W tym dziale znajdziesz porady prawne udzielone przez ekspertów w konkretnych sytuacjach, z jakimi spotkali się inni uczestnicy postępowań o zamówienia publiczne. Wszystkie odpowiedzi zostały udzielone przez doświadczonych prawników i specjalistów ds. Prawa zamówień publicznych.

Odstąpienie od stosowania regulaminu do 130.000 zł – jak sformułować zapisy dokumentu?

Pytanie: Czy w regulaminie zamówień publicznych ośrodka pomocy społecznej do 130.000 zł, można wprowadzić zapis: „Odstąpienie od stosowania Regulaminu 1. Regulamin nie dotyczy procedur, które są uregulowane odrębnymi przepisami oraz: a)     szkoleń i innych form dokształcania; b)     zakupu artykułów biurowych; c)     dostaw interwencyjnych, usług, dostaw awaryjnych oraz napraw sprzętu i różnych urządzeń, których wystąpienia nie można było przewidzieć, d)     zamówień publicznych, których przedmiotem są usługi prawnicze, konsultingowe, bhp, RODO, audytorskie i urbanistyczne, e)     zakupu paliwa, przeglądów samochodów, f)      usług medycznych w zakresie przeprowadzania badań specjalistycznych, g)     zakupu programów komputerowych, h)     usług telekomunikacyjnych, internetowych, i)       usług archiwizacyjnych, j)       usług informatycznych?”.

  • Autor: Marta Mikulska-Nawacka
  • 13.02.2023
  • Stosowanie ustawy Pzp

Wykonawca podał sumę gwarancyjną w EUR zamiast w PLN – jak ocenić polisę OC?

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie w trybie podstawowym bez negocjacji. Jednym z kryteriów oceny ofert jest suma gwarancyjna ubezpieczenia OC wykonawcy. Wykonawca zobowiązany był w formularzu ofertowym wpisać kwotę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia w euro. Co powinien zrobić zamawiający, jeżeli wykonawca podał tą kwotę w złotówkach?

  • Autor: Krzysztof Hodt
  • 10.02.2023
  • Dokumenty od wykonawców

„Niekompletnie zweryfikowany, brak potwierdzenia znacznikiem czasu” – czy takie komunikaty w podpisie zmuszają do odrzucenia oferty?

Pytanie: Raport z weryfikacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego (program Sigilum Sign): status podpisu: niekompletnie zweryfikowany, brak potwierdzenia znacznikiem czasu, weryfikacja przeszłego podpisu nie jest rozstrzygająca, Użyty algorytm nie jest dłużej uznany za bezpieczny, Podpis nie może zostać określony jako zgodny z ETSI EN 319 102-1. Certyfikat podpisu jest ważny. Czy powinno się odrzucić ofertę?

  • Autor: Andrzela Gawrońska-Baran
  • 10.02.2023
  • Dokumenty od wykonawców

„W pliku znaleziono niepodpisane adnotacje” – czy oferta z takim komunikatem w podpisie podlega odrzuceniu?

Pytanie: Otrzymałem raport z weryfikacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego (program Sigilum Sign) status podpisu: Poprawnie zweryfikowany, Plik zawiera nakładające się elementy wizualne, które mogą służyć do manipulacji prezentacji danych, W podpisanym pliku znaleziono niepodpisane adnotacje! Czy oferta jest do odrzucenia?

  • Autor: Andrzela Gawrońska-Baran
  • 09.02.2023
  • Dokumenty od wykonawców

Czy wolno kupić urządzenie powystawowe od konkretnego wykonawcy?

Pytanie: W jakim trybie udzielić zamówienia w następującej sytuacji. Zamawiający otrzymał niezwykle korzystną ofertę od firmy (z którą współpracował w zakresie badań naukowych) na zakup aparatury naukowej powystawowej. Cena jaką zaoferowano, jest niezwykle korzystna, bo stanowi 50% ceny urządzenia nowego. Na rynku istnieją inni dostawcy tej aparatury, ale zamawiający nie posiada środków na zakup nowego urządzenia. Czy jest jakaś możliwość, aby zakupić powystawowe urządzenie od tej firmy? Oferta jest ważna tylko do końca roku. Czy można zastosować tryb z wolnej ręki, zamówienie powyżej 130.000 zł?

  • Autor: Justyna Andała-Sępkowska
  • 09.02.2023
  • Postępowanie na usługi, dostawy i roboty

Czy wolno wezwać do przedłużenia terminu związania ofertą po wyborze oferty najkorzystniejszej?

Pytanie: Prowadzimy postępowanie w trybie podstawowym i wybraliśmy już ofertę. Ustaliliśmy z wykonawcą termin zawarcia umowy. Wykonawca nadesłał nam wszystkie wymagane informacje potrzebne do podpisania kontraktu. Umowa miała być zawarta w formie elektronicznej. W dniu podpisania umowy wysłaliśmy wykonawcy przez platformę podpisaną z naszej strony umowę. Po około 30 minutach pracownik firmy bez wskazania imienia i nazwiska napisał do nas krótką jednozdaniową informację, na temat przesunięcia terminu podpisania umowy o 6 dni kalendarzowych. Termin związania ofertą mija następnego dnia po terminie wskazanym we wniosku. Wniosek zawiera jedynie lakoniczną informację o tym, że osoba podpisująca umowę znalazła się w szpitalu. Powyższa sytuacja wydaje się nam wątpliwa. Przeczuwamy, że wykonawca uchyla się od podpisania i nie chce stracić wadium w tym postępowaniu. Postanowiliśmy przesunąć termin podpisania umowy, ale o dwa dni, a nie jak wnioskował wykonawca. W sytuacji gdy wykonawca jednak nie podpisze tej umowy, chcemy mieć czas na przedłużenie terminu związania ofertą i rozpoczęcie procedury ponownej oceny spośród ofert pozostałych. Pytanie, czy możemy po wyborze oferty najkorzystniejszej i uchyleniu się wykonawcy od podpisania umowy wystąpić do pozostałych z prośbą o przedłużenie terminu związania ofertą i wniesienie na nowo wadium? Czy może powinniśmy spokojnie poczekać i zastosować art. 252 ust. 2 ustawy Pzp? Zależy nam na czasie, gdyż umowa dotyczy usług, które mają być świadczone od 1 stycznia 2023 r.

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 08.02.2023
  • Procedura z wolnej ręki i inne tryby udzielania zamówień

Czy nieprzewidywalne zmiany umowy, które nie modyfikują ceny, trzeba ogłosić?

Pytanie: Zamawiający dokonał zmiany umowy, powołując się na art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp tj.: konieczność zmiany umowy spowodowana była okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć. Zmieniono przy tym tylko wartość ceny za konkretny produkt objęty umową. Czy dopuszczalna jest zmiana umowy poprzez zwiększenie ceny za konkretny produkt objęty umową, jeżeli nie prowadzi to do zmiany wartości pierwotnej umowy? Czy powyższa zmiana może zostać dokonana na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, jeżeli zostały spełnione wszystkie przesłanki wymienione w powyższym przepisie? Czy zmiana wysokości ceny, która nie powoduje zmiany wartości pierwotnej umowy wymaga zamieszczenia ogłoszenia o zmianie umowy w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazania Urzędowi Zamówień Publicznych?

  • Autor: Anna Kaźmierczak
  • 08.02.2023
  • Zmiana umowy

Wynagrodzenie zmienne w umowie o zamówienie publiczne

Pytanie: Chcemy udzielić zamówienia na dostawę pojazdów w formie leasingu operacyjnego. Po analizie kosztów najkorzystniejszą formą pozostaje leasing z oprocentowaniem zmiennym, a co za tym idzie wynagrodzenie wykonawcy może ulec zmianie na +/- z uwagi na zmienny WIBOR. Czy ewentualna zmiana wynagrodzenia wykonawcy z uwagi na powyższe powinna zostać zapisana w postanowieniach umowy jako przesłanka zmiany umowy? Czy mamy traktować to jako zmianę w rozumieniu art. 455 ust. 1 ust. 1 ustawy Pzp i każdorazowo należy zawierać aneks do umowy?

