Ustawa Kamilka a PZP: czy wykonawca może odmówić złożenia KRK, powołując się na RODO?

Ustawa Kamilka nakłada obowiązki zarówno na pracodawcę (tu: wykonawcę), jak i na organizatora działalności (tu: zamawiającego).

Pracodawca odpowiada za zebranie i przechowywanie KRK w aktach pracowniczych, natomiast zamawiający musi mieć pewność, że do działalności z małoletnimi dopuścił odpowiednio zweryfikowane osoby.

Dlatego ten ostatni może i powinien zastrzec w dokumentacji zamówienia obowiązek okazania mu przez wykonawcę odpowiednich dokumentów. Nie można też odmówić zamawiającemu prawa do samodzielnej weryfikacji dokumentów, jeśli pełni on rolę organizatora działalności i odpowiada za bezpieczeństwo dzieci.

Ustawa z 13 maja 2016 r. nakłada obowiązek uzyskania informacji o karalności każdej osoby przed jej dopuszczeniem do pracy lub innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, leczeniem, wypoczynkiem, uprawianiem sportu czy opieką nad dziećmi.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 tej ustawy:

• przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy związanego z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi lub
• przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi

na pracodawcy lub innym organizatorze takiej działalności oraz na osobie, z którą ma być nawiązany stosunek pracy lub która ma być dopuszczona do takiej działalności, ciążą obowiązki określone w ust. 2–8.

Pracodawca lub inny organizator uzyskuje informacje, czy dane osoby są zamieszczone w:

• rejestrze z dostępem ograniczonym lub w
• rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.

Osoba ta przedkłada również informację z KRK w zakresie przestępstw określonych w rozdziale XIX i XXV Kodeksu karnego, w art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz w ustawie z 29.07.2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii.

Mając na uwadze powyższe, wydaje się, że obowiązek weryfikacji spoczywa zarówno na pracodawcy, jak i na organizatorze działalności. 

W realiach zamówień publicznych wykonawca, jako pracodawca, musi uzyskać od zatrudnionych osób wymagane dokumenty z KRK lub rejestrów zagranicznych i przechowywać je w aktach. Zamawiający jako organizator nie może z kolei dopuścić do realizacji zamówienia przez osoby niezweryfikowane.

Zastąpienie wymaganych dokumentów wyłącznie ogólnym oświadczeniem wykonawcy nie zapewnia pełnej realizacji obowiązków wynikających z ustawy. Zamawiający ma prawo wymagać wglądu do dokumentów lub ich przedłożenia w zakresie niezbędnym do potwierdzenia spełnienia wymagań prawnych.

Odwoływanie się do RODO nie zwalnia z opisanego obowiązku. Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze – obowiązek weryfikacji przez „innego organizatora”.

Dodatkowo art. 10 RODO stanowi, że przetwarzanie danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych może odbywać się tylko pod nadzorem władz publicznych lub na podstawie prawa krajowego przewidującego odpowiednie zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą.

W tym przypadku spełnione są oba warunki:

1)       podstawą prawną jest ustawa Kamilka, a

2)       kompletne rejestry prowadzone są przez właściwe organy państwowe (m.in. Ministerstwo Sprawiedliwości).

Zamawiający przetwarza dane tylko w zakresie niezbędnym, w ramach obowiązku ustawowego i z zachowaniem zasad bezpieczeństwa.

W konsekwencji wykonawca nie ma prawa powoływać się na ochronę danych osobowych, aby uchylić się od obowiązku złożenia dokumentów, a brak ich przedłożenia będzie oznaczał niespełnienie wymagań SWZ i niemożność dopuszczenia osób do pracy z dziećmi.