W tym dziale znajdziesz porady prawne udzielone przez ekspertów w konkretnych sytuacjach, z jakimi spotkali się inni uczestnicy postępowań o zamówienia publiczne. Wszystkie odpowiedzi zostały udzielone przez doświadczonych prawników i specjalistów ds. Prawa zamówień publicznych.

Wykonawca oferuje inny przedmiot w umowie niż w ofercie – co zrobić, gdy zamawiający nie chce zawierać kontraktu?

Pytanie: Przed upływem terminu związania oferta wybrano wykonawcę i wyznaczono termin na podpisanie umowy. Przedmiotem zamówienia jest dostawa mebli w trybie podstawowym. Przed podpisaniem umowy wybrany wykonawca przesłał nam zestawienie mebli i okazało się, że niektóre z nich nie spełniają naszych wymogów. Wysłano do wykonawcy pismo i przyznał się, ale stwierdził, że to jest mało istotne i że prosi o akceptację tego zestawienia, bo inaczej nie podpisze umowy. My nie możemy zaakceptować takich zmian na tym etapie. Postępowanie jest dofinansowane z UE. Czy w obecnej sytuacji musimy unieważnić postępowanie, czy możemy do drugiego w kolejce wykonawcy wysłać wezwanie do złożenia podmiotowych środków dowodowych, mimo że upłynął termin związania ofertą? Czy potem powinniśmy na podstawie art. 262 ustawy Pzp wysłać pismo o wyrażenie zgody na wybór oferty po upływie terminu związania ofertą?

  • Autor: Dominika Perkowska
  • 02.12.2022
  • Dokumenty od wykonawców

Czy wcześniejsze złożenie dokumentów na wezwanie pozwala zamawiającemu dalej procedować?

Pytanie: Czy jeśli zamawiający wezwał wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, to w momencie gdy te środki dowodowe wpłyną w terminie krótszym np. po jednym dniu, można przejść do dalszego etapu postępowania? Czy jednak należy czekać obligatoryjnie do końca wyznaczonego terminu?

  • Autor: Marta Mikulska-Nawacka
  • 01.12.2022
  • Dokumenty od wykonawców

Czy zakup elementów placu zabaw i siłowni zewnętrznej z montażem to robota budowlana?

Pytanie: Gmina planuje udzielić zamówienia na zakup elementów placu zabaw wraz z ich montażem (posadowieniem) w jednej miejscowości oraz elementów siłowni zewnętrznej wraz z ich montażem (posadowieniem) w czterech miejscowościach. Gmina na zadanie posiada zgłoszenia robót budowlanych. Czy to zamówienie to robota budowlana czy dostawa?

  • Autor: Iwona Bujak
  • 01.12.2022
  • Postępowanie na usługi, dostawy i roboty

Prawo opcji a ogłoszenie o udzieleniu zamówienia i sprawozdanie z udzielonych zamówień

Pytanie: Zamawiający przewidział w postępowaniu prawo opcji 10%. Czy w ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia oraz w sprawozdaniu z udzielonych zamówień, zamawiający powinien dodać do wartości umowy 10%? Przykładowo wartość umowy wynosi 150.000 zł. Czy w ogłoszeniach powinna być kwota 165.000 zł czy 150.000 zł?

  • Autor: Krzysztof Hodt
  • 30.11.2022
  • Ogłoszenia

Przeniesienie stalowej wiaty – jak oszacować i zakwalifikować zamówienie?

Pytanie: Zamawiający planuje zamówienie polegające na przeniesieniu wiaty stalowej (rozbiórka i ponowny montaż) będącej własnością zamawiającego, z miejscowości A do B. W jaki sposób zamawiający powinien oszacować wartość zamówienia? Czy wartość wiaty powinna być doliczona do wartości zamówienia? Czy zamówienie to usługa czy robota budowlana?

  • Autor: Agata Smerd
  • 30.11.2022
  • Postępowanie na usługi, dostawy i roboty

Wysokie ceny gazu – zamówienia z wolnej ręki, tryb podstawowy

Pytanie: Jesteśmy instytutem naukowym i podlegamy pod ustawę Pzp. Firma zewnętrzna przeprowadzała nam przetarg nieograniczony dla zakupu grupowego (ale na indywidualnych pełnomocnictwach) z art. 132 ustawy Pzp na kompleksową dostawę gazu. Nikt jednak nie złożył oferty, więc przeprowadzono procedurę z wolnej ręki z art. 214 ustawy Pzp czyli dla wartości powyżej progów unijnych. Postępowania prowadzono osobno dla każdego zamawiającego i wartość naszego zamówienia nie przekroczyła progów unijnych. Nie przyjęliśmy oferty z uwagi na bardzo wysokie ceny. Postanowiliśmy podpisać umowę na podstawie obecnej taryfy , w której kWh wynosi około 0,79 zł a zaproponowana cena w ofercie z wolnej ręki wyniosła 2,21904 zł/kWh. Jak potraktować takie zawarcie kontraktu? Jak oszacować wartość udzielonego zamówienia? Taryfa będzie się dynamicznie zmieniać w ciągu roku. Nadmienię jeszcze, że tylko PGNiG składa oferty, inne firmy nie oferują gazu na rynku.

  • Autor: Krzysztof Hodt
  • 29.11.2022
  • Postępowanie na usługi, dostawy i roboty

Wykaz dostaw, usług, robót budowlanych objęty tajemnicą przedsiębiorstwa – tak czy nie?

Pytanie: Czy wykonawca może zastrzec w ofercie, że wykaz usług, robót budowlanych, dostaw stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa? W uzasadnieniu wykonawca napisał, że ujęte przez niego w wykazie doświadczenie to zadania, które realizował na podstawie umów zawartych z zamawiającymi prywatnymi lub spółkami Skarbu Państwa, które jeśli nawet zostały zawarte na bazie publicznych ogłoszeń, to szczegóły dotyczące wartości kontraktu, czy zakresu przedmiotu zamówienia nie były ogólnie dostępne, a niektóre z nich również objęte zasadą zachowania poufności wymaganą przez tychże zamawiających.

  • Autor: Marzena Kopacka-Biculewicz
  • 29.11.2022
  • Dokumenty od wykonawców

Płatności częściowe – praktyczne problemy na etapie realizacji zamówienia

Pytanie: Realizujemy zadanie dofinansowane z Rządowego Funduszu Rozwoju Dróg pn. „Poprawa bezpieczeństwa ruchu na przejściach dla pieszych”. Przedmiotem umowy jest przebudowa drogi powiatowej w celu poprawy bezpieczeństwa ruchu drogowego na przejściu dla pieszych. Zadanie realizujemy w formule „zaprojektuj i wybuduj”. W umowie między zamawiającym a wykonawcą robót budowlanych zawartej na rok, mamy m.in. taki zapis dotyczący fakturowania częściowego: „Suma wartości wszystkich faktur częściowych nie może przekroczyć 80% łącznego wynagrodzenia brutto wykonawcy, określonego w umowie w następujący sposób: »Strony ustalają wynagrodzenie ryczałtowe za wykonanie przedmiotu umowy na kwotę brutto 300.000 zł, z tego wynagrodzenie za: 1)     etap projektowania, w tym opracowanie dokumentacji projektowej oraz sprawowanie nadzoru autorskiego, w kwocie brutto 150.000 zł, 2)     etap realizacji, w tym wykonanie robót budowlanych zgodnie z dokumentacją projektową i wdrożenie projektu stałej organizacji ruchu, w kwocie brutto 150.000 zł, zgodnie z ofertą wykonawcy i tabelą elementów rozliczeniowych zawartą w ofercie«”. Po zakończeniu zadania w trakcie weryfikacji dokumentów przez urząd wojewódzki okazało się, że suma faktur częściowych nieznacznie przekroczyła 80% łącznego wynagrodzenia brutto. W ramach wyjaśnienia napisaliśmy, że zadanie realizowane było w systemie zaprojektuj i wybuduj i zamawiający omyłkowo podczas weryfikacji faktury uwzględnił tylko wartość robót budowlanych, a nie całości zadania. Wartość zafakturowanych robót stanowiła 71% całości robót budowlanych. Czy taka omyłka stanowi naruszenie ustawy Pzp i jak ewentualnie zamawiający może się bronić?

