AUKCJA ELEKTRONICZNA

Aukcję elektroniczną można zastosować przy wszystkich zamówieniach: na roboty budowlane, usługi czy dostawy, chyba że specyfika przedmiotu zamówienia nie pozwala na jego automatyczną ocenę zgodnie z zasadami prowadzenia aukcji.

Taką nieadekwatną do warunków aukcji specyfikę, mają zamówienia na usługi lub roboty budowlane, których przedmiotem są świadczenia o charakterze intelektualnym, których nie można sklasyfikować za pomocą metod automatycznej oceny. Oznacza to, że tutaj do wyboru wykonawcy takiego zamówienia, aukcja nie może zostać zastosowana.

Aukcja elektroniczna jest jednoetapowa lub wieloetapowa, przy czym brak jest w ustawie Pzp szczegółowych wytycznych w zakresie prowadzenia aukcji wieloetapowych. Zasady prowadzenia takiej aukcji powinny zostać precyzyjnie uregulowane w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumencie zamówienia.

Ustawodawca uzależnia możliwość przeprowadzenia przez zamawiającego aukcji elektronicznej od kumulatywnego spełnienia 4 poniższych przesłanek.

1.     Wybór trybu

Trybami, które upoważniają do zastosowania aukcji w procedurze unijnej są przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony oraz negocjacje z ogłoszeniem, a w procedurze krajowej wyłącznie tryb podstawowy w każdym z trzech dopuszczalnych ustawą wariantów jego zastosowania. Aukcję można zastosować także w postępowaniach o zawarcie umowy wykonawczej na podstawie umowy ramowej oraz w przypadku udzielenia zamówienia w ramach dynamicznego systemu zakupów.

2.     Precyzyjność opisu przedmiotu zamówienia

Zastosowanie aukcji jest możliwe  gdy warunki zamówienia, w szczególności opis przedmiotu zamówienia, są określone w dokumentach zamówienia w sposób precyzyjny.

3.     Obowiązek powiadomienia wykonawców o zamiarze przeprowadzenia aukcji już na etapie publikacji ogłoszenia o zamówieniu wszczynającego postępowanie.

Informację o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej oraz wszelkie informacje kluczowe dla udziału w aukcji takie jak:

• określenie elementów, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej,
• wszelkie ograniczenia co do przedstawianych wartości, wynikające z opisu przedmiotu zamówienia;
• informacje, które zostaną udostępnione wykonawcom w trakcie aukcji elektronicznej, oraz, w stosownych przypadkach, termin ich udostępnienia;
• informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej;
• warunki, na jakich wykonawcy będą mogli licytować, w szczególności minimalne wartości postąpień, które będą wymagane podczas licytacji,  a także
• informacje dotyczące parametrów wykorzystywanego sprzętu elektronicznego, rozwiązań i specyfikacji technicznych w zakresie połączeń

 zamawiający zamieszcza w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia.

4.     Minimalna liczba złożonych w postępowaniu ofert niepodlegających odrzuceniu, wynosi 2.

Finalna decyzja o przeprowadzeniu aukcji zapada dopiero po badaniu złożonych w postępowaniu ofert z zastosowaniem przesłanek z art. 226 ust. 1 ustawy Pzp oraz ustaleniu, że liczba ofert podlegających ocenie wynosi co najmniej 2.

Jeżeli zamawiający prawidłowo przewidział aukcję i ziściły się przesłanki jej zastosowania, wówczas jest zobowiązany ją przeprowadzić.

Zasady prowadzenia aukcji w postępowaniach krajowych i unijnych są tożsame. Do najistotniejszych należy zaliczyć:

1.     Obowiązek poddania aukcji tylko takich parametrów, które umożliwiają automatyczną ocenę oferty bez ingerencji czynnika ludzkiego – w pełni wymiernych, wyrażonych w liczbach lub procentach, a stopień ich atrakcyjności dla zamawiającego, powinien móc być określony z zastosowaniem wzorów matematycznych. W związku z tym, że w toku aukcji wykonawca nie może zaoferować innego przedmiotu świadczenia, niż ten pierwotnie oferowany, niezbędna jest rozwaga przy stosowaniu w aukcji kryteriów jakościowych, odnoszących się do parametrów oferowanego świadczenia.
2.     Obowiązek zaproszenia do udziału w aukcji wszystkich wykonawców, którzy złożyli w postępowaniu niepodlegające odrzuceniu oferty. Zaproszenie do aukcji musi więc bezwzględnie poprzedzać badanie ofert pod kątem przesłanek odrzucenia zawartych w art. 226 ust. 1 ustawy Pzp. Zamawiający nie ma możliwości ograniczenia liczby wykonawców, a jego obowiązkiem jest dopuszczenie do aukcji wszystkich tych, którzy złożyli ważne oferty.
3.     W ramach zaproszenia do udziału w aukcji elektronicznej zamawiający informuje wykonawcę o:

•  wyniku badania i oceny złożonej przez niego oferty;
•  minimalnych wartościach postąpień składanych w toku aukcji elektronicznej;
• terminie otwarcia akcji – nie może być on jednak krótszy niż 2 dni robocze od dnia przekazania zaproszenia;
• terminie i warunkach zamknięcia aukcji elektronicznej;
• sposobie oceny ofert w toku aukcji elektronicznej;
• formule matematycznej, która zostanie wykorzystana w aukcji elektronicznej do automatycznego tworzenia kolejnych klasyfikacji na podstawie przedstawianych nowych cen lub wartości. Wyjątkiem są przypadki, gdy najkorzystniejsza oferta jest wybierana na podstawie ceny. Formuła matematyczna uwzględnia wagi przypisane poszczególnym kryteriom oceny ofert, aby dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty, wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, a w przypadku dopuszczenia ofert wariantowych określa się odrębną formułę dla każdego wariantu;
• harmonogramie dla każdego etapu aukcji elektronicznej, jeżeli zamawiający przewidział wieloetapowość aukcji i zamierza zamknąć aukcję elektroniczną po zakończeniu ostatniego z przewidzianych etapów a zaproszenie przekazywane jest wszystkim „upoważnionym wykonawcom” jednocześnie. 

4.     Postąpienia, pod rygorem nieważności, składane są w formie elektronicznej (postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Zasada ta obowiązuje niezależnie od tego, czy postępowanie prowadzone jest w procedurze krajowej czy unijnej.
5.     Do momentu zamknięcia aukcji elektronicznej zakazuje się ujawniania informacji umożliwiających identyfikację wykonawców biorących udział w danym etapie aukcji elektronicznej.
6.     Wykonawca zaproszony do udziału w aukcji nie ma obowiązku wzięcia w niej udziału. Nawet w przypadku rejestracji na właściwej platformie aukcyjnej, nie jest on zobowiązany do złożenia postąpienia. Jeśli żaden wykonawca nie dokona rejestracji lub nie złoży postąpienia, wynik postępowania zostanie ustalony na podstawie pierwotnie złożonych ofert.
7.     Zamawiający po zamknięciu aukcji elektronicznej ocenia oferty na podstawie  kryteriów oceny ofert wskazanych w ogłoszeniu o zamówieniu i w dokumentach zamówienia, z uwzględnieniem wyników aukcji elektronicznej.

Aukcja elektroniczna jest przeprowadzana przy użyciu systemu teleinformatycznego w formie powtarzalnego procesu elektronicznego, umożliwiającego klasyfikację ofert za pomocą metod automatycznej oceny.

System teleinformatyczny za pośrednictwem którego prowadzona jest aukcja, musi umożliwiać automatyczną ocenę i kwalifikację ofert. System powinien zatem umożliwiać z jednej strony przeliczanie kolejnych postąpień na punkty oraz tworzenie kolejnych rankingów ofert przy uwzględnieniu kolejnych postąpień. Dodatkowo nie może dopuszczać – bez jakiejkolwiek ingerencji zamawiającego – jako ważnych, postąpień niezgodnych z przepisami prawa. Takimi nieuprawnionymi postąpieniami będą zarówno te niespełniające kryterium korzystności, jak i te poczynione bez zachowania wymaganej formy.

System aukcyjny, z którego korzysta zamawiający, musi też zapewniać każdemu wykonawcy biorącemu udział w aukcji tj. zalogowanemu na platformie aukcyjnej, bez względu na to czy składa on kolejne postąpienia, informację o tym:

• ile punktów ma aktualnie jego oferta,
• na którym miejscu jest oferta oraz
• ile punktów aktualnie ma oferta najkorzystniejsza. 

W praktyce oznacza to, że każde kolejne postąpienie powinno generować na bieżąco nową informację dla wykonawców w powyższym zakresie.

Zobacz także: PRZETARG NIEOGRANICZONY, PRZETARG OGRANICZONY, NEGOCJACJE Z OGŁOSZENIEM