Justyna Andała-Sępkowska

Pytanie: Proszę o wyjaśnienie następującej kwestii. W postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym zgodnie z art. 275 pkt 1 ustawy Pzp przewidziano budowę trzech dróg (nie dopuszczono składania ofert częściowych). W formularzu oferty należało podać ceny dla każdej z dróg. W ofercie wykonawca wskazał ceny: droga nr 1 – 2 561 583,70 zł, droga nr 2 – 203 745,00 zł, droga nr 3 – 2 756 602,34 zł. Z porównania do wartości szacunkowej i ofert innych wykonawców ewidentnie widać, że zamienione są ceny drogi nr 2 i 3. Przedmiotowa oferta jest ofertą najwyżej ocenioną na podstawie wstępnej analizy. Faktury będą wystawiane odrębnie na poszczególne drogi. Jak w takiej sytuacji powinien postąpić zamawiający? Czy dobrym rozwiązaniem jest wystąpienie do wykonawcy z prośbą o wyjaśnienie rażąco niskiej ceny dla drogi nr 2 i w przypadku wyjaśnień złożonych przez wykonawcę, że omyłkowo zamienił ceny, poprawienie omyłki?

Na jakiej podstawie jednostka organizacyjna samorządu terytorialnego może udzielić zamówienia np. na usługi cateringowe innej jednostce organizacyjnej samorządu terytorialnego, gdy obydwa podmioty mają ten sam organ prowadzący? Jeżeli podmiot zamierzający udzielić zamówienia ma status zamawiającego w rozumieniu ustawy Pzp, musi stosować jej przepisy. Wiele zależy od analizy okoliczności konkretnego przypadku. Sprawdź, jakie podstawy prawne zastosować, aby zgodnie z prawem zlecić innej jednostce zamawiającej potrzebne zamówienia. Dowiedz się, czym są zamówienia in-house i jak krok po kroku stosować tryb z wolnej ręki do ich zlecenia.

Pytanie: Prowadzę przetarg na remont dachu w trybie podstawowym poniżej progu unijnego bez negocjacji. Wartość zamówienia to ok. 900.000 zł netto. Zastosowałem rozliczenie kosztorysowe, zapisy SWZ nakazywały złożenie kosztorysu ofertowego szczegółowego wraz z ofertą. SWZ nie wymagała, aby dokładnie trzymać się pozycji kosztorysowych w zestawieniu z przedmiarem robót. Zapis brzmiał „Cenę ofertową należy wyliczyć w oparciu o dołączone do SWZ przedmiary robót, specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót oraz dokumentację projektową budowlaną i wykonawczą”. Po złożeniu ofert zamawiający zauważył, iż dwie pozycje kosztorysu ofertowego różnią się od siebie, ale tylko w rubryce opis. Nr KNR był taki sam. Na podstawie art. 223 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający poprosił o wyjaśnienie treści złożonej oferty: „W przedmiarze robót, będącym załącznikiem do SWZ, w pozycjach 75 oraz 76 zamawiający żądał wyceny »obróbki dachowe przy zastosowaniu membrany gumowej EPDM zgrzewanej«. Był to opis edytowany przez zamawiającego, ponieważ w KNR nie ma pozycji membrana gumowa EPDM. Złożony przez wykonawcę kosztorys ofertowy w pozycjach 75 oraz 76 w swoim opisie nie zawiera pełnej treści pozycji z przedmiaru robót, natomiast w pozycjach tych widnieje zapis »papa termozgrzewalna DKD«. Nadmienić należy, iż ta pozycja KNR to właśnie »papa termozgrzewalna DKD«, natomiast zamawiający poprzez analogię zmienił zapis w przedmiarze na membraną EPDM. W związku z powyższym zamawiający prosi o wyjaśnienie, jaki materiał został zastosowany do wyceny oferty w pozycjach 75 oraz 76 kosztorysu ofertowego”. W odpowiedzi zamawiający uzyskał wyjaśnienie: „Pozycje, o których mowa w przedmiarze, miały pełną nazwę »Analogia – Obróbki dachowe przy zastosowaniu membrany gumowej dachowej EPDM zgrzewanej, styk ściany, daszku niższego wzdłuż Sali Sportowej, pasem papy szer. 30 cm oraz kolejna pozycja (…) każde dalsze 5 cm szerokości papy«. W związku z powyższym oferent nie zmienił elementów pozycji. Jeśli zamawiający wymaga, aby obróbki dachowe zostały wykonane z membrany gumowej EPDM, to w ramach tej pozycji i w tej cenie zostanie to wykonane”. W konsekwencji tych wyjaśnień, powołując się na art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, zmianie ulega opis pozycji 75 i 76 kosztorysu ofertowego jak niżej: Z: 75. KNR 0-22 0529/04 „Obróbki murów ogniowych pasem papy termozgrzewalnej DKD o szerokości 30 cm – styk ścian i daszku niższego wzdłuż Sali Sportowej” Na: 75. KNR 22/529/4 „Analogia – Obróbki dachowe przy zastosowaniu membrany gumowej dachowej EPDM zgrzewanej, styk ściany i daszku niższego wzdłuż Sali Sportowej, pasem papy szer. 30 cm” oraz Z: 76. KNR 0-22 0529/05 „Obróbki murów ogniowych pasem papy termozgrzewalnej DKD o szerokości 30 cm – dodatek za każde dalsze 5 cm szerokości – styk ścian i daszku niższego wzdłuż Sali Sportowej” Na: 76. KNR 22/529/5 „Analogia – Obróbki dachowe przy zastosowaniu membrany gumowej dachowej EPDM zgrzewanej, styk ściany i daszku niższego wzdłuż Sali Sportowej, dodatek za każde dalsze 5 cm szerokości papy”. Biorąc powyższe pod uwagę, jak również fakt, iż w formularzu ofertowym wykonawca deklaruje, iż parametry materiałów są zgodne z dokumentacją projektową, czy zamawiający wybierając taką ofertę, nie narazi się na zarzuty jej nieodrzucenia?

