Zdalne rozprawy przed KIO od 2026 roku – kluczowe zmiany w Pzp

Nowelizacja, która oczekuje obecnie na podpis Prezydenta RP, została zawarta w ustawie o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego. Nowe przepisy wejdą w życie po upływie 9 miesięcy od dnia ogłoszenia, co oznacza, że już na początku 2026 roku wykonawcy i zamawiający będą mogli skorzystać z możliwości uczestnictwa w rozprawach KIO za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Zgodnie z nowelizacją, rozprawy przed KIO będą mogły być prowadzone zdalnie – przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, które umożliwią porozumiewanie się w czasie rzeczywistym. Rozwiązanie to ma kluczowe znaczenie szczególnie dla podmiotów mających siedzibę poza Warszawą, gdzie mieści się KIO. Dotychczas konieczność osobistego stawiennictwa wiązała się z dodatkowymi kosztami oraz ograniczeniem efektywności uczestnictwa w postępowaniach odwoławczych.

Umożliwienie zdalnego udziału w postępowaniach ma także na celu zwiększenie dostępności do środków ochrony prawnej w zamówieniach publicznych oraz ograniczenie barier logistycznych dla mniejszych wykonawców. Nowe regulacje stanowią istotny krok w kierunku dalszej elektronizacji procedur zamówieniowych i są zgodne z ogólnym trendem cyfryzacji administracji publicznej.

Warto też zaznaczyć, że tego typu rozwiązania funkcjonują już dziś w odniesieniu do skargi na wyrok KIO, którą rozpoznaje Sąd Zamówień Publicznych w Warszawie. Sankcjonują je przepisy Kodeksu postępowania cywilnego.

Część ekspertów jest zdania, że zdalne rozprawy przed KIO mogą skutkować większą liczbą odwołań, jakie będą wnosić przedsiębiorcy walczący o publiczne kontrakty. Czy tak faktycznie będzie, okaże się zapewne w pierwszych tygodniach obowiązywania nowych regulacji. Bezspornie nowe przepisy będą prawdziwą rewolucją na rynku zamówień publicznych.

Zgodnie z nowelizacją Pzp, zdalna forma rozpraw i posiedzeń przed Krajową Izbą Odwoławczą będzie miała charakter fakultatywny. Oznacza to, że nie wszystkie postępowania odwoławcze będą automatycznie prowadzone w formule zdalnej – ostateczną decyzję w tej sprawie podejmie Prezes KIO.

Nowy ust. 3a w art. 544 ustawy wskazuje, że to właśnie Prezes Izby, wyznaczając termin rozpoznania odwołania, będzie mógł z urzędu zarządzić przeprowadzenie rozprawy i posiedzenia zdalnego, o ile nie wystąpią przesłanki wykluczające taką formę. Decyzja ta będzie musiała uwzględniać m.in. charakter czynności do wykonania (np. konieczność zachowania poufności informacji) czy pewne okoliczności wpływające na skuteczność zdalnej komunikacji (np. wyjątkowo duża liczba uczestników czy stron).

Informacja o formule postępowania będzie zawarta w zarządzeniu o wyznaczeniu terminu rozprawy. Co istotne, nawet jeśli Prezes KIO zdecyduje o przeprowadzeniu rozprawy zdalnej, strony oraz uczestnicy postępowania odwoławczego będą mieli wybór – czy uczestniczyć w rozprawie online czy osobiście w siedzibie KIO.

Rozwiązanie to łączy w sobie elastyczność z dbałością o prawa procesowe uczestników.

Choć nowe przepisy dopuszczają możliwość przeprowadzania zdalnych rozpraw przed Krajową Izbą Odwoławczą, ustawodawca przewidział sytuacje, w których taka forma może być niedopuszczalna. Warunki te zostały ujęte w nowym art. 508a ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Rozprawa lub posiedzenie nie może zostać przeprowadzone zdalnie, jeżeli:

• charakter czynności przewidzianych do dokonania na rozprawie to wyklucza – np. gdy sprawa dotyczy materiałów niejawnych, objętych klauzulą tajności,
• inne okoliczności utrudniają efektywne przeprowadzenie postępowania zdalnego – przykładowo, duża liczba dowodów do analizy lub wielu uczestników postępowania może stanowić barierę organizacyjną,
• nie ma możliwości zagwarantowania pełnej ochrony praw procesowych stron i uczestników postępowania oraz prawidłowego przebiegu postępowania.

Decyzja o odmowie zdalnej formy rozprawy powinna być uzasadniona konkretnymi przesłankami, a nie wynikać wyłącznie z preferencji organu.