  • Autor: Agnieszka Gwóźdź-Kuzior
  • 07.02.2023
  • Realizacja umowy

Ważność zaświadczenia z KRK

Pytanie: W dniu 22 listopada 2022 r. przesłano do firmy wezwanie odnośnie do podmiotowych środków dowodowych na podstawie art. 126 ust. 1 ustawy Pzp do złożenia aktualnych na dzień złożenia m.in. informacji z KRK wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp sporządzonych nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem. Dokument należało złożyć do 5 grudnia 2022 r. Jedno z zaświadczeń KRK wystawione było 3 czerwca 2022 r. Termin składania ofert wyznaczono na 4 sierpnia 2022 r. W dniu 7 grudnia 2022 r. zamawiający przesłał wezwanie do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, powołując się na art. 128 ust. 1 ustawy Pzp. Wskazał, że złożony na podstawie art. 126 ust. 1 ustawy Pzp, dokument dotyczący informacji o osobie z KRK został sporządzony „wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem”. Termin odpowiedzi został wyznaczony do 12 grudnia 2022 r. W związku z opisaną sytuacją proszę udzielenie informacji, czy zamawiający słusznie wezwał ponownie do złożenia dokumentu z KRK, jeśli wymagany dokument w dniu przesłania odpowiedzi na wezwanie był ważny jeszcze jeden dzień (czy dobrze rozumiem, że KRK wystawione 3 czerwca 2022 r. + 6 miesięcy było aktualne w dniu przesłanie odpowiedzi tj. 1 grudnia 2022 r.). Na chwilę obecną jesteśmy w posiadaniu dokumentu KRK wydanego 8 grudnia 2022 r., wniosek został złożony 5 grudnia 2022 r. Czy taki dokument, który złożymy 12 grudnia 2022 r., powinien być uznany przez zamawiającego?

  • Autor: Karol Jaworski
  • 07.02.2023
  • Dokumenty od wykonawców

Zamawiający ma obowiązek wezwać do uzupełnienia pełnomocnictwa konsorcjum

Pytanie: Prowadzę postępowanie w trybie podstawowym, w którym otrzymałem ofertę konsorcjum. Przekazano nam pełnomocnictwo dla lidera konsorcjum podpisanie elektronicznie przez upoważnione osoby 22 września 2022 r. (pełnomocnictwo ogólne do różnych postępowań w trybie zamówień publicznych). Termin składania ofert w postępowaniu upłynął 2 marca 2023 r. Weryfikacja oferty wykazała, że na dzień składania ofert dwa podpisy na pełnomocnictwie utraciły ważność w listopadzie 2022 r. W aktualnym KRS osoby te mają upoważnienie do składania oświadczeń w imieniu danych spółek. Czy mamy uznać to pełnomocnictwo? Czy wezwać do złożenia nowego z aktualnymi ważnymi podpisami wszystkich przedstawicieli spółek?

  • Autor: Justyna Rek-Pawłowska
  • 06.02.2023
  • Dokumenty od wykonawców

W jakiej formie składa się oświadczenia z art. 56 ustawy Pzp?

Pytanie: Oświadczenie z art. 56 ustawy Pzp powinny być złożone w formie pisemnej. To oznacza, że wymagany jest albo własnoręczny podpis osoby, która składa oświadczenie albo jej kwalifikowany podpis elektroniczny.

  • Autor: Justyna Rek-Pawłowska
  • 06.02.2023
  • Protokół

W jaki sposób udostępnić oferty na wniosek wykonawcy, aby nie naruszyć przepisów RODO?

Pytanie: Zamawiający otrzymał wniosek od wykonawców biorących udział w postępowaniu o udostępnienie pozostałych ofert. W jaki sposób przekazać wykaz osób wraz z ich uprawnieniami, aby nie naruszyć regulacji RODO? Czy powinno się zanonimizować dane?

  • Autor: Agata Smerd
  • 02.02.2023
  • Protokół

Jak prawidłowo skorygować omyłkę w podanej cenie ofertowe?

