Komunikacja po otwarciu ofert – czy zamawiający może przejść z Platformy e-Zamówienia na e-mail?
Po otwarciu ofert zamawiający staje przed praktycznym dylematem: czy dalsza korespondencja z wykonawcami – w szczególności wezwania do złożenia podmiotowych środków dowodowych, wyjaśnienia treści oferty, omyłek czy rażąco niskiej ceny – może być prowadzona za pośrednictwem poczty elektronicznej, czy też całość postępowania musi być kontynuowana wyłącznie na platformie e-Zamówienia. Kluczowe znaczenie ma w tym zakresie treść ogłoszenia oraz SWZ, które zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych określają dopuszczalne środki komunikacji elektronicznej i wyznaczają ramy, w jakich zamawiający powinien konsekwentnie prowadzić postępowanie.
Jeżeli w ogłoszeniu i SWZ zamawiający wskazał jako środek komunikacji wyłącznie platformę e-Zamówienia, to – co do zasady – całość dalszej korespondencji w postępowaniu (w tym wezwania do złożenia podmiotowych środków dowodowych, wyjaśnienia treści oferty, wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, korespondencja dotycząca omyłek) powinna odbywać się właśnie przez tę platformę.
Korzystanie z poczty e-mail jest dopuszczalne tylko w takim zakresie, w jakim została ona przewidziana w ogłoszeniu/SWZ jako środek komunikacji elektronicznej.
Co mówią przepisy?
Ustawa Pzp przesądza, że wszelka komunikacja w toku postępowania, obejmująca nie tylko składanie ofert, ale także dalszą wymianę informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, z wyjątkami wskazanymi w ustawie.
Do takich „środków komunikacji elektronicznej” zalicza się zarówno platformy zakupowe (np. e-Zamówienia), jak i zwykłą pocztę elektroniczną, o ile spełnia wymagania ustawy i rozporządzeń wykonawczych właściwe dla danych dokumentów.
Oferta nie może być przekazywana poprzez e-mail, z uwagi na m.in. możliwość zapoznania się z jej treścią przez upływem terminu składania ofert, ale dalsza komunikacja w postępowaniu, co do zasady, może odbywać się pocztą e-mailową.
Liczą się zapisy dokumentacji zamówienia
Artykuł 67 ustawy Pzp nakłada na zamawiającego obowiązek wskazania w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie albo w dokumencie zamówienia, środków komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami, wraz z wymaganiami technicznymi i organizacyjnymi.
Oznacza to, że to treść ogłoszenia/SWZ „zamyka katalog” środków komunikacji przyjętych w danym postępowaniu. Jeżeli więc zamawiający wskaże wyłącznie platformę e-Zamówienia jako środek komunikacji, to zasadą jest prowadzenie wszelkiej istotnej korespondencji właśnie przez tę platformę.
Posługiwanie się zwykłym e-mailem – jako środkiem niewskazanym w dokumentach zamówienia – może być postrzegane jako odstępstwo od przyjętych warunków postępowania.
Zamawiający sam wyznacza standardy komunikacji
Ograniczeniem jest zatem to, że zamawiający powinien konsekwentnie stosować środki, które sam wskazał w ogłoszeniu/SWZ. Jeżeli zatem w SWZ z góry przewidziano, że komunikacja z wykonawcami może odbywać się zarówno za pośrednictwem platformy, jak i poczty elektronicznej (np. dla określonych czynności), to także wezwania do złożenia podmiotowych środków dowodowych, wyjaśnienia treści ofert, RNC czy omyłek mogą być przekazywane e-mailem, pod warunkiem należytego udokumentowania tej korespondencji w aktach postępowania.
