Mediacja i koncyliacja jako sposoby rozwiązania sporów w czasie realizacji umowy o zamówienie

Aby móc polubownie rozwiązać zaistniały w czasie realizacji zamówienia spór, muszą zaistnieć następujące okoliczności:

1)     spór w postaci roszczenia jednej ze stron, z którym nie zgadza się druga strona umowy. Powód musi jednoznacznie określić swoje żądania i wskazać ich podstawy. Spór może dotyczyć jedynie sprawy majątkowej. Nie jest możliwe polubowne rozwiązanie sporu w drodze mediacji lub koncyliacji w przypadku niezgodności co do np. terminu realizacji zamówienia, ochrony praw autorskich itp.; 

2)     dopuszczalność zawarcia ugody – w przypadku wykonawców zazwyczaj jest to zawsze możliwe. Jeśli zamawiający jest jednostką sektora finansów publicznych, może zawrzeć ugodę po spełnieniu przesłanek określonych art. 54 a ustawy o finansach publicznych;  

3)     poddanie sprawy sądowi polubownemu – przed sądem polubownym toczy się spór, który zostaje rozstrzygnięty stosownym orzeczeniem wybranego przez strony składu orzekającego. Cechą charakterystyczną postępowania przed sądem polubownym jest jego jednoinstancyjność, a strony – co do zasady – nie mogą odwołać się od ugody do sądu powszechnego. Wyjątkiem jest skarga o uchylenie wyroku sądu polubownego;

4)     wniosek o wszczęcie postępowania polubownego złożony przez jedną ze stron umowy;

5)     skierowanie do mediacji przez sąd powszechny – stanie się w tak w sytuacji, gdy w pozwie złożonym do sądu powszechnego zamawiający nie poinformował o próbie polubownego rozwiązania sporu, przy czym wartości zamówienia wynoszą co najmniej 10 mln euro dla dostaw lub usług/20 mln euro dla robót budowlanych a wartość przedmiotu sporu to co najmniej 100 tys. zł.

Wynagrodzenie mediatora czy koncyliatora ustalają strony i w tym zakresie także musi być zgoda, jako że odpowiedzialność za zapłatę ponosi każda ze stron. Strony mają prawo ustalić podział wynagrodzenia według swojego uznania, ale może to być też odpowiedzialność solidarna.

Autor opracowania UZP przytoczył opłaty, jakie są stosowane w Sądzie Polubownym przy Prokuratorii Generalnej RP. Opłata za postępowanie mediacyjne wynosi 5.000 zł i jest uiszczana po jego zakończeniu. Jeżeli w trakcie postępowanie dojdzie do więcej niż trzech posiedzeń wspólnych, opłata ulega zwiększeniu o 1.000 zł za każde kolejne posiedzenie. Do stawek tych należy doliczyć VAT 23%. Opłata za postępowanie koncyliacyjne wynosi 5.000 zł i jest uiszczana po jego zakończeniu. Do opłaty należy również doliczyć VAT 23%.

Dla porównania opłata za postępowanie arbitrażowe w sądzie polubownym wynosi 10.000 zł lub 5% wartości przedmiotu sporu (przy wartościach przedmiotu sporu przekraczających 200.000 zł), nie więcej jednak niż 100.000 zł.

Natomiast opłata w sprawach o prawa majątkowe dochodzone przed sądem powszechnym wynosi, w przypadku wartości przedmiotu sporu przekraczającej 20.000 zł, 5% tej wartości, nie więcej jednak niż 200.000 zł.

Mediacja jest alternatywnym sposobem rozstrzygania spraw cywilnych w stosunku do sądowego sposobu ich rozstrzygania. Jej istota polega na tym, że mediator, jako osoba postronna pomaga (pośredniczy) stronom w rozwiązaniu ich sporu (A. Zieliński, K. Flaga-Wieruszyńska, Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz, Legalis 2019).

Różnica pomiędzy mediacją a negocjacjami polega na tym, że w negocjacjach strony same rozwiązują konflikt, negocjując ze sobą. W mediacji proszą o pomoc mediatora, który niejako „zarządza” ich konfliktem, poszukując wraz ze stronami możliwości rozwiązania sporu poprzez zawarcie ugody (red. A. Góra-Błaszczykowska, Kodeks postępowania cywilnego. Tom I A. Komentarz, Legalis 2020).

Przebieg mediacji jest następujący:

