Dyrektywa UE przyspieszy standaryzację e-faktur w Polsce

W poszczególnych krajach UE, po zaimplementowaniu Dyrektywy, administracja państwowa będzie zobowiązana przyjmować od wykonawców zamówień publicznych i koncesjonariuszy faktury w postaci elektronicznej i to w standardzie umożliwiającym automatyzację procesów przetwarzania danych, takich jak np. księgowanie czy ewidencja podatkowa. Dzięki automatyzacji obsługi faktur, administracja i przedsiębiorcy mogą znacząco obniżyć koszty operacyjne.

Polska już rozpoczęła przygotowania do implementacji Nowej Dyrektywy „Działające pod patronatem Ministerstwa Gospodarki oraz Ministerstwa Finansów Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania dokłada starań, by stworzyć w Polsce warunki umożliwiające szybkie i bezkonfliktowe upowszechnienie efektywnego kosztowo fakturowania. Tym bardziej, że jeszcze przed dwoma laty Polska na tle UE była na ostatnim miejscu na liście krajów adaptujących e-fakturę w obiegu gospodarczym” – mówi Sebastian Christow, Radca Ministra w Departamencie Gospodarki Elektronicznej.

Po wejściu w życie nowych przepisów, wszyscy przedsiębiorcy realizujący zamówienia publiczne będą mogli posługiwać się w komunikacji z administracją ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną. Administracja z kolei będzie musiała dostosować swoje systemy informatyczne i wewnętrzne procesy do automatycznej obsługi e-faktur.

Należy zwrócić uwagę na dwie kwestie:

1. rozpowszechniony obecnie w gospodarce PDF, jako format e-faktury, nie spełnia wymogu określonego w Dyrektywie;
2. w UE, w tym także w Polsce, nie ma rozpowszechnionych, a tym bardziej dominujących standardów e-fakturowania, które spełniałyby wymogi Dyrektywy.

Wiadomo, że w UE dopiero około roku 2017 ma zostać wprowadzony ogólnoeuropejski standard faktury elektronicznej, nad którym obecnie pracuje Komisja Europejska wraz z międzynarodowym zespołem ekspertów (w gronie doradczym jest m.in. KWFEF – Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania). Ogłoszona w maju br. Dyrektywa do czasu wprowadzenia standardu ogólnoeuropejskiego (listy obowiązujących europejskie administracje standardów) nie precyzuje wyłącznej specyfikacji standardów elektronicznego fakturowania. To oznacza, że do tego czasu Dyrektywa będzie implementowana w jednostkach administracji w krajach członkowskich z wykorzystaniem specyfikacji e-faktur spełniających warunki brzegowe Dyrektywy, dostępne na rynku lokalnym. Celem działania jest rozpowszechnianie i promocja specyfikacji krajowych faktur elektronicznych stosowanych przez dostawców usług elektronicznego fakturowania oraz producentów oprogramowania, spełniających podstawowe wymagania prawa obowiązującego w Polsce.

Jako pierwsza pozytywną weryfikację KWFEF przeszła firma Sage, która udostępnia standard e-fakturowania w Systemie Symfonia oraz Systemie Zarządzania Forte, a także jest twórcą i operatorem serwisu internetowego do wymiany e-faktur i innych dokumentów elektronicznych między podmiotami gospodarczymi – serwisu miedzyfirmami.pl.

„Standard faktury elektronicznej, który w maju pozytywnie zweryfikowało KWFEF jest dostępny we wszystkich polskich produktach Sage – Start, Symfonia i Forte” – wyjaśnia Marek Rudziński, członek zarządu i dyrektor finansowy Sage. Z oprogramowania Sage korzysta w Polsce blisko 70 tys. podmiotów gospodarczych, głównie z sektora MŚP. Większość z tego grona ma więc w zakresie użytkowanych wersji już dostępny standard e-faktury, pozytywnie zweryfikowany przez jednostkę administracji państwowej.

KWFEF zależy, by lista zweryfikowanych standardów e-fakturowania systematycznie się poszerzała. „Od strony technologicznej nie ma żadnych przeszkód, by przepisy wynikające z nowej Dyrektywy szybko zaimplementować do realiów gospodarczych. Przykład Sage pokazuje, że dostawcy IT są technicznie gotowi do wdrożenia standardów e-faktury. Upowszechnianie elektronicznego fakturowania jest dla nas szansą na generowanie źródeł oszczędności w całej administracji państwowej, dzięki automatyzacji procesów księgowania i rozliczania kosztów. To także istotne wsparcie rozwoju gospodarki ponad granicami krajów UE. Dlatego czekamy na kolejne zgłoszenia dostępnych standardów” – dodaje Sebastian Christow z Ministerstwa Gospodarki.

Rozpowszechniony dziś format e-faktury (zwykły PDF) w myśl Dyrektywy nie może być uznany za standard, ponieważ PDF nie umożliwia systemom informatycznym rozpoznać zawartych w dokumencie danych, takich jak nazwa kontrahenta, przedmiot sprzedaży, kwoty netto, VAT, brutto itd. „Spotykana praktyka nazywania e-fakturą generowanego w PDF obrazu faktury papierowej generuje co prawda oszczędności po stronie instytucji wysyłającej. Po stronie odbiorcy pozostaje jednak kłopot z obsługą takiego dokumentu. Wszystkie dane z PDF trzeba przepisać do systemu finansowo księgowego lub ERP, co wydłuża proces, generuje niepotrzebne koszty i nie pozwala na dalszą automatyzację procesów fakturowania i rozliczeń. W skali krajowej generuje to naprawdę spore straty finansowe” – tłumaczy Marek Rudziński z Sage.

Standard zweryfikowany przez KWFEF to „wzbogacony PDF”, w którym obok obrazu dokumentu zawarte są tzw. metadane rozpoznawalne przez systemy finansowo-księgowe i ERP, zarówno po stronie nadawcy jak i odbiorcy faktury. Taki dokument można przesyłać podobnie jak zwykły PDF, a użytkownik patrząc na fakturę nie widzi żadnej różnicy, między „zwykłym” a „wzbogaconym” PDF. Firma Sage zdecydowała się na takie rozwiązanie właśnie ze względu na popularność formatu PDF oraz łatwość obsługi tego typu dokumentu – wygenerowania, wymiany, księgowania i archiwizacji.

Ważne informacje dodatkowe:

• Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania (KWFEF)

Zaproszenie KWFEF do weryfikacji standardów e-faktury: http://www.mg.gov.pl/node/20808, tryb otwarty zgłoszeń dot. weryfikacji i publikacji specyfikacji e-faktur, gdzie dostępna jest m.in. procedura zgłaszania, weryfikacji oraz publikacji specyfikacji faktur elektronicznych przez KWFEF

Tekst źródłowy Dyrektywy 2014/55/EU przyjętej przez Parlament Europejski i Radę Europy, wraz z dostępnymi tłumaczeniami: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2014.133.01.0001.01.ENG