Pytanie: Czy dopuszczalny jest zapis w umowie na dostawę leków o treści: „Strony dopuszczają możliwość przesunięć ilościowych pomiędzy pozycjami wyrobów wyszczególnionych w danym pakiecie formularza cenowego, który stanowi załącznik nr 1 do umowy, przy zachowaniu maksymalnej wartości danego pakietu (części)”? Reasumując, czy można w trakcie realizacji umowy robić „przesunięcia” ilościowe między pozycjami i np. jednego leku zamówić więcej, a innego mniej, niż to wynika z formularza cenowego, przy zachowaniu wartości sumarycznej całego pakietu (zadania częściowego)?

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie w trybie podstawowym. W trakcie postępowania w wyniku odpowiedzi na pytanie do SWZ zmieniono SWZ oraz druk oferty i przedłużono termin składania ofert. Jednak przed tą zmianą wpłynęła już jedna oferta. Czy zamawiający ma obowiązek powiadomić wykonawcę, że zmienił się druk oferty?

Pytanie: W postępowaniu wykonawca był zobowiązany do złożenia formularza ofertowego oraz formularza szczegółowej wyceny. Wykonawca złożył oba dokumenty, jednak formularz szczegółowej wyceny okazał się niekompletny. Formularz zawierał 12 kolumn (dla każdego miesiąca osobna kolumna) oraz 12 wierszy (12 urządzeń podlegających przeglądowi). Na każdy miesiąc przypadała inna liczba przeglądów do wykonania (np. w styczniu było to 5 przeglądów a w grudniu 3). Wykonawca przesłał formularz bez ostatniej kolumny odpowiadającej wycenie usługi za miesiąc grudzień. Na podstawie formularza ofertowego zamawiający jest w stanie wyliczyć, jaka jest wartość usługi za miesiąc grudzień. A na podstawie cen jednostkowych z pozostałych miesięcy może wywnioskować, jakie są ceny jednostkowe poszczególnych przeglądów w grudniu. Czy zamawiający może dokonać poprawy innej omyłki czy powinien odrzucić ofertę z uwagi na braki w formularzach załączonych do oferty? Dodam, że poprawa omyłki nie wpływa na ostateczną wartość oferty, która pozostanie bez zmian.

Pytanie: Proszę o weryfikację klauzuli waloryzacyjnej do umowy dla zamówienia w trybie Pzp poniżej progów unijnych na dowóz dzieci. Jesteśmy w trakcie opracowywania dokumentacji do zamówienia i prosimy o analizę zapisów dotyczących waloryzacji. Kiedy może nastąpić pierwsza waloryzacja? Umowę podpisano na rok (z czego 10 miesięcy dowóz, 2 miesiące wakacji bez dowozu). Klauzula brzmi: „1. Strony umowy przewidują możliwość waloryzacji wynagrodzenia prowadzącej do dokonywania zmian jego wysokości w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia, zgodnie z art. 439 ust. 1 Pzp. Waloryzacja ta będzie dokonywana z zachowaniem poniższych zasad: jeżeli w czasie trwania umowy hurtowe ceny netto paliwa (oleju napędowego Ekodiesel), publikowane przez PKN Orlen S.A. na https://www.orlen.pl/dla-biznesu/hurtowe-ceny-paliw zmienią się o co najmniej 5% względem hurtowej ceny paliwa netto przyjętej w dniu składania oferty, każda ze Stron ma prawo wystąpić do drugiej Strony z wnioskiem o zmianę wynagrodzenia za zakupywane bilety; Strona żądająca zmiany wynagrodzenia na tej podstawie przedłoży dowody na wpływ zmiany ceny paliwa na ceny biletów; waloryzacja wynagrodzenia następuje po raz pierwszy po upływie pierwszych 6 miesięcy realizacji przedmiotu umowy, a początkowym terminem ustalenia zmiany wynagrodzenia jest pierwszy dzień kolejnego miesiąca w danym roku kalendarzowym, w którym waloryzacja przysługuje i następuje po raz pierwszy; waloryzacji będzie podlegać część wynagrodzenia należnego Wykonawcy pozostała do wypłaty, tj. część wynagrodzenia należna za realizację przedmiotu umowy w okresie, w którym waloryzacja następuje; waloryzacji podlegać będą jednostkowe ceny biletów określone w § 7, w wyniku zastosowania postanowień związanych z waloryzacją wynagrodzenia; maksymalna zmiana wysokości wynagrodzenia całkowitego, jaką dopuszcza zamawiający, nie może przekroczyć wysokości 15% wynagrodzenia całkowitego określonego w § 7 ust. 1 umowy; w przypadku złożenia wniosku o zmianę wysokości wynagrodzenia z powodów, o których mowa w ust. 1, druga Strona jest zobowiązana w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku do ustosunkowania się do niego, w szczególności poprzez: a)     zaakceptowanie wniosku o zmianę, b)     wezwanie Strony wnioskującej o zmianę do uzupełnienia wniosku lub przedstawienia dodatkowych wyjaśnień wraz ze stosownym uzasadnieniem takiego wezwania, c)     zaproponowanie podjęcia negocjacji treści umowy w zakresie wnioskowanej zmiany, odrzucenie wniosku o zmianę z podaniem uzasadnienia. Dokonanie zmian wysokości wynagrodzenia wymaga podpisania aneksu do umowy. Zawarcie aneksu nastąpi nie później niż w terminie 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy. Nowe wynagrodzenie będzie obwiązywało od pierwszego dnia miesiąca następującego po dacie zawarcia aneksu”.