  • Autor: Anna Kaźmierczak
  • 28.11.2022
  • Realizacja umowy

Na unieważnione części zamówienia obowiązuje nowy OPZ i szacowanie wartości

Pytanie: Przeprowadzono postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie podstawowym bez negocjacji, z podziałem na 5 części, w którym można było składać oferty częściowe. Wybrano wykonawców na dwie największe części, na trzy pozostałe procedurę unieważniono – na dwie części nie wpłynęły żadne oferty, na jedną – jedyna oferta została odrzucona. Jakie powinno być dalsze postępowanie, gdy wartości części, na które nie rozstrzygnięto postępowania wynoszą: części, na które nie wpłynęły oferty – wartość szacunkowa 10.000 i 20.000 zł, część, która została odrzucona – 30.000 zł. Suma wartości szacunkowej dla pozostałych części nie przekracza już 130.000 zł, podobnych zakupów nie planujemy, więc założyłem że może to być postępowanie regulaminowe jako jedna procedura z podziałem na trzy części. Zamierzam zmniejszyć wymagania jakościowe, gdyż prawdopodobnie pozostawiając te z wcześniejszego postępowania, nie znajdę wykonawców w oczekiwanych cenach. Natomiast teraz spotkałem się z twierdzeniem, że powinienem przeprowadzić postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki, gdyż w uprzednim trybie podstawowym nie otrzymałem żadnej oferty (tu na dwie części) bądź wszystkie oferty odrzuciłem z powodu niezgodności ich treści z warunkami zamówienia (jedna oferta). Czy faktycznie muszę prowadzić postepowanie ustawowe z wolnej ręki?

  • Autor: Agnieszka Gwóźdź-Kuzior
  • 28.11.2022
  • Opis przedmiotu zamówienia

Czy można konkretnej firmie zlecić bez przetargu darmową usługę przygotowania portfolio?

Pytanie: Jesteśmy uczelnią wyższą. Chcemy wziąć udział w konkursie na organizatora międzynarodowej konferencji naukowej. Pierwszym etapem jest przygotowanie naszego portfolio do konkursu w 2026 roku. Wstępnie jesteśmy po rozmowie z firmą, która ma doświadczenie i przygotowałaby nam dokumenty za darmo. Naszym kosztem byłyby bilety lotnicze dla grupy pracowników do miejsca, w którym odbywać się będzie wybór organizatora konferencji. Czy możemy bez przeprowadzenia postępowania, bez rozeznania rynku wybrać tego wykonawcę? Jeżeli byśmy wygrali konkurs, to czy możemy bez przetargu wybrać tą firmę jako współorganizatora, która nam przygotowywała dokumenty do konkursu? My damy tylko salę, a całą obsługą zajmowałaby się firma, a nawet musiałaby zapłacić za inne sale nienależące do nas. Wykonawca miałby środki z wpłat od uczestników konferencji. Organizacja takiego wydarzenia byłaby dużym wyróżnieniem.

