Elektroniczne dokumenty na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia – wskazówki dotyczące formy ich składania
W świetle przepisów prawa dopuszczalne jest doręczenie elektronicznego zaświadczenia z urzędu skarbowego w postaci wydruku pisma odzwierciedlającego jego treść (art. 144b § 1 Ordynacji podatkowej). W przypadku elektronicznego zaświadczenia z ZUS może być ono wykorzystywane w formie wydruku przez płatnika składek, który je uzyskał (art. 50 ust. 4a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Możliwości posługiwania się wydrukiem elektronicznego dokumentu nie ma natomiast w przypadku informacji z Krajowego Rejestru Sądowego. Szczegóły poniżej oraz w artykule: „W jakiej formie składać w przetargu informacje z KRK oraz zaświadczenia z US i ZUS?”
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie ustanawia dwie generalne reguły co do formy składania dokumentów:
- Jeżeli dokument został wystawiony jako dokument elektroniczny, to zamawiającemu należy przekazać taki „oryginalny” dokument. Nie ma potrzeby, aby wykonawca (członek konsorcjum, podmiot udostępniający zasoby, podwykonawca) dodatkowo opatrywał go swoim podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, zaufanym bądź osobistym).
- Jeżeli dokument wystawiono w postaci papierowej, to należy przekazać zamawiającemu cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (w przypadku postępowań o wartości równej lub przekraczającej progi unijne) albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (w przypadku postępowań o mniejszej niż progi unijne). Wykonawca (członek konsorcjum, podmiot udostępniający zasoby, podwykonawca, mocodawca w przypadku pełnomocnictw) składając podpis elektroniczny na dokumencie, poświadcza zgodność jego cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.
Forma zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego
Z uwagi na przepisy ustawowe zasady wynikające z przywołanego rozporządzenia ulegają modyfikacji w przypadku zaświadczenia z urzędu skarbowego (US) i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Oba zaświadczenia mogą być wystawione w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym (a od 1 lipca 2021 r. również podpisem zaufanym albo osobistym).
W świetle przepisów prawa dopuszczalne jest jednak doręczenie elektronicznego zaświadczenia z US w postaci wydruku pisma odzwierciedlającego jego treść (art. 144b § 1 ordynacji podatkowej). W przypadku elektronicznego zaświadczenia z ZUS może być ono wykorzystywane w formie wydruku przez płatnika składek, który je uzyskał (art. 50 ust. 4a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Oznacza to, że wykonawca (członek konsorcjum, podmiot udostępniający zasoby, podwykonawca), który ma zaświadczenie z US lub ZUS w postaci papierowej (wydruku dokumentu elektronicznego) będzie musiał sporządzić z tego dokumentu cyfrowe odwzorowanie, a następnie opatrzyć je własnym podpisem elektronicznym.
Forma informacji z Krajowego Rejestru Karnego
Możliwości posługiwania się wydrukiem elektronicznego dokumentu nie ma w przypadku informacji z Krajowego Rejestru Sądowego. Przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym nie zawierają przepisu analogicznego do tego z Ordynacji podatkowej lub ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Na stronie e-Platformy MS KRK (https://ekrk.ms.gov.pl/ep-web) wyjaśniono, że »wydany dokument ma postać pliku XML, który można zapisać na informatycznym nośniku danych (np. pamięć USB, płyta CD, DVD). Wizualizacja zaświadczenia możliwa jest przy wykorzystaniu funkcjonalności e-KRK. Wydruk nie jest dokumentem«”.
W przypadku elektronicznej informacji z KRK wnioskodawca otrzymuje archiwum w formacie zip zawierające: plik .xml z odpowiedzią, plik z kwalifikowanym podpisem elektronicznym odpowiedzi oraz wizualizację odpowiedzi w formacie .pdf. Archiwum to (a przynajmniej plik .xml z odpowiedzią oraz plik z kwalifikowanym podpisem elektronicznym odpowiedzi) należy przekazać zamawiającemu. Błędem jest przekazywanie wyłącznie pliku .pdf z wizualizacją.
