymagałem udokumentowania, np. w postaci faktur lub innych dokumentów obrazujących zmianę kosztów po stronie wykonawców. Wielokrotnie jednak spotkałem się ze stanowiskiem, iż wykonawca twierdzi, że woli dopłacać do zamówienia, niż przygotować dokumentację. Brakuje często pracownika, który to zrobi. W związku z tym wykonawca przysyła jako dokumenty potwierdzające wzrost jego kosztów faktury zupełnie niezwiązane z przedmiotem zamówienia, nieaktualne itp. Automatyczna, uproszczona waloryzacja byłaby zdecydowanie prostsza.

Pytanie: Zamawiający przeprowadził postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na zakup laptopów w ramach projektu grantowego cyfrowa gmina PPGR. W wyniku przeprowadzonego postępowania oraz zakończonej już realizacji zamówienia pozostały niewykorzystane środki, w ramach których zamawiający chciałby dokupić akcesoria do tych laptopów np. torby, słuchawki itp. Jednak w przeprowadzonym postępowaniu zamawiający nie przewidział takich zakupów, gdyż szacunkowa wartość oraz wartość udzielonej dotacji nie wskazywała, że pozostaną dodatkowe środki. Czy jeżeli wartość szacunkowa tych akcesoriów nie przekracza wartości ustawowych tj. 130.000 zł, to zamawiający może przeprowadzić odrębne postępowanie na podstawie wewnętrznego regulaminu, czy jednak powinien stosować przepisy ustawowe i przeprowadzić postępowanie unijne tak jak na zakup laptopów?

Tryb przetargu nieograniczonego to najpopularniejsza procedura zlecania zamówień o większych wartościach tzw. zamówień unijnych. Do zamówień krajowych odpowiedni jest tryb podstawowy. Przetarg nieograniczony to procedura w pełni otwarta, konkurencyjna i jednoetapowa. Jeśli chcesz skorzystać z nieskomplikowanego trybu, w którym otrzymasz wiele konkurencyjnych ofert, zdecyduj się na przetarg nieograniczony. W artykule publikujemy schemat procedury krok po kroku wraz z przydatnymi linkami do wzorów dokumentów, porad ekspertów, webinariów i omówieni orzeczeń. Znajdziesz tu odpowiedzi na większość pytań dotyczących tego rodzaju procedury.

Pytanie: Czy jeżeli w trybie podstawowym na dostawę motocykla, drugim, poza ceną, kryterium oceny ofert był okres gwarancji na dostarczany motocykl, a w SWZ znalazł się zapis: „Cena podana na formularzu ofertowym jest ceną ostateczną, niepodlegającą negocjacji i wyczerpującą wszelkie należności wykonawcy wobec zamawiającego związane z realizacją przedmiotu zamówienia”, oznacza to, że koszt przeglądów gwarancyjnych powinien pokryć wykonawca? W treści zawartej umowy wykonawca udziela zamawiającemu gwarancji na wskazany w ofercie okres, zapewnia serwis motocykla w ASO oraz jest zobowiązany do usunięcia wad podzespołów mechanicznych i/lub elektronicznych motocykla w okresie gwarancji. Jest też wzmianka o pierwszeństwie zapisów umowy w stosunku do zapisów karty gwarancyjnej, ale nigdzie wprost nie jest zapisane, kto pokrywa koszt przeglądu gwarancyjnego (niezbędnego do zachowania gwarancji). Zamawiający uważa, że wykonawca powinien doliczyć ten koszt do ceny oferty, natomiast wykonawca wystawił dodatkową fakturę zamawiającemu.

Pytanie: Zamawiający GOPS gminy X prowadził postępowanie w trybie podstawowym na wyżywienie w projekcie. Do postępowania przystąpiła inna jednostka organizacyjna gminy X tj. OEE, w której z upoważnienia wójta gminy X funkcję kierownika pełni sekretarz gminy X. Postępowanie prowadził pracownik urzędu gminy X, który nie jest powiązany z jednostką organizacyjną OEE (nie pracował w niej, nie otrzymywał od OEE wynagrodzenia ani nie był członkiem organu zarządzającego). Mając powyższe na uwadze, czy pracownik nie pozostaje z wykonawcą (jednostką organizacyjną) w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który budziłby wątpliwość co do jego bezstronności?

Pytanie: Moje pytanie dotyczy numeracji aneksów. Przygotowałam aneks nr 1 do umowy obowiązujący od 1 lutego 2022 r. do 31 lipca 2022 r. (z uwagi na zmianę stawki VAT z 5% na 0%). W międzyczasie zawarliśmy kolejne aneksy (z kolejnymi numerami) na podwyżkę cen, które obowiązują do 30 września 2022 r. W aneksach tych jest zapis „Określoną kwotę ..... brutto, po zmianie aneksem nr 1 z 1 lutego 2022 r. i po przeliczeniu cen jednostkowych zmienia się na kwotę .....”. Czy po przedłużeniu tarczy antyinflacyjnej powinnam przygotować aneks od 1 sierpnia 2022 r. do 31 października 2022 r. z kolejnym numerem? Jeżeli tak, to jak zaktualizować zapis, który znajduje się w aneksach?

W trybie podstawowym z obowiązkowymi negocjacjami wykonawca składa ofertę podlegającą negocjacjom, zamawiający negocjuje treść złożonych ofert w celu ich ulepszenia, a po doprecyzowaniu wszystkich warunków zamówienia, wykonawcy składają oferty ostateczne. Zamawiający powinien zdecydować o zastosowaniu wariantu III procedury podstawowej, wówczas gdy nie zna dostatecznie danego rynku dostaw, usług lub robót budowlanych i nie może przez to wskazać precyzyjnych warunków realizacji zamówienia. W takiej sytuacji negocjacje mogą podnieść efektywność zamówienia i  osiągnąć bilans między ceną a jakością. O tym, jak w tym trybie przeprowadzić wszystkie formalności krok po kroku, piszemy w poniższym artykule.