  • Autor: Marzena Kopacka-Biculewicz
  • 25.11.2022
  • Stosowanie ustawy Pzp

Strony oferty jako osobne pliki pdf – reguły podpisu i oceny dokumentów

Pytanie: Otrzymałem ofertę w trybie podstawowym. Deszyfrowanie oferty za pomocą miniPortalu powoduje, iż oferta otwiera się jako odrębne 15 plików PDF. Oferta to skan dokumentów podpisanych podpisem odręcznym i później kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokumenty odrębne stanowiące jedną stronę są podpisane prawidłowo (jedna strona jeden dokument, jeden plik, jeden podpis). Problemem jest druk oferty, który składa się z 5 stron. W wyniku deszyfrowania oferta jest podzielona na 5 odrębnych stron, tj. 5 plików PDF. Weryfikując dokumenty pojedynczo, podpis pokazuje się na stronie 1 i 5. Pozostałe nie są opatrzone poprawnym plikiem podpisu. Weryfikując wszystkie złożone dokumenty razem (weryfikacjapodpisu.pl), podpisy są wskazane tylko na 8 dokumentach (pozostałe dokumenty program pomija i nie wskazuje ich). Komunikat programu proCertum SmartSign: class java.lang.IllegalArgumentException: Plik 'G:CYFROWAOferta odszyfrowana nr 1Ofertaimg20220728_10225853.pdf' nie jest poprawnym plikiem podpisu pl.unizeto.swing.table.FileToVerify.loadSignatureInfos(Unknown Source) pl.unizeto.swing.table.FileToVerify.(Unknown Source) pl.unizeto.swing.table.FileToVerify.(Unknown Source) pl.unizeto.swing.table.VerifyTableModel.append(Unknown Source) pl.unizeto.pcja.gui.v$54.doInBackground(Unknown Source) javax.swing.SwingWorker$1.call(Unknown Source) java.util.concurrent.FutureTask.run(Unknown Source) javax.swing.SwingWorker.run(Unknown Source) java.util.concurrent.ThreadPoolExecutor.runWorker(Unknown Source) java.util.concurrent.ThreadPoolExecutor$Worker.run(Unknown Source) java.lang.Thread.run(Unknown Source) Strony podpisane 1 i 5 nie obejmują takich treści jak cena i termin dostawy. Te treści znajdują się na stronach bez podpisu. SWZ zawiera standardowe zapisy dotyczące składania dokumentów zgodnie z regulaminem miniPortal/ePUAP. Jak ocenić tę ofertę?

  • Autor: Andrzela Gawrońska-Baran
  • 25.11.2022
  • Dokumenty od wykonawców

Czy można zapobiec wycofaniu się wykonawcy z przetargu poprzez odpowiedni termin związania ofertą?

Pytanie: W zawiązku z wahaniami cen na towarowej giełdzie energetycznej, a co za tym idzie (w przypadku długotrwałego procedowania zamówienia) częstym wycofaniem się oferentów z  podpisania umowy, proszę o informację, jaki okres związania z ofertą można wskazać w SWZ. Prowadzimy tryb podstawowy, w którym wezwiemy wykonawcę do przedłożenia podmiotowych środków dowodowych.