Nowe regulacje normują przebieg zdalnej rozprawy. Szczegółowe regulacje wykonawcze dotyczące m.in. sposobu potwierdzania zdalnego udziału w jawnej rozprawie lub jawnym posiedzeniu znajdą się w zmienionym rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą (Dz.U. poz. 2453).

Aby postępowanie odwoławcze mogło przebiegać w miarę sprawnie, wprowadzono kilka rozwiązań mających na celu koncentracji materiału procesowego.

Umożliwienie stronom i uczestnikom postępowania odwoławczego zdalnego udziału w rozprawie lub posiedzeniu wiąże się z ograniczeniem realnej możliwości składania przez nich pism i dokumentów w trakcie trwania tych czynności, jak również przekazywania pism przez Izbę w tym samym czasie.

Ze względu na ograniczoną możliwość składania pism i dokumentów w trakcie rozprawy zdalnej, ustawodawca nałożył na strony obowiązek wcześniejszego przedstawienia twierdzeń i dowodów. Dowody należy złożyć:

• wraz z odwołaniem,
• odpowiedzią na odwołanie,
• przystąpieniem do postępowania,
• lub najpóźniej w dniu poprzedzającym rozprawę lub posiedzenie.

Niedochowanie tego terminu skutkuje – co do zasady – utratą prawa do powoływania nowych dowodów w toku postępowania odwoławczego.

Zamawiający będzie zobowiązany do złożenia odpowiedzi na odwołanie w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia jego doręczenia. Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie będzie musiał nie tylko ustosunkować się do treści odwołania, w szczególności do zarzutów podniesionych w odwołaniu i wskazać twierdzenia, ale też dołączyć dowody na poparcie swoich twierdzeń lub w celu odparcia twierdzeń powołanych w odwołaniu (nowy art. 521 ust. 1 ustawy Pzp).

Nowelizacja przewiduje również możliwość udzielenia pełnomocnictwa ustnie, poprzez złożenie stosownego oświadczenia do protokołu (art. 511 ust. 1a Pzp).

W przypadku rozpraw zdalnych, na sali będą fizycznie obecni jedynie członkowie składu orzekającego oraz protokolant. Pozostałe osoby – strony, pełnomocnicy, uczestnicy – będą mogły łączyć się zdalnie.

Prezes UZP, w drodze obwieszczenia, w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie podmiotowej Urzędu, poinformuje z wyprzedzeniem o standardach technicznych oprogramowania i wymaganiach sprzętowych niezbędnych do uczestniczenia w zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu (np. dotyczących rodzaju i wersji oprogramowania niezbędnego do uczestnictwa w rozprawie, minimalnych parametrów technicznych urządzeń (komputerów, kamer, mikrofonów).

Choć nowelizacja Pzp przewiduje szeroką możliwość przeprowadzania rozpraw i posiedzeń w formie zdalnej, ustawodawca pozostawił Krajowej Izbie Odwoławczej instrumenty do kontroli nad tym procesem. Zgodnie z nowym art. 549 ust. 5 Pzp, skład orzekający może odmówić uczestnikowi udziału zdalnego, jeżeli zaistnieją ku temu uzasadnione przesłanki.

Odmowa może nastąpić w przypadku, gdy:

• warunki w miejscu pobytu osoby biorącej udział w zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu nie będą licować z powagą Izby lub będą stanowiły przeszkodę do dokonania czynności procesowych lub,
• zachowanie osoby uczestniczącej w rozprawie lub posiedzeniu na odległość będzie budziło uzasadnione wątpliwości co do prawidłowego przebiegu czynności dokonanych zdalnie z jej udziałem,

W takiej sytuacji przyjmuje się, że osoba, której odmówiono udziału zdalnego, nie stawiła się na rozprawie lub posiedzeniu. Może to skutkować negatywnymi konsekwencjami procesowymi, zwłaszcza gdy strona nie zabezpieczyła alternatywnej formy uczestnictwa.

Podstawą prawną wprowadzenia zdalnych rozpraw przed Krajową Izbą Odwoławczą jest ustawa z dnia 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego. Akt ten obejmuje nowelizację licznych przepisów, w tym również ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Nowe regulacje dotyczące elektronizacji postępowań odwoławczych wejdą w życie po upływie 9 miesięcy od daty ogłoszenia ustawy, co oznacza, że zdalne rozprawy w KIO będą możliwe już w pierwszym kwartale 2026 roku.

Na moment publikacji artykułu ustawa oczekuje jeszcze na podpis Prezydenta RP, jednak zgodnie z przyjętym harmonogramem legislacyjnym nie przewiduje się istotnych opóźnień we wdrożeniu przepisów.