Pytanie: Moje pytanie dotyczy kompleksowej usługi sprzątania. Zamawiający w formularzu ofertowym wyodrębnił czynności rozliczane według: miesięcznego ryczałtu oraz jednorazowego zlecenia do wykonania. Wśród nich znajduje się sprzątanie tarasu zewnętrznego (maks. 24 zlecenia w okresie umowy). Przy każdej z pozycji w ramach jednorazowego zlecenia należało podać cenę netto za metr kwadratowy i określić stawkę VAT. Zamawiający w swojej kalkulacji przyjął dla wszystkich pozycji stawkę 23%. W trzech ofertach jest stawka 23%, jednak w jednej ofercie dla tarasów zewnętrznych podano stawkę 8%. Zamawiający wystąpił o wyjaśnienie do tego wykonawcy, który przyjął VAT 8%. Wykonawca złożył wyjaśnienia, które poddawane są obecnie szerszej analizie. Jak powinien postąpić dalej, zamawiający jeśli uzna wyjaśnienia i potwierdzi się  stawkę 8%? Wykonawca ze stawką 8% jest drugi w kolejności, jeśli chodzi o cenę. Czy zamawiający powinien wystąpić do trzech pozostałych wykonawców z prośbą o wyjaśnienie? Czy może na tym etapie uznać, że sam popełnił błąd, przyjmując stawkę 23% i przeszacować kwotę przeznaczoną na realizację zamówienia (ta kwota to wartość szacunkowa zamówienia + VAT)?

Pytanie: Zamawiający zamierza udzielić zamówienia na dystrybucję energii elektrycznej w trybie zamówienia z wolnej ręki. W procedurze chce zastosować art. 217 ust. 3 ustawy Pzp i odstąpić od żądania złożenia przez wykonawcę oświadczenia z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp oraz skorzystać z możliwości wskazanej w art. 215 ust. 1 ustawy Pzp i nie podawać obligatoryjnych podstaw wykluczenia z postępowania, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp. Czy zamawiający może również tak postąpić w przypadku przesłanek wykluczenia wynikających z art. 7 ust 1 pkt 1–3 ustawy z 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego? Czy powinien jednak obowiązkowo wskazać te przesłanki i zażądać od wykonawcy stosownego oświadczenia w tej kwestii?

Pytanie: Co zrobić w sytuacji, gdy po dwóch postępowaniach w trybie podstawowym na dostawy gazu (brak ofert) i próbie wolnej ręki (brak porozumienia w negocjacjach) nie można udzielić zamówienia zgodnie z ustawą Pzp, bo np. jedyny wykonawca domaga się całkowitego usunięcia z kontraktu kar umownych lub ich ograniczenia do minimum, skrócenia maksymalnie terminów płatności, oferuje cenę wyższą, niż zamawiający płaci w chwili negocjacji (zamawiający ma zapewnioną ciągłość dostaw, ale na umowach taryfowych monopolisty, które zawarł, by nie utracić ciągłości dostaw – stawki są ustalone na poziomie wynikającym z zastosowanych przez Rząd RP zamrożonych cen maksymalnych). Czy zgodzić się na wszystkie żądania, skoro nie ma komu udzielić zamówienia? I rozpisać kolejne postępowanie, zachowując totalną uległość wobec wykonawcy? Co na to dyscyplina finansów publicznych?