Zgłoszenie podwykonawcy – wzór, zasady zgłoszenia w trakcie realizacji umowy, zmiana podwykonawcy

1. Czym jest zgłoszenie podwykonawcy i dlaczego jest tak ważne?
Zgłoszenie podwykonawcy to pisemna informacja wykonawcy kierowana do zamawiającego, zawierająca dane podwykonawcy oraz zakres powierzonych mu robót lub usług. Prawidłowa treść zgłoszenia (zgodna z art. 462 ustawy Pzp) ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa rozliczeń oraz uniknięcia zarzutu naruszenia przepisów, w tym zakwestionowania wynagrodzenia czy zastosowania kar umownych.
2. Kiedy wykonawca ma obowiązek zgłoszenia podwykonawcy w trakcie realizacji umowy?
Wykonawca musi zgłosić podwykonawcę przede wszystkim wtedy, gdy zamówienie obejmuje roboty budowlane lub usługi realizowane w miejscu podlegającym bezpośredniemu nadzorowi zamawiającego. Zgłoszenie musi nastąpić przed przystąpieniem do wykonywania przez podwykonawcę tych robót lub usług.
3. Czy wykonawca odpowiada za działania podwykonawcy?
Tak. Zgodnie z art. 462 ust. 8 ustawy Pzp wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania podwykonawcy, tak jak za własne. Niezgłoszenie podwykonawcy nie „przenosi” odpowiedzialności na zamawiającego.
4. Jakie informacje powinno zawierać zgłoszenie podwykonawcy (wzór – elementy obowiązkowe)?
Minimalny „wzór” zgłoszenia podwykonawcy powinien obejmować w szczególności:

• • dane identyfikujące podwykonawcę (nazwa, adres, dane kontaktowe),
  • wskazanie części zamówienia, którą podwykonawca będzie realizował,
  • dane przedstawicieli podwykonawcy, jeżeli zostali wyznaczeni.

W przypadku robót budowlanych do zgłoszenia dołącza się projekt umowy o podwykonawstwo, a następnie – po zawarciu – kopię umowy potwierdzoną za zgodność z oryginałem.
5. W jakiej formie powinno zostać złożone zgłoszenie podwykonawcy?
Zgłoszenie podwykonawcy powinno mieć formę pisemną, zgodnie z art. 432 ustawy Pzp, stosowaną do umów i dokumentów związanych z realizacją zamówienia. Forma i sposób przekazania (np. platforma elektroniczna, e-mail spełniający wymogi pisemności) powinny być spójne z postanowieniami umowy.
6. Jak wygląda schemat postępowania przy zgłoszeniu podwykonawcy robót budowlanych?
Proces zgłoszenia podwykonawcy robót budowlanych przebiega co do zasady następująco: przedłożenie projektu umowy o podwykonawstwo → weryfikacja projektu przez zamawiającego → zgłoszenie zastrzeżeń lub akceptacja → przedłożenie zawartej umowy w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia.
7. Jakie dokumenty mogą być wymagane wraz ze zgłoszeniem podwykonawcy?
Zamawiający może w umowie przewidzieć obowiązek dołączenia m.in.:

• • oświadczenia podwykonawcy o braku podstaw do wykluczenia (art. 125 ust. 1 ustawy Pzp),
  • środków dowodowych potwierdzających brak podstaw wykluczenia,
  • kopii umowy o podwykonawstwo potwierdzonej za zgodność z oryginałem,
  • odpisu z KRS lub innego rejestru,
  • dokumentów potwierdzających spełnienie wymogów zatrudnienia na umowę o pracę – jeśli umowa takie wymogi przewiduje.

8. Co w sytuacji zmiany podwykonawcy lub wprowadzenia nowego podwykonawcy?
Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie informować zamawiającego o każdej zmianie podwykonawcy oraz o wprowadzeniu nowych podwykonawców. Dotyczy to również zmiany tzw. podmiotu trzeciego udostępniającego zasoby, którego potencjał był wykazywany na etapie postępowania.
9. Jakie są zasady zmiany podwykonawcy udostępniającego zasoby?
Jeżeli podwykonawca udostępniał zasoby na potrzeby spełnienia warunków udziału w postępowaniu:

• • wykonawca musi wykazać, że nowy podwykonawca spełnia te warunki w zakresie co najmniej nie mniejszym niż podmiot zmieniany,
  • zamawiający weryfikuje spełnianie warunków przez nowy podmiot; w razie braku spełnienia – odmawia zgody na zmianę,
  • wykonawca może zrezygnować z takiego podwykonawcy, pod warunkiem wykazania, że samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu.

10. Jakie są skutki realizowania części zamówienia przez niezgłoszonego podwykonawcę?
Niezgłoszenie podwykonawcy może skutkować dla wykonawcy poważnymi konsekwencjami kontraktowymi. Zamawiający może w szczególności:

• • żądać zastąpienia niezgłoszonego podwykonawcy,
  • odmówić dopuszczenia podwykonawcy do realizacji części zamówienia,
• w przypadku rażącego naruszenia – rozwiązać umowę lub od niej odstąpić,
  • zastosować przewidziane w umowie sankcje, w tym kary umowne.