oryginał dokumentu

Oryginał dokumentu elektronicznego i elektroniczna kopia dokumentu – co trzeba wiedzieć?

Oryginał dokumentu elektronicznego i elektroniczna kopia dokumentu – co trzeba wiedzieć?

Jak przygotować elektroniczną kopię dokumentu papierowego? Czy zawsze należy złożyć oryginał dokumentu elektronicznego? Kluczowe znaczenie ma w tym zakresie rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2021 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie (Dz.U. poz. 2452, dalej: rozporządzenie o elektronizacji). W artykule przeczytasz m.in. o tym, kto opatruje swoim podpisem elektroniczną kopię papierowego dokumentu. Dowiesz się także, kiedy dokument wystawia upoważniony, a kiedy nieupoważniony podmiot i jak takie dokumenty ocenić w postępowaniu. Poznasz jednoznaczną odpowiedź na pytanie, jak zweryfikować skompresowany plik dokumentów z jednym podpisem wykonawcy.

W tym artykule
  • Upoważnione podmioty to podmioty inne niż wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca.
  • Podmiotowe środki dowodowe, które wystawiły upoważnione podmioty, to zatem np.: dokumenty z KRS, ZUS, US, informacja z banku, referencje.
  • Cyfrowe odwzorowanie to dokument elektroniczny, który jest kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej. Umożliwia zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do oryginału (§ 6 ust. 5 rozporządzenia o elektronizacji). Będzie to zatem np. skan dokumentu lub zdjęcie aparatem fotograficznym.
  • Opatrzenie podpisem elektronicznym skanu referencji stanowi poświadczenie za zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem referencji w postaci papierowej. Nie jest wymagany do tego dopisek „za zgodność z oryginałem” czy też pieczątka o takiej treści przed zeskanowaniem papierowej referencji.
  • Zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej może zawsze potwierdzić notariusz.

O dokumentach elektronicznych – oryginałach i elektronicznych kopiach dokumentów papierowych piszemy także tutaj: