Koszty zastępstwa procesowego przed KIO w przypadku radcy prawnego zatrudnionego na umowę o pracę

Jeżeli zamawiającego w postępowaniu odwoławczym przed KIO reprezentuje radca prawny zatrudniony w tej jednostce na podstawie umowy o pracę, to aby przysługiwał zwrot kosztów takiego pełnomocnika reprezentującego przed KIO w ramach jego obowiązków z umowy o pracę (poza samym wnioskiem o zwrot kosztów według norm przepisanych) musi on złożyć do akt sprawy rachunek lub co najmniej spis kosztów.

W praktyce wydaje się, że może to być po prostu oświadczenie radcy prawnego z jego podpisem wskazujące na poniesione koszty np. reprezentacja przed KIO w sprawie o sygn. (…), dojazd – bilet kolejowy itp. Zazwyczaj KIO uwzględnia tego rodzaju dowody.

Stosownie do art. 574 ustawy Pzp do kosztów postępowania odwoławczego zalicza się wpis i uzasadnione koszty stron i uczestników postępowania odwoławczego wnoszących sprzeciw. Koszty postępowania muszą być zatem kosztami uzasadnionymi.

Oznacza to, że nie każde koszty, nawet dojazdu na rozprawę czy wynagrodzenie pełnomocników, zostaną uznane za koszty strony lub uczestnika postępowania. Oceny zasadności poniesienia danego kosztu dokonuje każdorazowo KIO w rozstrzygnięciu o kosztach postępowania odwoławczego.

W opisanym przypadku istotne znaczenie mają przepisy rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz.U. poz. 2437).  W § 5 pkt 2 tego rozporządzenia wskazano, że do kosztów postępowania odwoławczego zalicza się uzasadnione koszty stron postępowania odwoławczego, a w okolicznościach, o których mowa odpowiednio w § 7 ust. 2 pkt 2 i 3, ust. 3 i 4, § 8 ust. 2 pkt 2 i 3 oraz § 9 ust. 1 pkt 3 lit. b i pkt 4, koszty uczestnika postępowania odwoławczego, który przystąpił po stronie zamawiającego i wniósł sprzeciw, w wysokości określonej na podstawie rachunków lub spisu kosztów, złożonych do akt sprawy, obejmujące:

a)     koszty związane z dojazdem na wyznaczone posiedzenie lub rozprawę,

b)     wynagrodzenie i wydatki jednego pełnomocnika, jednak nieprzekraczające łącznie kwoty 3600 złotych,

c)     wynagrodzenie biegłych oraz zwrot poniesionych przez nich wydatków, jeżeli dowód z opinii biegłego został dopuszczony przez Izbę na wniosek strony lub uczestnika postępowania odwoławczego,

d)     inne uzasadnione wydatki, w tym koszty przeprowadzenia innych dowodów w postępowaniu odwoławczym niż dowód z opinii biegłego, dopuszczonych przez Izbę na wniosek strony lub uczestnika postępowania odwoławczego.

Paragraf 5 pkt 2 ww. rozporządzenia wskazuje, iż wysokość tych kosztów określa się na podstawie rachunków lub spisu kosztów złożonych do akt sprawy. Tym  samym,  złożenie  wniosku  o  zasądzenie  przez  Izbę  od  strony  przeciwnej  kosztów  zastępstwa  procesowego  jest  skuteczne  wraz  z  oświadczeniem  o  ich  poniesieniu,  czego dowodem jest  składany  rachunek  lub  spis kosztów.

Należy się zatem skłaniać do uznania, że aby koszty wynagrodzenia radcy prawnego, który w ramach swoich obowiązków z umowy o pracę z zamawiającym reprezentuje zamawiającego przed KIO, mogły zostać zasądzone do zwrotu, konieczne będzie złożenie rachunku.

Niemniej jednak nie można zupełnie wykluczyć sytuacji, gdy KIO w przypadku otrzymania nie tylko samego wniosku o zwrot kosztów według norm przepisanych, lecz także spisu kosztów z uwzględnieniem tego na co wskazuję na wstępie, uznałaby je za uzasadnione. Nie są wprawdzie częste przypadki, gdy radcowie prawni zatrudnieni na umowę o pracę u zamawiającego składają wnioski o zwrot kosztów wynagrodzenia pełnomocnika, ale mogą one być może wynikać z faktu że np. u danego pracodawcy nie ma regulacji, które umożliwiałyby po zasądzeniu kosztów na rzecz danego podmiotu (zamawiającego) i ich ściągnięciu od strony przeciwnej (odwołującego), przekazanie następnie radcy prawnemu.