Jak oszacować organizację konferencji naukowej?
Pytanie:
Straż miejska zamierza zorganizować konferencję naukową. Wydarzenie ma trwać 3 dni i odbyć się we wskazanym miejscu tj. sali kongresowej. Rysują się tutaj dwa obszary:
1) konferencja czyli część dydaktyczna ze wskazanymi prelegentami (naukowcami), którzy od wielu lat zajmują się badaniami, funkcjonowaniem itp. straży miejskich w Polsce. Posiadają oni unikatową wiedzę i wcześniej już wykonywali zadania na naszą rzecz. W ramach tego aspektu zadania mają zostać wykonane m.in. badania opinii publicznej w zakresie oceny straży przez mieszkańców (badanie ankietowe) – usługę zrealizuje firma specjalizująca się w tego typu badaniach; wyniki tych badań będą przedmiotem opracowania i prezentacji w trakcie konferencji – szacunkowy koszt umów to ok. 70.000 zł netto;
2) konferencja czyli część organizacyjno-logistyczna obejmująca zabezpieczenie miejsca, wyposażenie audio, dostęp do Internetu, łącza, tłumaczenia, wydanie broszur, catering, przerwy kawowe, noclegi, hotel, część artystyczna, wydanie materiałów, przygotowanie upominków, transfery gości z/do hotelu, lotniska, dworca itp. – szacunkowy koszt to ok. 145 tys. netto.
Patrząc oddzielnie na te dwa obszary, brak między nimi tożsamości przedmiotowej. Mamy tutaj inne kody CPV. Z drugiej strony te dwa zadania są ze sobą sprzężone i mają zapewnić udaną konferencję w jednym miejscu i czasie. Realizuje je ten sam zamawiający i finansuje z tego samego źródła.
Istnieją poza tym firmy, które organizują tego typu konferencje od A do Z łącznie z zaangażowaniem wskazanych prelegentów.
Czy możemy uznać (na podstawie orzeczeń, opinii, zaleceń pokontrolnych itp.), że kwestie naukowo-dydaktyczne (prelekcje, badania, raporty z badań itp.) w ramach konferencji są odrębnym zadaniem od kwestii organizacyjno-logistycznych tejże konferencji (wynajem sali, hotele, transport gości, nagłośnienie, oświetlenie, catering, organizacja czasu wolnego dla gości itp.)? Czy należy w tym przypadku uwzględnić bezwzględnie kody CPV i to one powinny decydować o rozdzieleniu zadań? Czy przy takim ewentualnym podziale zamówienia na odrębne części i przy osobnym szacowaniu zajdą przesłanki z art. 29 ust. 1 i 2 ustawy Pzp?
- Autor: Justyna Andała-Sępkowska
- 13.01.2022
- Szacowanie wartości zamówienia
