ANALIZA POTRZEB I WYMAGAŃ

Kwestie związane z analizą potrzeb i wymagań zostały uregulowane w art. 83 ustawy Pzp. Dzięki przeprowadzeniu analizy zamawiający powinien móc stwierdzić, w jakim trybie i przy użyciu jakich instrumentów najefektywniej będzie zlecić zamówienie. Dokument ten pozwoli mu także ocenić, czy zamówienie powinno zostać podzielone na części oraz jakie wymogi sformułować względem wykonawców.

Artykuł 83 ustawy Pzp stanowi, że analiza potrzeb i wymagań jest obowiązkowa w procedurach na zamówienia klasyczne o wartości równej lub wyższej niż progi unijne. W zamówieniach tzw. krajowych jest fakultatywna, zamawiający może, ale nie musi jej sporządzać.

Jednocześnie art. 83 ustawy Pzp stanowi, że analizę potrzeb i wymagań przygotowują zamawiający publiczni. Będą to podmioty wskazane w art. 4 ustawy Pzp, tj.:

1)       jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych,

2)       inne niż określone w pkt 1 państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej;

3)       inne niż określone w pkt 1, osoby prawne, utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemających charakteru przemysłowego ani 2 handlowego, jeżeli podmioty, o których mowa w tym przepisie oraz w pkt 1 i 2, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio lub pośrednio przez inny podmiot:

a)       finansują je w ponad 50% lub

b)       posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub

c)       sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub

d)       mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego;

4)       związki podmiotów, o których mowa w pkt 1 lub 2, lub podmiotów, o których mowa w pkt 3.

Zamawiający może zrezygnować z analizy potrzeb i wymagań, w sytuacji gdy:

• udziela zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, z uwagi na pilną potrzebę udzielenia zamówienia (art. 209 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp),
• zleca zamówienie w trybie z wolnej ręki, w przypadku gdy wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia (art. 214 ust.1 pkt 5 ustawy Pzp).

Według brzmienia regulacji ustawowej analiza powinna zawierać co najmniej:

1)       badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych;

2)       rozeznanie rynku w aspekcie:

a)       alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb,

b)       możliwych wariantów realizacji zamówienia albo wskazywać, że jest wyłącznie jedna możliwość wykonania zamówienia,

c)       podniesienia konkurencyjności postępowania o udzielenie zamówienia.

Jest to minimalny zakres analizy, przy czym może ona obejmować wiele innych aspektów i odwoływać się do innych dokumentów zamawiającego (np. planistycznych, projektowych itp.). 

Dodatkowo art. 83 ustawy Pzp wskazuje, że analiza musi zawierać:

1)       orientacyjną wartość zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b przepisu;

2)       możliwość podziału zamówienia na części;

3)       przewidywany tryb udzielenia zamówienia;

3a) warunki zamówienia sprzyjające podniesieniu konkurencyjności postępowania o udzielenie zamówienia, których zastosowanie przewiduje zamawiający − w przypadku gdy przewidywany jest tryb udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 129 ust. 1 pkt 1−5;

4)       możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych zamówienia;

5)       ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia.

Po 1 stycznia 2026 r., kiedy to dokonano zmian w ustawie Pzp w zakresie regulacji obejmujących analizę potrzeb i wymagań, zamawiający, przygotowując ten dokument, ma obowiązek zbadać wpływ planowanego zamówienia na konkurencyjność już na etapie rozeznania rynku. Musi także wskazać w samej analizie, jakie konkretnie warunki zamówienia – obejmujące m.in. opis przedmiotu, kryteria oceny ofert czy wymagania dotyczące realizacji – zastosuje, aby podnieść konkurencyjność postępowania.

Zamawiający ma obowiązek przeprowadzić analizę potrzeb i wymagań przed wszczęciem postępowania, przy czym ustawa Pzp nie wskazuje konkretnego terminu, w jakim powinno to nastąpić. Istotne natomiast, aby w chwili wszczęcia postępowania, analiza faktycznie zawierała aktualne i adekwatne do zamówienia dane.

Warto wspomnieć, że Rada Zamówień Publicznych przygotowała zestaw wskazówek przydatnych do sporządzenia poprawnej analizy potrzeb i wymagań: „Wskazówki dla zamawiających publicznych do opracowania analizy potrzeb i wymagań”.

Poniżej wskazujemy sukcesywne działania, które zmierzają do przygotowania analizy potrzeb i wymagań, na bazie powyższych wytycznych.

Warto przy tym wspomnieć, że autor wskazówek zaznacza, że proponowany przebieg analizy ma charakter przykładowy i należy go każdorazowo dostosować do rodzaju i wartości zamówienia.

I tak działania w ramach przygotowania analizy mogą objąć następujące aspekty:

1)       identyfikacja potrzeby i zdefiniowanie okresu odniesienia, na jaki planowane jest jej zaspokojenie; jako minimum rekomendowane jest przyjęcie takiej samej perspektywy czasowej jak przy przygotowywaniu projektu uchwały budżetowej lub planu finansowego, aczkolwiek najbardziej korzystne ze względu na efektywność zamówienia jest badanie zaspokojenia potrzeb w dłuższym horyzoncie czasowym niż budżet, np. cykl życia, nie jest to jednak wymagane przepisami;

2)       badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby z wykorzystaniem zasobów własnych oraz orientacyjnej wartości jej zaspokojenia tym sposobem;

3)       rozeznanie rynku w celu ustalenia alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby oraz orientacyjnej wartości jej zaspokojenia tym sposobem;

4)       rozeznanie rynku w celu ustalenia wariantów wykonania zamówienia oraz orientacyjnej wartości zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów;

5)       w oparciu o przeprowadzone badanie wybór środka lub środków w celu zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby;

6)       w przypadku, gdy wybranym w wyniku dokonania analizy środkiem zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby będzie udzielenie zamówienia, dokonanie wyboru wariantu realizacji zamówienia;

7)       dla wybranego wariantu realizacji zamówienia dokonanie kolejnych analiz w celu wskazania:

• możliwości podziału zamówienia na części,
• przewidywanego trybu udzielenia zamówienia,
• możliwości uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych w ramach zamówienia,
• ryzyka związanego z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia wraz ze wskazaniem możliwości ich zmniejszenia oraz propozycji ich podziału.

Polecamy materiały dotyczące analizy opublikowane na Portalu ZP:

• Analiza potrzeb i wymagań wzór od 1.01.2026 r.
• Analiza potrzeb i wymagań po 1.01.26 r. – nowe podejście do przetargów unijnych

Zobacz także: WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA, OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, RAPORT Z REALIZACJI ZAMÓWIENIA