Pytanie: Wykonawca w formularzu ofertowym (robota budowlana) wskazał, że cena ryczałtowa netto za całość zamówienia) wynosi 460.000,00 zł, słownie: pięćset dziewięćdziesiąt siedem tysięcy złotych. Określił wysokość VAT w kwocie 105.800,00 zł, ustalając tym samym cenę brutto za wykonanie całego zakresu przedmiotu zamówienia w wysokości 565.800,00 zł. W związku z powyższym doszło do wskazania przez wykonawcę w pkt 1 lit. a formularza ofertowego „cena netto” rozbieżnej ceny netto podanej cyfrowo i słownie. Zgodnie z brzmieniem rozdziału XVI ust. 8 Specyfikacji warunków zamówienia „W przypadku rozbieżności pomiędzy ceną podaną cyfrowo a słownie, jako wartość właściwa zostanie przyjęta cena podana słownie”. Czy w związku z powyższym zamawiający powinien uznać, że doszło do oczywistej omyłki pisarskiej, która z kolei doprowadziła do oczywistej omyłki rachunkowej (np. jak w przypadku orzeczenia o sygn. akt KIO 773/16)? W konsekwencji, czy zamawiający powinien dokonać uznania, że właściwą kwotą netto jest cena wyrażona słownie, następnie powinien obliczyć właściwą kwotę podatku VAT i cenę brutto w odniesieniu do ceny netto określonej słownie (tym samym dokonać poprawy w ofercie na podstawie art. 223 ust. 1 i 2)? Czy zastosowanie wskazanej poniżej metodologii będzie właściwe?

  • Autor: Anna Kaźmierczak
  • 02.02.2023
  • Omyłki

Zamknięty katalog niedozwolonych klauzul umownych

Pytanie: W związku z tym, że ustawodawca zakazał postanowień, poprzez które naliczane byłyby kary umowne za zachowanie wykonawcy niezwiązane bezpośrednio lub pośrednio z przedmiotem umowy lub jej prawidłowym wykonaniem, proszę o informację czy zamawiający może zastrzec kary umowne na wypadek: 1) zwłoki w usunięciu wad w czasie gwarancji i rękojmi, 2) braku zapłaty wynagrodzenia należnego podwykonawcom lub dalszym podwykonawcom, 3) braku przedłużenia gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, w przypadku przedłużenia terminu realizacji przedmiotu umowy, 4) za niewykonanie przeglądów gwarancyjnych w okresie trwania gwarancji?

  • Autor: Karol Jaworski
  • 02.02.2023
  • Realizacja umowy

Umowa na zamówienie poniżej 130.000 zł – reguły zawierania, forma, ważność

Pytanie: Po zapytaniu ofertowym na realizację SUO w okresie 1–14.10.2022 r. przygotowano umowy na 30 września. Jeden wykonawca podpisał umowę od razu, drugi przyjechał po 6 dniach, podpisał umowę, dostarczył rachunek za zrealizowane konkretnych godzin, który następnie  opłacono. Podczas kontroli okazało się, że w umowie jest błędna data. Nie zmieniono dnia, ani miesiąca, ponadto błędny jest również rok (wpisano 2021). Okres realizacji zadania jest wcześniejszy niż podpis wykonawcy. Czy w tej sytuacji należy unieważnić umowę czy wystarczy pismo do wykonawcy, że umowa jest nieważna, bo jest umową o świadczenie niemożliwe?

  • Autor: Katarzyna Bełdowska
  • 02.02.2023
  • Realizacja umowy

Zamów dostęp do pełnej wersji portalu!

Zyskaj pewność i bezpieczeństwo prowadząc postępowanie o zamówienie publiczne. Dołącz do specjalistów korzystających z PortaluZP!

Zamów dostęp

Nagrody i wyróżnienia

               

Kontakt

Napisz do nas »
  • Infolinia
  • Tel: 22 518 29 29
  • Faks: 22 617 60 10
  • Adres do korespondencji
  • Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
  • ul. Paderewskiego 167
  • 05-070 Sulejówek

Wiedza i Praktyka Sp. z o. o.

  • Siedziba
  • ul. Łotewska 9a
  • 03-918 Warszawa
  • NIP: 526-19-92-256
  • REGON: 011235225
  • KRS: 0000098264
  • Nr rejestrowy BDO: 000008579

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIV Wydział Gospodarczy Rejestrowy,
Kapitał Zakładowy: 200 000 zł.