  • Autor: Iwona Bujak
  • 24.11.2022
  • SWZ

Pomyłki w VAT czasem wolno poprawić jako oczywistą omyłkę

Pytanie: Zamawiający w SWZ w rozdziale „Sposób obliczenia ceny” napisał: „Wykonawca zobowiązany jest do określenia w złożonej ofercie stawki VAT zgodnie z ustawą z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Dla towarów wymienionych w załączniku nr 8 do tej ustawy cena złożonej oferty musi zawierać preferencyjną stawkę VAT 0%. Zamawiający przewiduje/potwierdza, że w odniesieniu do udzielanego zamówienia zostaną dochowane warunki wynikające z tej ustawy, uprawniające do zastosowania preferencyjnej stawki VAT 0% dla towarów wymienionych w jej załączniku nr 8. Zamawiający (organ nadzorujący placówki oświatowe) po udzieleniu zamówienia (podpisaniu umowy) wyda właściwe potwierdzenie na potrzeby rozliczenia VAT (zamówienie potwierdzone przez organ nadzorujący placówki oświatowe zgodnie z art. 83 ust. 14 pkt 1 o podatku od towarów i usług). Wykonawca zobowiązany jest skalkulować cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia w oparciu o wymagania zamawiającego zawarte w SWZ wraz z załącznikami”. Zamawiający zamieścił we wzorze ofertowym następujące rubryki do wypełnienia: zakres zamówienia, cena jednostkowa netto, stawka VAT (%), cena jednostkowa brutto (PLN), ilość, łączna cena brutto. Wykonawca w złożonej ofercie podał następujące dane: Zakres zamówienia: komputer przenośny typu laptop, cena jednostkowa netto: 2500,00 zł Stawka VAT (%): 0% Cena jednostkowa brutto: 3075,00 zł Ilość: 2szt. Łączna cena brutto: 6150,00 zł. Wykonawca wpisał stawkę VAT 0% a powinien 23%. Natomiast jednostkowa cena brutto oraz łączna cena brutto wpisana kwotowo uwzględnia stawkę VAT 23%. Zgodnie z ustawą o VAT stawka na ten produkt wynosi 23%. Czy zamawiający może w formularzu ofertowym złożonym przez wykonawcę poprawić stawkę VAT z 0% na 23%, gdyż cena jednostkowa brutto i łączna cena brutto została wyliczona z uwzględnieniem stawki VAT 23% a nie 0% (na jakiej podstawie prawnej z ustawy Pzp)? Czy zamawiający ma obowiązek odrzucić ofertę wykonawcy?

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 24.11.2022
  • Omyłki

Jedna oferta w trybie podstawowym – jak dokonać formalności?

Pytanie: Moje pytanie dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia na dostawy prowadzonego w trybie podstawowym zgodnie z art. 275 pkt 1 ustawy Pzp (poniżej progów unijnych). Czy po otrzymaniu od jedynego oferenta potwierdzenia na dzień składania ofert aktualności oświadczenia z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, można w tym samym dniu: a)     ogłosić wynik postępowania, b)     podpisać umowę (art. 308 ust. 3 pkt 1a ustawy Pzp)? Czy w przypadku dostaw sukcesywnych pierwszym dniem wykonywania umowy może być dzień jej podpisania?

  • Autor: Andrzej Łukaszewicz
  • 23.11.2022
  • Procedura z wolnej ręki i inne tryby udzielania zamówień

Złożenie oferty na formularzu sprzed modyfikacji SWZ – jak ją ocenić?

Pytanie: Moje pytanie związane jest ze złożeniem oferty przez jednego z wykonawców na formularzu ofertowym przed wprowadzoną modyfikacją zamawiającego. Pierwotnie zamawiający wymagał zaoferowania etykiet o wymiarach maks. 6x8cm. Po zadaniu pytań przez wykonawców dokonał modyfikacji formularza na opis etykiety o wym. 6 (+/- 1cm)x8 (+/-1cm). Wykonawca przedstawił swoją ofertę na starym formularzu sprzed modyfikacji. Zgodnie z wymaganiami zamawiającego po dokonanej zmianie wymagał on etykiety o wymiarach w przedziale od 5-7x7-9 cm. Zgodnie z ofertą wykonawcy etykieta zaoferowana przez niego ma wymiar maksymalny 6x8 cm, a więc równie dobrze może posiadać wymiar 1x1 cm. Dodatkowo zamawiający wymagał załączenia przedmiotowego środka dowodowego potwierdzającego parametry zaoferowanego produktu. Wykonawca przedstawił kartę techniczną papieru, na której nadrukowana jest etykieta bez dokładnych parametrów wymiarowych oraz informacji, co będzie na etykiecie (zamawiający podał takie wymogi). Proszę o informację, czy taka oferta podlega odrzuceniu i na jakiej podstawie?

  • Autor: Marta Mikulska-Nawacka
  • 22.11.2022
  • Dokumenty od wykonawców

Zamów dostęp do pełnej wersji portalu!

Zyskaj pewność i bezpieczeństwo prowadząc postępowanie o zamówienie publiczne. Dołącz do specjalistów korzystających z PortaluZP!

Zamów dostęp

Nagrody i wyróżnienia

               

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.