Kiedy umowę o zamówienie publiczne można zawrzeć na czas nieoznaczony wg Pzp?

W pozostałych przypadkach zamawiający musi określić z góry czas trwania umowy.

Polecamy Ci nasz webinar. Obejrzało go już kilkaset osób! >> Zmiana umowy w sprawie zamówienia publicznego – 18 praktycznych przypadków

Zasadą jest zakaz zawierania umów na czas nieoznaczony. Umowy w sprawie zamówienia publicznego co do zasady zawiera się na czas oznaczony, a możliwość zawarcia umowy bezterminowej ma charakter wyjątkowy i wynika wyłącznie z przepisów ustawy Pzp.

Punktem wyjścia jest art. 434 ust. 1 ustawy Pzp, który wprowadza jednoznaczną regułę, iż umowę w sprawie zamówienia publicznego zawiera się na czas oznaczony. Oznacza to w praktyce, że obowiązuje zakaz zawierania umów na czas nieokreślony i zamawiający powinien każdorazowo określić z góry czas trwania zobowiązania.

Ograniczenie to ma na celu zapewnienie konkurencji oraz okresowe „otwieranie” rynku dla nowych wykonawców.

Wyjątki od tej zasady przewidują:

• art. 434 ust. 2 Pzp – dotyczący świadczeń ciągłych i powtarzających się,
• art. 435 Pzp – dopuszczający umowy na czas nieoznaczony w ściśle określonych przypadkach.

Art. 434 ust. 2 Pzp dotyczy zamówień, których przedmiotem są:

• świadczenia powtarzające się – realizowane cyklicznie (np. comiesięczne dostawy),
• świadczenia ciągłe – wykonywane w sposób stały przez cały okres trwania umowy.

Zasada dotycząca powyższych świadczeń: Umowa może zostać zawarta na okres do 4 lat bez dodatkowych warunków.

Umowa powyżej 4 lat: Dopuszczalna jest wyłącznie po spełnieniu jednej z przesłanek ustawowych. Niezależnie od długości trwania kontraktu, zamawiający musi zawsze określić z góry konkretny czas trwania umowy.

Jest to dopuszczalne, jeżeli spełniona jest co najmniej jedna z przesłanek ustawowych:

1. Oszczędności kosztów

Dłuższy okres obowiązywania umowy prowadzi do obniżenia kosztów (np. niższa cena przy długoterminowym utrzymaniu systemu IT lub brak kosztów zmiany wykonawcy).

2. Zdolności płatnicze zamawiającego

Dłuższy okres wynika z konieczności rozłożenia płatności w czasie (np. ograniczenia budżetowe).

3. Nakłady inwestycyjne i okres ich spłaty

Realizacja zamówienia wymaga poniesienia istotnych nakładów początkowych (np. instalacja infrastruktury technicznej), które uzasadniają dłuższy okres trwania umowy.

Wystarczy spełnienie jednej z powyższych przesłanek.

Wyjątkowo – tylko w przypadkach wskazanych w art. 435 Pzp. Umowa na czas nieoznaczony jest dopuszczalna wyłącznie, gdy jej przedmiotem są:

• dostawy wody i odprowadzanie ścieków, dostawy gazu z sieci gazowej, ciepła z sieci ciepłowniczej oraz licencje na oprogramowanie komputerowe,
• usługi przesyłowe lub dystrybucyjne energii elektrycznej lub gazu ziemnego.

Katalog ten ma charakter zamknięty. Oznacza to, że:

• tylko wskazane świadczenia mogą być objęte umową bezterminową,
• nie jest dopuszczalne rozszerzanie tego wyjątku na inne zamówienia – nawet jeśli mają charakter ciągły.

Czy można zawrzeć umowę na czas nieoznaczony w Pzp?

Co do zasady nie. Umowy zawiera się na czas oznaczony, a wyjątki określa art. 435 Pzp.

Kiedy dopuszczalna jest umowa na czas nieoznaczony?

Wyłącznie w przypadkach wskazanych w art. 435 Pzp, m.in. dla dostaw mediów (woda, gaz, ciepło) oraz usług przesyłowych lub dystrybucyjnych energii.

Czy katalog wyjątków z art. 435 Pzp można rozszerzać?

Nie. Katalog ma charakter zamknięty i nie obejmuje innych świadczeń – nawet jeśli mają charakter ciągły.

Kiedy można zawrzeć umowę na okres dłuższy niż 4 lata?

W przypadku świadczeń ciągłych lub powtarzających się, gdy dłuższy okres przynosi oszczędności kosztów, wynika ze zdolności płatniczych zamawiającego lub jest uzasadniony nakładami inwestycyjnymi.

Czy umowa na świadczenia ciągłe może być bezterminowa?

Nie. Nawet w przypadku świadczeń ciągłych należy określić konkretny czas trwania umowy.