Czy wykonawca może sam poprawić dokumenty bez wezwania zamawiającego?

Wykonawca został wezwany do złożenia podmiotowych środków dowodowych z art. 126 ustawy Pzp. Bardzo szybko dostarczył komplet dokumentów, a w kolejnym dniu napisał, że jeden dokument należy potraktować jako roboczy i że dośle poprawny. Czy to prawidłowe działanie? Czy wykonawca może samodzielnie poprawić podmiotowy środek dowodowy, w sytuacji gdy nie upłynął jeszcze termin wyznaczony przez zamawiającego na złożenie dokumentów? Czy w takim przypadku wykonawca nie zamyka sobie możliwości poprawienia bądź uzupełnienia dokumentów na podstawie art. 128 ustawy Pzp?

Udzielając odpowiedzi, należy rozróżnić dwa zagadnienia.

1. Pierwsze dotyczy terminu, w którym wykonawca może przedłożyć podmiotowe środki dowodowe.
2. Drugie odnosi się do instrumentów, jakie przysługują zamawiającemu po bezskutecznym lub wadliwym złożeniu tych dokumentów.

W postępowaniach unijnych art. 126 ust. 1 ustawy Pzp stanowi, że zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych. Analogiczne rozwiązanie dla postępowań krajowych wynika z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp.

Z przepisów wynika obowiązek zamawiającego wyznaczenia terminu oraz obowiązek wykonawcy dochowania tego terminu, nie wynika natomiast zakaz przesłania przed jego upływem poprawionej albo zastępczej wersji dokumentu.

Ustawa Pzp reguluje zamówienie publiczne jako proces zmierzający do wyboru wykonawcy, przy zapewnieniu uczciwej konkurencji, równego traktowania, a zarazem uzyskaniu najlepszej jakości i najlepszych efektów zamówienia w stosunku do nakładów.

W takich ramach interpretacyjnych nadmierny formalizm nie powinien prowadzić do ignorowania dokumentu poprawionego i skutecznie złożonego jeszcze w ramach biegnącego terminu, skoro w momencie upływu terminu zamawiający dysponuje materiałem, który ma podlegać ocenie.

Inaczej należałoby sztucznie uznać, że wykonawca jest związany pierwszą, wadliwą wersją dokumentu, mimo że sam jeszcze przed końcem terminu dokonał jej zastąpienia. Taka wykładnia nie jest właściwa. 

Po upływie terminu na złożenie dokumentów zamawiający przystępuje do ich oceny i wtedy może aktualizować się obowiązek zastosowania art. 128 ust. 1 ustawy Pzp. Przywołany przepis nakazuje zamawiającemu wezwanie wykonawcy do złożenia, poprawienia albo uzupełnienia dokumentów, jeżeli nie zostały złożone, są niekompletne albo zawierają błędy, chyba że:

• oferta podlega odrzuceniu albo
• zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

Samodzielne poprawienie dokumentów przez wykonawcę przed upływem terminu nie dezaktywuje instrumentu z art. 128 ustawy Pzp.

Instytucja wezwania do uzupełnienia dokumentów jest ustawowym mechanizmem sanacyjnym służącym doprowadzeniu do prawidłowej oceny zdolności podmiotowej wykonawcy. Jeżeli zatem po upływie terminu zamawiający stwierdzi, że ostatecznie złożony dokument nadal jest wadliwy, niekompletny albo nie potwierdza wymaganej okoliczności to obowiązek z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp pozostaje aktualny.

Kolejnym narzędziem, z jakiego może skorzystać organizator postępowania, jest żądanie wyjaśnień złożonych dokumentów. Artykuł 128 ust. 4 ustawy Pzp pozwala żądać wyjaśnień dotyczących treści złożonych dokumentów lub oświadczeń.

Przepis ten służy wyłącznie wyjaśnieniu treści już istniejących dokumentów, nie zaś tworzeniu treści uprzednio w nich niezawartych. 

W opisanej sytuacji zamawiający powinien więc postąpić w następujący sposób:

1. Po pierwsze, skoro poprawna wersja dokumentu została dosłana jeszcze przed upływem terminu, należy uznać, że wykonawca mieści się w czasie wyznaczonym na złożenie dokumentów.

2. Po drugie, należy ustalić, czy wykonawca jednoznacznie wskazał, że wcześniejszy dokument ma charakter nieostateczny i ma zostać zastąpiony nowszą wersją.

3. Po trzecie, zamawiający bada już ostatecznie złożony dokument.

4. Po czwarte, jeżeli dokument nadal budzi wątpliwości, może żądać wyjaśnień na podstawie art. 128 ust. 4 ustawy Pzp, a gdy dokument okaże się niekompletny, błędny albo niewystarczający, powinien zastosować art. 128 ust. 1 ustawy Pzp.

W opisanej sytuacji wykonawca może samodzielnie skorygować podmiotowy środek dowodowy, aż do upływu terminu wyznaczonego przez zamawiającego na jego złożenie. Ustawa Pzp nie wprowadza zakazu zastąpienia wcześniej przesłanego dokumentu nową, prawidłową wersją, o ile następuje to w terminie wyznaczonym wezwaniem.

Taka czynność wykonawcy nie jest też równoznaczna z automatycznym zamknięciem drogi do późniejszego zastosowania art. 128 ustawy Pzp, pod warunkiem, że po złożeniu dokumentów i ich ocenie okaże się, że dokumenty nadal są niekompletne, zawierają błędy albo nie rozwiewają wątpliwości zamawiającego.

Zachowanie wykonawcy polegające na przesłaniu jednego dnia dokumentu określonego następnie jako „roboczy”, a kolejnego dnia poprawnej wersji przed upływem terminu złożenia dokumentów, należy uznać za dopuszczalne, choć z perspektywy porządku proceduralnego nie jest to praktyka pożądana. Zamawiający powinien w takiej sytuacji badać ostateczny zestaw dokumentów znajdujący się w aktach na koniec wyznaczonego terminu.