1. Mediacja jest możliwa, gdy strony przewidzą ją w umowie. Umowa taka powinna określać przede wszystkim przedmiot mediacji oraz osobę mediatora albo sposób wyboru mediatora (art. 1831 § 3 kpc). Do mediacji może dość także wtedy, gdy jedna ze stron złoży wniosek o mediację, a druga strona wyrazi na to zgodę. Odmowa przystąpienia do mediacji nie uniemożliwia wystąpienia z roszczeniem do sądu powszechnego. Na mediację może także skierować sąd, wyznaczając czas jej trwania do 3 miesięcy.
2. Strony wyznaczają mediatora, a powinno to nastąpić już w umowie. Zamiast osoby mediatora strony mogą wskazać w umowie Sąd Polubowny przy Prokuratorii Generalnej RP. Propozycja mediatora może być też zawarta we wniosku o wszczęcie mediacji, kierowanym do sądu przez jedną ze stron (druga strona może ten wniosek wraz z propozycją mediatora zaakceptować). Jeżeli strony nie uzgodnią lub nie wybiorą mediatora, sąd wyznaczy go w przypadku skierowania do mediacji. W pierwszej kolejności sąd bierze pod uwagę mediatorów z listy mediatorów stałych, prowadzonej przez prezesa Prokuratorii Generalnej. Jeżeli strony nie wyznaczą wspólnie mediatora, zrobi to w drodze nominacji zastępczej prezes Sądu Polubownego.
3. Toczące się mediacje są niejawne. Jeśli mediacja się nie powiedzie, zostanie zakończona bez zawarcia ugody i strony wystąpią do sądu powszechnego lub polubownego z roszczeniem, wówczas w trakcie postępowania przed takim sądem strony nie mogą powoływać się na żadne propozycje ugodowe czy propozycje ustępstw, które były formułowane bądź akceptowane podczas mediacji.
4. Mediator prowadzi postępowanie zgodnie z zasadami ustalonymi przez strony. Jeżeli nie ma takich zasad, czyni to według swojego uznania. Faktyczna mediacja rozpoczyna się zwykle od kontaktu mediatora z każdą ze stron i następnie spotkania z każdą stroną odrębnie. W trakcie takiego spotkania mediator z jednej strony wyjaśnia i ustala zasady mediacji, a z drugiej – poznaje nastawienie stron do powstałego sporu. Następne spotkania często odbywają się już wspólnie, czyli z udziałem wszystkich stron. Nie ma jednak przeszkód, aby dalsza mediacja była prowadzona w formie odrębnych spotkań z każdą ze stron (choć wydłuża to postępowanie). Celem mediacji jest znalezienie rozwiązania, które będzie akceptowalne przez drugą stronę. Do ugody dochodzi wtedy, gdy każda ze stron uzna, że jej interesy są zaspokojone w wystarczający sposób, a jednocześnie wypracowane rozwiązanie jest możliwe do przyjęcia przez drugą stronę.
5. Czas trwania mediacji wyznaczają strony lub sąd (kierując na mediację). Jeżeli strony dojdą do porozumienia, zawarcie ugody kończy mediację. Ugoda powinna zostać podpisana przez strony, przy czym podpisanie ugody oznacza zgodę na wystąpienie do sądu z wnioskiem o jej zatwierdzenie. Sąd, po otrzymaniu takiego wniosku, powinien niezwłocznie przeprowadzić postępowanie co do zatwierdzenia ugody. Następuje to w drodze postanowienia. Z przebiegu mediacji jest sporządzany protokół, który podpisuje mediator.

Koncyliacja to działania podejmowane przez bezstronnego koncyliatora zmierzające do ugodowego zakończenia sprawy. Polegają one przede wszystkim na propozycji rozwiązania sporu, która zostanie zaakceptowana przez strony. W koncyliacji strony nie uczestniczą w przygotowywaniu ugodowego rozwiązania, a jedynie je akceptują (bądź nie).

Przebieg koncyliacji można streścić w punktach:

1. Wszczęcie koncyliacji następuje na wniosek strony lub poprzez skierowanie przez sąd.
2. Koncyliacja jest prowadzona na podstawie dokumentów i informacji przekazanych koncyliatorowi przez strony, które co do zasady nie uczestniczą czynnie w postępowaniu. Koncyliator może prosić strony o dodatkowe dokumenty, informacje czy dowody, ale nie przeprowadza dowodów ze świadków, z przesłuchania stron czy z opinii biegłego. Natomiast o mediacyjnym charakterze takiego postępowania decyduje to, iż koncyliator nie rozstrzyga sporu, a jedynie przedstawia propozycję jego rozwiązania.
3. Strony mają kilka możliwości odniesienia się do propozycji koncyliacyjnej:

• przyjąć propozycję, zawrzeć ugodę i tym samym zakończyć spór,
• zawrzeć ugodę po dokonaniu modyfikacji propozycji koncyliacyjnej, przy czym modyfikacja może być jeszcze poprzedzona bezpośrednimi negocjacjami stron,
• nie przyjąć propozycji koncyliacyjnej, co zakończy postępowanie mające na celu polubowne rozwiązanie sporu.

Strony dysponujące odpowiednią obsługę prawną i mocną bazą merytoryczną będą raczej optowały za mediacją, w której to one prowadzą ze sobą rzeczywiste negocjacje, a mediator jedynie w tym pomaga.

Natomiast podmioty nieposiadające takiego potencjału i przygotowania do prowadzenia sporu opowiedzą się raczej za koncyliacją. Zadaniem koncyliatora jest analiza roszczeń stron, zapoznanie się z ich stanowiskami oraz dowodami oraz ocena możliwego rozstrzygnięcia sprawy przez sąd. Na tej podstawie koncyliator przygotowuje propozycje koncyliacyjne i przedstawia je stronom.

Źródło: UZP

Opracowanie: